La contabilidad desde el área de RRHH de las empresas puede variar de acuerdo al tamaño y el rubro comercial que se lleve a cabo, por lo cual es indispensable analizar las capacidades laborales de la empresa para que el encargado de Recursos Humanos cumpla con las obligaciones, tanto contables como previsionales, que se tienen con cada uno de los trabajadores.
Cuando hablamos de dejar de trabajar el libro de remuneraciones en Excel, es simplemente porque las empresas van aumentando su tamaño y con ello la cantidad de trabajadores que tienen.
Muchas veces, las organizaciones están renuentes a los cambios de paradigmas. Sin embargo, los avances en términos tecnológicos y el trabajo digital nos ayudan a que las tareas sean cada vez más ágiles en el flujo de información.
Para entrar en detalle de las razones y beneficios para dejar de trabajar el libro de remuneraciones en Excel, es importante que sepas primero que éste viene con novedades en términos de la digitalización de los procedimientos. Recuerda que a nivel país se busca eliminar el papel, por medio de la Política Pública “Cero Papel”. Ahora, veamos las razones principales para hacer este cambio:
Nace el libro de remuneraciones en formato electrónico, donde este procedimiento se deberá llevar a cabo por medio de la plataforma disponible en la página web de la Dirección del Trabajo “MIDT”
Las normativas asociadas a este nuevo proceso de las empresas son:
Cabe mencionar el rol que jugarán las instituciones públicas fiscalizadoras de esta temática, como el Servicio de Impuestos Internos por medio de la DDJJ 1887 y la Dirección del Trabajo con el libro de remuneraciones electrónico.
Los sueldos tienden a diferenciarse de acuerdo a cada trabajador, lo que conlleva a tener distintas dificultades. Por ejemplo, existen trabajadores en distintas AFP o sistemas de salud, como también algunos que tienen o no cargas familiares y estos se podrán ingresar en primera instancia cuando se realice la carga masiva
Cabe señalar que, en caso que un trabajador cambie por ejemplo su sistema de salud de Fonasa a Isapre o viceversa, se podrá hacer la modificación de acuerdo a los protocolos internos que tenga cada empresa. Como los datos se ingresarán una sola vez, se completará toda la información que se asocie a las remuneraciones.
Cuando los datos ya se ingresan, finalmente se deberá sólo realizar un ingreso de los días trabajados para el pago de sueldo correspondiente y posterior al ingreso de la información, se deberá hacer un análisis contable desde el área de remuneraciones, ya que el libro se realizará de forma automática.
Recuerda que, si completas tu libro de remuneraciones por medio de un software, es importante que la información que se traspase sea fidedigna y certera, ya que las remuneraciones son información importante al momento de realizar la declaración de renta anual.
Si bien el libro de remuneraciones es obligatorio cuando la empresa tiene cinco o más trabajadores, según lo establecido en el artículo 62 del Código del Trabajo, es importante tener una organización dentro de esta área contable, ya que se deben cumplir con obligaciones legales previsionales y tributarias.
Es importante que la información tenga un flujo ágil para cuadrar los datos ingresados. Por ejemplo, los datos de la liquidación de sueldo son necesarios para el libro de remuneraciones y los datos ingresados serán indispensables para la centralización de los sueldos. Además, estos datos nos ayudarán a centralizar el flujo de efectivo y de banco, según corresponda el tipo de pago que realice la empresa.
Liquidación de sueldo 🡪 Libro de remuneraciones 🡪 Centralización de Remuneraciones
Centralización Caja / Centralización Banco
Cuando trabajamos con sistemas automatizados distintos a Excel, se cuenta con herramientas digitales automáticas, es decir, se puede descargar información masiva para ingresar planillas completas al sistema de pago de las obligaciones previsionales.
Los pagos previsionales se hacen por medio de la página web de PREVIRED, la cual tiene una opción de carga masiva por medio de ingreso electrónico.
Cabe señalar que, pese a que no trabajamos con planilla Excel, la mayoría de las plataformas digitales, al momento de descargar la información, podrán optar por una descarga en Excel, lo cual te podrá ayudar a realizar el análisis contable, ya que vendrá el documento listo con toda la información que necesitamos. Sin embargo, esto dependerá de cada proveedor de software y de cómo se podrán descargar sus complementos electrónicos para el análisis contable.
Cuando trabajamos con libros electrónicos que se hayan completado de forma automática, al momento de cumplir con las obligaciones tributarias anuales como las obligaciones laborales mensuales, tenemos una obligación con el SII, donde se debe completar la Declaración Jurada 1887 de forma anual al momento de realizar la renta anual.
Y, si contamos con un sistema digital automatizado, esta se completará de forma automática y se podrá cumplir con esta obligación en los plazos establecidos por el SII. Ojo, es importante realizar la consulta al proveedor de software para verificar que el sistema cumpla con esta modalidad muy práctica, para un trabajo contable más limpio.
Además, con la Dirección del Trabajo, se podrá subir de forma masiva el libro de remuneraciones electrónico, ya que este se debe presentar mes a mes ante la institución de manera online.
Recuerda que para ingresar a MIDT, se debe ingresar con clave única del representante legal y subirlo como empleador, siguiendo todos los pasos del manual de usuario.
Ahora que ya sabes las 5 razones importantes que benefician a una empresa para cumplir con las obligaciones laborales y dejar de trabajar de forma manual por medio de planilla Excel.