Muchas veces existen dudas para la anulación de documentos electrónicos tributarios, y más aún cuando se trabaja con software asociados.
Actualmente, las respuestas en el paso a paso de anular dichos documentos las tendrás dependiendo de cada software asociado en tu empresa. Sin embargo, es importante que tengas presente varios antecedentes relacionados a la anulación de la guía de despacho.
Como la guía de despacho se asocia a las ventas, es importante tener en cuenta que las ventas de bienes y servicios se encuentran normadas en el Decreto de Ley N°825 de 1974.
También es muy importante que tengas presente las diferentes situaciones que se pueden presentar, como también conocer un poco más de las guías de despacho y su funcionamiento normativo.
Si aún no sabes cómo realizar este trámite, te invito a que continúes leyendo. Acá te contamos en detalle todo lo que necesitas saber sobre cómo anular la guía de despacho electrónica.
¡Vamos allá!
La guía de despacho es un documento tributario que permite asegurar la entrega de mercancías o productos. De esta manera, le da seguridad al desplazamiento, es decir, demostrar que la mercadería no es robada en caso de una fiscalización por parte de las autoridades, como también asegurar las entregas al receptor, para posteriormente generar el proceso de facturación.
Finalmente, ya firmada la guía de despacho indicando la recepción conforme por parte del comprador, se procede a la facturación en la fecha indicada por la misma guía. Hoy en día, estos procesos se hacen de forma electrónica por medio de un Software de facturación Electrónica que generan los documentos tributarios electrónicos.
Cabe señalar que, pese a la recepción en el caso de no generar la factura correspondiente, esta se puede postergar hasta el décimo día del mes siguiente, es decir, que quede dentro del período tributario mensual. Donde, de igual manera, se puede generar el pago. Se deben contemplar los pagos previo acuerdo entre comprador y vendedor y éste también se podrá ingresar en la guía de despacho.
Las Guías de Despacho son de carácter obligatorio cuando las partes han acordado postergar la generación de facturación y sobre todo cuando se trasladan bienes, aunque estos bienes no sean destinados para la venta, así como lo establece el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Con relación a esta postergación, te puede interesar revisar la Ley de Pago a 30 Días.
Ahora bien, ¿Qué pasa en aquellos casos en que generamos el documento tributario y se debe anular por algún error? La respuesta que nos proporciona el Servicio de Impuestos Internos es que existirán diferentes alternativas, que dependen del tipo de documento tributario.
Al momento de anular un documento tributario electrónico, se debe tener presente el sistema de facturación con el que cuenta la empresa, ya que, si el contribuyente emite un documento tributario electrónico y se percata del error al momento del envío y aceptación por parte del SII, su error será imposible de corregir en el mismo documento, por lo que deberá informar a la unidad del SII respectivo e indicar Número de folio, y al mismo tiempo, no podrá enviar el documento al receptor.
Cabe señalar que, si el documento tributario electrónico ha sido aceptado por el SII y se detecta posteriormente para su anulación, deberás proceder de la siguiente manera:
Para anular una Factura de Compra Electrónica o Factura Electrónica de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA, se debe considerar emitir una Nota de Crédito Electrónica, la cual deberá contener un campo que indique que se trata de una anulación. Esta debe ser creada en el mismo período tributario y no más allá del período tributario siguiente.
Para anular este documento se deberá emitir una Nota de Débito Electrónica, la cual debe ser del mismo período tributario y no más allá del período tributario siguiente.
Para su anulación se deberá emitir una Nota de Crédito Electrónica, la cual debe ser creada en el mismo período tributario y no más allá del período tributario siguiente.
Para los casos de la letras b y c, los documentos que se emiten para generar su anulación correspondiente, deberán contener un campo que indique el motivo de la anulación. También se deben registrar en el "Archivo Electrónico de Ventas" o en el "Archivo Electrónico de Compras", según corresponda.
En este caso, la anulación no se deberá informar al SII. Sin embargo, debe quedar el registro en el Libro de Guías de Despacho Electrónicas que se encuentra alojado en su Sistema de Facturación.
En el caso que la guía condujo a una facturación electrónica, se deberá regir la anulación de la factura según se indica en la letra a). Para estos efectos, puedes encontrar mayor información en la Resolución N° 45 de 2003.
La anulación no cuenta con un plazo establecido como documento, ya que se pueden evidenciar dos situaciones:
Muchas veces se pueden cometer errores en los sistemas contables, por lo que sí se confeccionó una guía de despacho con errores, acá te dejamos algunas indicaciones de cómo puedes subsanar el documento.
En el caso excepcional que se emita una guía de despacho en formato papel con errores, esta debe ser anulada y conservar todos los ejemplares. Luego, es necesario emitirla en forma correcta.
Considerando que los procesos están normados para que sean 100% electrónicos, las Guías de Despacho Electrónicas no pueden ser modificadas en el caso que se encuentren firmadas digitalmente, por lo que, al momento de registrarse en el Libro de Guías Electrónico, es necesario dejar constancia de dicho error.
Si te encuentras en este caso en particular, será responsabilidad del emisor facturar la guía de despacho por el monto total que indica la Guía , y luego generar la Nota de Crédito para anular la facturación.
En caso que hayan devoluciones de productos, la nota de crédito deberá contener sólo el monto por la diferencia de los productos no recibidos por el comprador, según lo dispuesto en el artículo 57 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. Para conocer más sobre los documentos tributarios y su anulación, puedes revisar la Circular N° 103, de 1979, y la Circular N° 62, de 1980.
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