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Importancia de las notificaciones en un software de Factura Electrónica

Publicado por Ana Zúñiga | 11 de octubre del 2018
Importancia de las notificaciones en un software de Factura Electrónica

La factura electrónica obligatoria ha traído consigo varios beneficios para los contribuyentes, como la gestión online del proceso, la eliminación de los costos de impresión y del riesgo de pérdida de documentos físicos, consulta en línea de la validez de los DTE (Documentos Tributarios Electrónicos), entre otros. Sin embargo, aún quedan aspectos mejorables para que el proceso de facturación funcione a la perfección.

A continuación te contamos todo lo que necesitas saber sobre el proceso de facturación electrónica que se realiza mediante la aprobación del Servicio de Impuestos Internos (SII), las eventuales fallas, los pasos a seguir en caso de que la factura sea rechazada y  algunos tips para mantenerte al día con el estatus de tu facturación.

Importancia de los plazos

Tras su entrada en vigencia en el 2003, la factura electrónica ha experimentado varios cambios, como el caso de la circular 04 del 11 de enero de 2017 y su complemento en la circular 35 del 23 de junio de 2017, que modifican lo establecido en el art. 3 de la Ley 19.983, fijando el plazo de aceptación o rechazo del cliente sobre la factura recibida en 8 días, tras lo cual, si no se obtiene respuesta, se entenderá como aceptada irrevocablemente.

Estas disposiciones tienen también por objeto garantizar el correcto uso del crédito fiscal por IVA, ya que solo podrá aplicarse sobre facturas aceptadas.

Al respecto, es necesario hacer algunas consideraciones sobre puntos que pueden complicar el proceso de facturación:

Para comenzar, ya no es obligatorio notificar con “Acuse de Recibo de Mercaderías o Servicio” o “Rechazo Comercial” al proveedor, sino que se le considerará enterado mientras el cliente marque la factura como “Aceptada” o “Reclamada” en el portal del SII. Sin embargo, la web del SII no siempre notifica estas acciones; por lo que muchas veces se pasan por alto ciertas revisiones o simplemente se pierde muchísimo tiempo revisando de manera diaria los estatus de cada factura enviada.

 

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¿Qué hacer si una factura electrónica es rechazada?

Es necesario tener en cuenta que una vez que una factura ha sido marcada como “Reclamada” ya no podrá darse "Acuse de recibo" sobre la misma (y viceversa). Al recibir la factura, el comprador puede, entre otras cosas, reclamar por falta parcial o total de mercaderías entregadas o servicios prestados. 

En ese sentido, los rechazos de factura electrónica se relacionan con reclamos al contenido del documento, para lo cual debes tener presente los siguientes motivos:

  1. Error en los montos o cantidades de dinero, de servicios o de mercaderías, tras lo cual debes seleccionar la opción “Generar nota de crédito para corregir montos”.
  2. Error en el giro o dirección del receptor (cliente), a lo que debes responder seleccionando la opción “Generar nota de crédito para corregir texto”.

 

¿Cómo enterarme a tiempo de lo que sucede con mis facturas? 

Para evitar retrasos en lo referente a emisión y recepción de facturas electrónicas, puedes revisar la página del SII todos los días o mantenerte en contacto con cada cliente -durante todo el proceso-  para informarse sobre las acciones que realicen. Sin embargo, es necesario tener en cuenta que solo lo que pasa en el portal del SII es lo que se considera válido legalmente, así que de todas maneras deberás estar pendiente del portal.

Estas alternativas pueden resultar bastante engorrosas. Por ello, la mejor alternativa es utilizar un software contable que permita acceder a la información de manera ordenada y oportuna.

Lo ideal es que la plataforma cuente con un sistema de notificaciones a prueba de errores, de manera que cuando el SII no notifique por alguna falla del sistema, el software pueda obtener toda la información sobre el proceso y alertarte al instante. Y ¿cómo sucede esto? Básicamente porque el sistema tendrá que estar enlazado, con tu usuario, a la plataforma del SII.

Como ves, los software contables y de facturación son recomendados como la forma más eficiente de gestionar las facturas electrónicas, incluso cuando éstas hayan sido rechazadas.

La tecnología ha generado beneficios considerables en el área contable, y Nubox se alza como una solución efectiva y al alcance de cualquier empresa para agilizar aquellos aspectos que se relacionan con el proceso de facturación.

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