Suscribirme

Aprende sobre Equipos de Ventas ¡Descargar aquí!

¿Cómo hacer una nota de débito?
Cómo hacer crecer tu negocio | 7 min de lectura

¿Cómo hacer una nota de débito?

Martina Jaramillo

Escrito por Martina Jaramillo

Head of Sales en Nubox Chile I Ayudo a las Pymes en su proceso de digitalización y crecimiento I Ingeniera Comercial

Author's LinkedIn
Plantillas Excel Gratuitas Flujo de caja, cobranza, presupuestos

Plantillas Excel Gratuitas

Flujo de caja, cobranza, presupuestos

Índice de contenidos

Administrar y llevar la contabilidad de una organización no es tarea fácil, especialmente cuando esta es de carácter comercial, que emite facturas diariamente y que se encuentra en constante crecimiento. En toda empresa, por pequeña o grande que sea, existen procedimientos básicos que se deben manejar, como es el caso de las notas de débito. Te explicamos cómo hacer una.

¿Qué es una nota de débito?

De acuerdo al Servicio de Impuestos Internos (SII), una nota de débito es un documento tributario electrónico que vendedores y/o prestadores de servicios afectos al IVA deben emitir cuando hay cambios en el monto de la factura original que incrementan el monto final (incluyendo el IVA).

Si se cometió un error al ingresar el monto del producto y el IVA en la factura electrónica, normalmente se genera una nota de débito. Sin embargo, tiene más usos, dependiendo del caso:

  • Cuando se deben agregar intereses por operaciones a largo plazo.

  • Cuando se deben agregar gastos de cobranza de una factura.

  • Para anular una nota de crédito emitida (entendiendo que la emisión de una nota de crédito corresponde a la reducción del monto final de una factura, caso contrario a la nota de débito).

  • Por cualquier otro motivo que aumente el precio del bien o servicio facturado (incluyendo el IVA del mismo).

Características de la nota de débito

La nota de débito —o la factura de abono como también se le conoce— permite que si se producen errores en la emisión de la factura durante la transacción comercial de vender un producto, el dinero pueda recuperarse por parte del vendedor si la cifra final de venta señala un monto inferior al establecido.

Al ser emitida, la copia original se le entrega al comprador para informarle sobre el aumento de su deuda con la empresa y el negocio recibe un duplicado: para que esta transacción o corrección sea legal, debe cumplir con una serie de requisitos, por ejemplo, la clarificación de la deuda y el número de la factura anterior u original que corresponde a la nota de débito.

Casos en los que es útil la nota de débito

Normalmente, la nota de débito es un instrumento muy útil para los comercios en aquellos casos ya mencionados al inicio de este artículo.

De manera adicional, existen otros sectores o escenarios en los cuales puede estar presente:

Bancos

Cuando a un cliente se le carga una comisión o sello durante el proceso de un cheque que depositó o que fue girado durante un trámite de uno anterior, se emite una nota de débito para demostrar que esto ocurrió y así demostrar la falta de dinero en una transacción.

Comercios

Para documentar el hecho de una facturación hecha con errores y, también, cuando se pagan envíos de mercancías, cuando se cumplen los plazos para el débito de intereses en tarjetas de crédito y cuando se generan comisiones y sellos durante la elaboración de documentos, entre otros.

¿Cuáles son las partes de una nota de débito?

Las notas de débito deben tener cierta información que les brinde un carácter de legalidad y validez para que, de esta manera, funcionen como evidencia de un cobro hecho o por hacer.

Por ello, factores como la información del emisor, costos y datos de la autorización son infaltables. Entre estos están:

  • Razón social: en ella se describe el nombre de la empresa y sus características mercantiles, lo cual sirve como identificación ante las instituciones gubernamentales que regulan la emisión de facturas y, por supuesto, la recaudación tributaria.
  • Nombre comercial: por otra parte, el nombre del negocio que es exhibido al público en general es importante para poder ser ubicado fácilmente por el comprador.
  • Dirección matriz: en ella debe estar descrita la dirección del establecimiento emisor con el objetivo de especificar claramente cuál local comercial es el responsable de tal nota de débito, algo muy útil para determinar el comercio cuando es parte de una cadena o franquicia.
  • RUT: el número de Rol Único Tributario es el número de identificación especial que tiene un negocio, el cual le da validez jurídica, comercial y mercantil para operar en el territorio nacional.
  • Localidad: datos específicos de la comuna, ciudad o localidad donde se encuentra el comercio.
  • Datos del producto: información del producto, como código, nombre, descripción, cantidad, medida, precio, impuestos adicionales, porcentaje de descuento y el subtotal son los datos imprescindibles para la nota de débito.
  • Motivo de la nota de débito: aquí van datos como la referencia, tipo de documento del comprador, índice, referencia de folio, fecha y razón de la referencia.

Otros aspectos inherentes que hay que tener en cuenta para emitir una nota de débito es que no se cuenta con un plazo determinado para generarla, es decir, puede ser emitida al instante de visualizado el error o meses después.

Del mismo modo, el IVA en la nota de débito debe ser declarado por la organización que la emite en el mismo periodo tributario asociado a la fecha de su generación: en otras palabras, sin importar que la nota de débito haya sido generada meses luego de la factura original, esta debe ser declarada ante el SII en el mismo periodo que es emitida.

Por otra parte, el receptor de la nota de débito tiene hasta un máximo de 3 periodos tributarios para declararla ante el SII luego de su fecha de generación, lo que significa que el comprador —ya sea persona natural o persona jurídica— tiene mayor flexibilidad a la hora de presentarla ante la institución recaudadora de impuestos.

Nueva llamada a la acción

Consideraciones finales de la forma de la nota de débito

Es importante aclarar que durante la emisión de la nota de débito hay que considerar lo siguiente:

  • Debe generarse única y exclusivamente por la referencia en la factura o nota de crédito.
  • El receptor debe ser el mismo y tener número de identificación exactamente igual al que está indicado en el documento de referencia, lo que significa que el RUT del receptor de la nota de débito debe ser el mismo de la factura original.
  • Se puede emitir la nota de débito para anular el documento de referencia, corregir el texto en el documento de referencia o rectificar el monto del documento de referencia.

¿Cómo hacer una nota de débito?

Según la guía del Servicio de Impuestos Internos (SII), para hacer una nota de débito se deben llevar a cabo los siguientes pasos:

  1. En el navegador, entra al sitio web del SII y accede al menú Portal Mi Pyme. En la sección “Sistema de factura electrónica Mi Pyme” ingresa a la opción “Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE)”.
  2. Haz clic en “Nota de débito”.
  3. Escoge la factura electrónica, afecta o exenta electrónica que debes corregir.
  4. Luego, debes generar la nota de débito electrónica para corregir los montos de la factura.
  5. Con la nota de débito electrónica generada, y corrige el monto de la factura.
  6. Asegúrate de que se han realizado las correcciones necesarias, firma la nota de débito generada y envíala al SII.
  7. Finalmente, la nota de débito que modificará el Documento Tributario Electrónico (DTE) ha sido creada, firmada y enviada al SII.

¿Cómo anular una nota de crédito con una nota de débito?

En muchos casos, la utilización de la nota de débito tiene como objetivo principal anular la emisión y los efectos de una nota de crédito, lo cual en nuestro país tiene una validez de 10 días del mes siguiente, es decir, si se emite una nota de crédito, solo podrá ser generada la nota de débito para anular la anterior hasta el día 10 del mes siguiente.

Por ejemplo, si el día de ayer te diste cuenta de que emitiste una nota de crédito para el SPA Santiago, pero realmente estaba destinada para Textiles Las Condes, debes emitir una nota de débito en la cual el receptor sea Textiles Las Condes haciendo referencia a la nota de crédito que se generó el día anterior.

 

 

¿Hay alguna forma más sencilla de generar una nota de débito?

Existen herramientas que están diseñadas para automatizar y optimizar las tareas de este tipo, especialmente la generación de algún DTE. Con un software de Factura Electrónica, puedes ahorrar tiempo del proceso, ya que realizarás en tres pasos las correcciones necesarias y la generación de la nota de débito. Solo creas una nueva venta, haces clic en "generar nota de débito" e introduces los datos de facturación.

Cabe recordar que desde el 1 de febrero de 2018 todos los empresarios pueden emitir sus facturas, guías de despacho, boletas, notas de débito, notas de crédito y otros documentos tributarios en formato electrónico por medio de otras herramientas aparte de las que proporciona el SII.

Además, a partir del primer trimestre de 2021, el Gobierno exige a los empresarios la emisión de las boletas electrónicamente para elevar la recaudación fiscal y evitar la evasión de impuestos.

Si bien es cierto que el SII dispone un sistema gratuito que puede ser de gran ayuda para muchos empresarios y microempresarios en la gestión y generación de DTE, también es posible realizar la facturación y recaudación a través de un sistema externo de pago que integra boletas y facturas electrónicas para aquellos que buscan ir un paso más allá y hacer más eficientes sus operaciones.

Además, este tipo de soluciones permite almacenar la base de datos de los clientes, realizar informes, entregar información de los documentos impagos y hasta tener la capacidad de generar facturas electrónicas obligatorias por ley.

Ventajas de contar con un sistema de facturación electrónica

Sin lugar a dudas, muchos empresarios se debatirán entre la opción de apoyarse de las plataformas gratuitas o, en su lugar, adoptar un sistema de gestión y emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) pagado.

Ahora bien, la mejor alternativa para aquellos que buscan administrar altos volúmenes de mercancías y de ventas, la última opción es la ideal y, a continuación, te explicamos sus beneficios:

Optimización de carga administrativa

Gracias a la integración de estas herramientas con los sistemas del SII, se puede realizar desde una misma plataforma la gestión administrativa de facturas y la entrega de información tributaria y financiera ante las instituciones recaudadoras de impuestos.

Facturación del 100% de las ventas

Uno de los grandes problemas de los empresarios es el registro tributario de todas y cada una de las ventas que se generan en su negocio: con ayuda de estas herramientas no quedará ninguna por fuera, sobre todo con la posibilidad de corregir a tiempo las facturas y notas de crédito emitidas por error gracias a la creación sencilla de notas de débito.

Acceso a financiamiento

Por otro lado, las inconsistencias y la falta de documentación de las transacciones de entrada y salida limitan el acceso a fuentes de financiación por parte de los negocios.

Por ello, gracias a este tipo de plataformas tu organización tendrá todas las opciones disponibles a la hora de buscar ensanchar su capital por medio de instituciones financieras.

Mejor experiencia de compra

La emisión de comprobantes, anulación de facturas erróneas y generación de notas de débito favorecen en gran medida la digitalización del cobro y, al mismo tiempo, agilizan y evitan los errores, lo que es un gran agregado de valor para beneficiar al comprador y su experiencia de compra. Además, permiten capturar datos para hacer más eficiente este aspecto.

Gestión optimizada de comprobantes

Los comprobantes emitidos por la herramienta de facturación electrónica se almacenan en una base de datos centralizada, lo que permite a las empresas ordenar y controlar de forma óptima la gestión contable.

Supervisión a distancia

Por otra parte, digitalizar los procesos de cobro y facturación le da la posibilidad a los empresarios de generar y administrar cada documento —incluidas las notas de débito— para seguir de cerca cada movimiento sin importar el lugar donde se encuentren por medio de cualquier dispositivo.

Transparencia

La facturación electrónica permite reducir la evasión fiscal y, simultáneamente, clarificar cada transacción dentro de una organización, un aspecto muy útil durante la anulación de notas de crédito y facturas con errores, por lo cual las empresas pueden proyectar transparencia ante el mercado y las autoridades correspondientes.

Además, estas herramientas cuentan con:

  • Base de datos de todos los clientes.
  • Detalles de documentos impagos.
  • Envío de notificaciones personalizadas para una correcta gestión oportuna.
  • Optimización de la emisión y la recaudación de facturas y boletas electrónicas.
  • Apoyo en la gestión de grandes volúmenes de documentos contables.

Este tipo de sistemas ofrece soluciones especiales para emitir y corregir documentos tributarios, gracias a los cuales la generación de facturas y boletas electrónicas se convierte en un proceso simplificado, además de reducir los tiempos invertidos en la gestión y realizar las cargas masivas de estos documentos ante las instituciones nacionales.

Por otra parte, se tiene una visibilidad amplia de los gastos de una empresa, recaudaciones en tiempo real y el acceso a los datos desde cualquier dispositivo.

Sumado a lo anterior, esta plataforma sirve como un ayudante ideal para las empresas de cualquier tamaño a la hora de gestionar sus actividades tributarias.

¡Eso es todo! Ahora sabes todos los detalles sobre la nota de débito.

Si estás empezando tu emprendimiento o buscas transformarlo digitalmente, te invitamos a descargar nuestro ebook para aprender a emitir una factura electrónica. ¡No te lo pierdas!

 

Nueva llamada a la acción

¿Necesitas ayuda con una información?

    Automatiza tu empresa

    “Emite Facturas, Boletas y más”

    Haz más eficiente los procesos comerciales de tu empresa

    Automatiza tu empresa

    +15.000 dueños de negocio reciben nuestro Newsletter

    Únete a más de 15.000 dueños de negocio que cada semana consumen información clave para hacer más eficiente la gestión de su empresa e impulsar su crecimiento. 👩‍💻💡

    Visita nuestros otros blogs