¿Cómo hacer una nota de débito en Chile?

Administrar y llevar la contabilidad de una organización no es tarea fácil, especialmente cuando esta es de carácter comercial, que emite facturas diariamente y que se encuentra en constante crecimiento. En toda empresa, por pequeña o grande que sea, existen procedimientos básicos que se deben manejar, como es el caso de una nota de débito. Te explicamos cómo hacer una.

¿Qué es una nota de débito en Chile?

De acuerdo al Servicio de Impuestos Internos (SII), una nota de débito es un documento tributario electrónico que vendedores y/o prestadores de servicios afectos al IVA deben emitir cuando hay cambios en el monto de la factura original que incrementan el monto final (incluyendo el IVA).

Si se cometió un error al ingresar el monto del producto y el IVA en la factura electrónica, normalmente se genera una nota de débito. Sin embargo, tiene más usos, dependiendo del caso:

• Cuando se deben agregar intereses por operaciones a largo plazo.

• Cuando se deben agregar gastos de cobranza de una factura.

• Para anular una nota de crédito emitida (entendiendo que la emisión de una nota de crédito corresponde a la reducción del monto final de una factura, caso contrario a la nota de débito).

• Por cualquier otro motivo que aumente el precio del bien o servicio facturado (incluyendo el IVA del mismo).

Características de la nota de débito

La nota de débito —o la factura de abono como también se le conoce— permite que si se producen errores en la emisión de la factura durante la transacción comercial de vender un producto, el dinero pueda recuperarse por parte del vendedor si la cifra final de venta señala un monto inferior al establecido.

Al ser emitida, la copia original se le entrega al comprador para informarle sobre el aumento de su deuda con la empresa y el negocio recibe un duplicado: para que esta transacción o corrección sea legal, debe cumplir con una serie de requisitos, por ejemplo, la clarificación de la deuda y el número de la factura anterior u original que corresponde a la nota de débito.

Casos en los que es útil la nota de débito

Normalmente, la nota de débito es un instrumento muy útil para los comercios en aquellos casos ya mencionados al inicio de este artículo.

De manera adicional, existen otros sectores o escenarios en los cuales puede estar presente:

Bancos

Cuando a un cliente se le carga una comisión o sello durante el proceso de un cheque que depositó o que fue girado durante un trámite de uno anterior, se emite una nota de débito para demostrar que esto ocurrió y así demostrar la falta de dinero en una transacción.

Comercios

Para documentar el hecho de una facturación hecha con errores y, también, cuando se pagan envíos de mercancías, cuando se cumplen los plazos para el débito de intereses en tarjetas de crédito y cuando se generan comisiones y sellos durante la elaboración de documentos, entre otros.

¿Cuáles son las partes de una nota de débito?

Las notas de débito deben tener cierta información que les brinde un carácter de legalidad y validez para que, de esta manera, funcionen como evidencia de un cobro hecho o por hacer.

Por ello, factores como la información del emisor, costos y datos de la autorización son infaltables. Entre estos están:

Razón social

En ella se describe el nombre de la empresa y sus características mercantiles, lo cual sirve como identificación ante las instituciones gubernamentales que regulan la emisión de facturas y, por supuesto, la recaudación tributaria.

Nombre comercial

Por otra parte, el nombre del negocio que es exhibido al público en general es importante para poder ser ubicado fácilmente por el comprador.

Dirección matriz

En ella debe estar descrita la dirección del establecimiento emisor con el objetivo de especificar claramente cuál local comercial es el responsable de tal nota de débito, algo muy útil para determinar el comercio cuando es parte de una cadena o franquicia.

RUT

El número de Rol Único Tributario es el número de identificación especial que tiene un negocio, el cual le da validez jurídica, comercial y mercantil para operar en el territorio nacional.

Localidad

Datos específicos de la comuna, ciudad o localidad donde se encuentra el comercio.

Datos del producto

Información del producto, como código, nombre, descripción, cantidad, medida, precio, impuestos adicionales, porcentaje de descuento y el subtotal son los datos imprescindibles para la nota de débito.

Motivo de la nota de débito

Aquí van datos como la referencia, tipo de documento del comprador, índice, referencia de folio, fecha y razón de la referencia.

Otros aspectos inherentes que hay que tener en cuenta para emitir una nota de débito es que no se cuenta con un plazo determinado para generarla, es decir, puede ser emitida al instante de visualizado el error o meses después.

Del mismo modo, el IVA en la nota de débito debe ser declarado por la organización que la emite en el mismo periodo tributario asociado a la fecha de su generación: en otras palabras, sin importar que la nota de débito haya sido generada meses luego de la factura original, esta debe ser declarada ante el SII en el mismo periodo que es emitida.

Por otra parte, el receptor de la nota de débito tiene hasta un máximo de 3 periodos tributarios para declararla ante el SII luego de su fecha de generación, lo que significa que el comprador —ya sea persona natural o persona jurídica— tiene mayor flexibilidad a la hora de presentarla ante la institución recaudadora de impuestos.

Consideraciones finales de la forma de la nota de débito

Es importante aclarar que durante la emisión de la nota de débito hay que considerar lo siguiente:

• Debe generarse única y exclusivamente por la referencia en la factura o nota de crédito.
• El receptor debe ser el mismo y tener número de identificación exactamente igual al que está indicado en el documento de referencia, lo que significa que el RUT del receptor de la nota de débito debe ser el mismo de la factura original.
• Se puede emitir la nota de débito para anular el documento de referencia, corregir el texto en el documento de referencia o rectificar el monto del documento de referencia.

¿Cómo hacer una nota de débito?

Según la guía del Servicio de Impuestos Internos (SII), para hacer una nota de débito se deben llevar a cabo los siguientes pasos:

1. En el navegador, entra al sitio web del SII y accede al menú Portal Mi Pyme. En la sección “Sistema de factura electrónica Mi Pyme” ingresa a la opción “Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE)”.
2. Haz clic en “Nota de débito”.
3. Escoge la factura electrónica, afecta o exenta electrónica que debes corregir.
4. Luego, debes generar la nota de débito electrónica para corregir los montos de la factura.
5. Con la nota de débito electrónica generada, y corrige el monto de la factura.
6. Asegúrate de que se han realizado las correcciones necesarias, firma la nota de débito generada y envíala al SII.
7. Finalmente, la nota de débito que modificará el Documento Tributario Electrónico (DTE) ha sido creada, firmada y enviada al SII.

¿Cómo anular una nota de crédito con una nota de débito?

En muchos casos, la utilización de la nota de débito tiene como objetivo principal anular la emisión y los efectos de una nota de crédito, lo cual en nuestro país tiene una validez de 10 días del mes siguiente, es decir, si se emite una nota de crédito, solo podrá ser generada la nota de débito para anular la anterior hasta el día 10 del mes siguiente.

Por ejemplo, si el día de ayer te diste cuenta de que emitiste una nota de crédito para el SPA Santiago, pero realmente estaba destinada para Textiles Las Condes, debes emitir una nota de débito en la cual el receptor sea Textiles Las Condes haciendo referencia a la nota de crédito que se generó el día anterior.