La administración de una empresa no es algo fácil de hacer. Es necesario prestar atención a muchos detalles para lograr que ésta se desarrolle adecuadamente para conseguir los objetivos propuestos. 

Desde la elaboración de productos y ventas, hasta contratación de personal, son muchas las tareas que te mantendrán ocupado y no debes perder ninguna de vista. ¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño?

Incluso para el mejor contador para pymes, llevar al día los libros de ventas puede convertirse en un dolor de cabeza. Sin embargo, hacerlo correctamente es de suma importancia.

Si los aspectos contables no están bien controlados, tu Pyme tendrá menores posibilidades de crecimiento. Por esto, ten en cuenta estos consejos para mejorar la contabilidad de una pyme. 

Las finanzas: una prioridad desde el comienzo

Usualmente, la contabilidad de un negocio pequeño no es una de las actividades más emocionantes, pero es fundamental que sea una prioridad desde el inicio.

Mantener los libros contables actualizados

Es un punto realmente necesario para alcanzar el éxito y mantener equilibradas las finanzas de una Pyme. Se debe tener en cuenta que, si se dejan sin actualizar, luego sólo será más difícil controlar el orden contable a medida que pasa el tiempo.

Fijar prioridades

En empresas pequeña y medianas, se deben realizar un amplio abanico de actividades. Es importante detectar cuáles son las tareas de mayor importancia para un negocio y las que se podrían llegar a posponer.

Ser eficiente

Evalúa dónde se aprovecharán mejor las habilidades del equipo de trabajo, es importante utilizar el tiempo de manera eficiente y efectiva. Mientras más organizado y enfocado se pueda estar, mejores serán los resultados de un negocio.

Invertir en software

Existe una gran variedad de software contables que permiten mantener saludables las finanzas de una Pyme. Identifica cuáles son las herramientas que necesitas dependiendo del rubro de un negocio, y compara las diferentes opciones, teniendo en cuenta el tamaño de una compañía, localización y expectativas de crecimiento.

Seleccionar el software adecuado

La gran variedad de software de contabilidad existentes en el mercado hace necesario averiguar las funcionalidades de cada uno y analizar cuál será el más adecuado para determinada empresa. A modo de ejemplo, un software demasiado complicado no será para nada útil si no se sabe cómo aprovechar todas sus funciones para una contabilidad para Pymes.

Contadores: especialistas necesarios

Si no estás realmente interiorizado en los aspectos contables, lo mejor es contar con la ayuda de profesionales en el tema. En cuanto tu negocio lo necesite, será bueno tener a una empresa enfocada en las finanzas que pueda hacerse cargo de todos los aspectos a manejar.

Aunque muchas herramientas están creadas para un uso intuitivo, es ideal que conozcas la terminología para comprender todo lo referente a temas contables.

Después de todo, los software de contabilidad para pequeños negocios se orientan a facilitar tareas, no a reemplazar al contador, por lo que el manejos de éstas debe estar a cargo de una persona capacitada en la materia.

Mantén las cosas separadas

Un escenario a evitar -más común de lo que crees- es que las finanzas de la compañía se mezclen con las personales. Evita entrar en este circuito. Los presupuestos de una Pyme deben estar bien especificados y ordenados.

Control de gastos

Debes saber todo el dinero que ingresa y sale de tu empresa. Para hacerlo, necesitarás una cuenta en el banco que utilices únicamente para el negocio. Esto ayudará a conocer las ganancias y facilitará el momento de pagar impuestos por la actividad que se esté desarrollando.

Dedicar tiempo

Un poco de tiempo diario puede bastar para revisar las finanzas. Esto permitirá que ocurran menos errores y será más sencillo tomar medidas a tiempo en caso de que sea necesario.

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Proyectar inversiones

Es importante que planifiques las inversiones futuras, como incorporar máquinas o software nuevo. De esa forma podrás organizar mejor tu presupuesto.

Balances actualizados

Para lograr una apropiada contabilidad de un negocio pequeño, es recomendable contar con balances actualizados que permitan evaluar el estado del negocio.

Flujos de caja

Es importante evaluar los flujos de caja presentes y futuros en una empresa, lo anterior es fundamental para el control de gastos, y mantener el funcionamiento de una Pyme.

Mecanismos de pago

Para algunos rubros, y particularmente para las Pymes que ofrecen servicios mensuales, será necesario controlar regularmente que los clientes realicen sus pagos en tiempo y forma, y para lo anterior se deberán contar con las herramientas apropiadas.

Prepararse para los impuestos

No esperes hasta el último minuto para poner en orden tus impuestos. Si mantienes la contabilidad de tu empresa organizada durante el año, será sencillo saber cuáles son los impuestos que necesitas pagar y tener preparados los documentos que puedan ser solicitados.

Planificar a escala

Tener una idea de en qué lugar se encontrará el negocio en los próximos años puede ser clave para desarrollar tu estrategia contable.

Calcular los tiempos de cada proceso

De esta manera será posible planificar de manera más precisa el tiempo que toma cada tarea de contabilidad de un negocio pequeño.

Automatizar boletas y facturas

Un proceso que antes era complejo y largo, ahora puede ser resuelto muy fácilmente con plataformas que optimizan tareas como el envío de boletas y/o facturas.

Orden de la documentación

Si bien, son cada vez más comunes los procesos contables de forma digital, igualmente hay documentación a papel que debe mantenerse en orden y organizada ante cualquier fiscalización que pueda realizar la autoridad pertinente.

Ante la duda, externaliza

No todos pueden ser expertos en todas las áreas. Por ello, en los temas contables que te generen interrogantes, busca el apoyo de empresas expertas. De esta forma, te ahorrarás más de un posible dolor de cabeza.

La contabilidad para pequeños negocios una de sus bases como empresa. Siempre que las finanzas estén bien manejadas, se podrá crecer y alcanzar un lugar más relevante en el mercado.

Si llevas un control detallado de ingresos y egresos de dinero, contarás con información muy valiosa al momento de tomar decisiones y marcar el rumbo de tu Pyme.

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