¿Qué es el libro de remuneraciones en Chile?

Mantener al día los detalles administrativos y contables en cuanto al pago de sueldos a empleados y colaboradores suele ser un problema para quienes deben preocuparse de todos los demás detalles de la empresa. Especialmente si tu negocio no tiene completamente claro cómo se lleva un libro de remuneraciones o en caso contrario, si eventualmente lo necesita.

En ese sentido, aclaramos algunos puntos claves sobre cómo hacer un libro de remuneraciones, así como algunas recomendaciones para su uso efectivo ante el Servicio de Impuestos Internos y la Dirección del Trabajo. 

¿Qué es el libro de remuneraciones?

Un libro de remuneraciones es uno de los tantos libros que debe poseer una empresa. Seguramente te preguntarás para qué sirve, y es importante que sepas que este respaldo funciona de forma complementaria a los libros de contabilidad y reúne todas las operaciones que son propias de la empresa, centralizadas en el libro diario de la compañía.

¿Para qué sirve el libro de remuneraciones?

De acuerdo con el Servicio de Impuestos Internos (SII), es una obligación para quienes emplean a cinco o más trabajadores, independientemente de la duración del contrato que los ha vinculado. En este registro, la empresa debe consignar al menos los siguientes datos:

• el nombre y apellido del trabajador;
• la remuneración imponible;
• la remuneración no imponible —viáticos, colación, asignación familiar, entre otras—;
• la remuneración total.

Igualmente, puede ser importante —aunque no obligatorio— destacar los días trabajados en el mes por cada trabajador, los descuentos correspondientes por aportes previsionales como salud, seguro de cesantía, pensiones y cualquier otro similar que corresponda o algún otro detalle que indique claramente las cifras que son parte del cálculo de la liquidación de sueldo.

Cabe destacar que este libro se debe llevar mensualmente o cada vez que se realicen los pagos de nómina, detallando el periodo que comprenden para generar el respectivo registro de manera actualizada.

Además, según lo establecido en la ley, las remuneraciones no podrán exceder a más de un mes desde que fueron devengadas.

¿Qué constituye sueldo para el libro de remuneraciones?

Sercotec señala que las remuneraciones “son el pago en dinero, antes de cualquier deducción, efectuado durante el mes de referencia para retribuir el trabajo normal y extraordinario del personal remunerado de planta y eventual”. 

Por esto, estas son imponibles para efecto de impuestos. De este modo, sería una remuneración aquellos pagos obligatorios para la mayoría de las empresas:

• el sueldo base o sueldo bruto;
• un sobresueldo, o la remuneración de horas extraordinarias de trabajo.

Si tu empresa además ofrece algunos de estos beneficios, estos también deben integrarse a este libro:

• eventuales comisiones o porcentajes sobre el precio de ventas, compras o el monto de otras operaciones;
• eventuales participaciones o proporciones en las utilidades de un negocio;
• una eventual gratificación, en a que algunos empleadores benefician al sueldo del trabajador con parte de las utilidades.

Preocúpate de ser preciso y meticuloso al registrar estos pagos, y ten en cuenta que el libro de remuneraciones debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.

Por último, recuerda que solo aquellos pagos que aparezcan en el libro serán considerados como gastos de ese tipo en la contabilidad de tu empresa. 

En este caso, deben aparecer todos los empleados que tengan un vínculo de subordinación y dependencia con la empresa.

Por ejemplo, si tu negocio subcontrata los servicios de trabajadores por intermedio de otra empresa, sus empleados tienen un vínculo de subordinación y dependencia con esa razón social, por lo que es tu contratista el que debe mantener su Libro de Remuneraciones al día. Del mismo modo, en el caso de tu contabilidad, ese es normalmente un pago a proveedores. 

En otras palabras, no debes incluir en el libro aquellos pagos correspondientes a prestaciones de servicios por honorarios o cualquier otro que se originen fuera de un contrato establecido directamente con la empresa que vincule al trabajador con la misma.

La remuneración imponible para el pago de impuestos corresponde al sueldo base y la gratificación que entrega el empleador. Al mismo tiempo, el libro registra un bono de colación y otro de movilización, que no son imponibles. 

Si por cualquier razón tu empresa necesita aclarar más detalles sobre el pago de sueldos y gratificaciones, el Servicio de Impuestos Internos afirma que en este libro se pueden integrar otros antecedentes, así como las remuneraciones desglosadas por rubros, ítems o partidas más detalladas. Lo importante, es distinguir las remuneraciones imponibles de las que no lo son, así como la remuneración total.

La importancia del libro de remuneraciones radica principalmente en el efecto que genera al calcular tanto los impuestos como las declaraciones juradas que correspondan para la empresa en tema de sueldos y salarios, refiriéndose mayormente a la Operación Renta que se realiza cada año, ya que la información que se refleje en este libro será considerada como verídica para efecto de los cálculos.

Por consiguiente, no registrar los datos en su totalidad o hacerlo de manera incorrecta puede influir en los resultados del pago y, probablemente, generar un desembolso mayor para la empresa o incurrir en multas por omisión de información.

Por esta razón, es necesario considerar que en el libro de remuneraciones se registran únicamente aquellas remuneraciones que han sido pagadas al trabajador; es decir, si existe una liquidación de sueldo devengada, pero que ha quedado pendiente de pago, no debe ser incluida en este libro hasta que se haga efectiva la recepción del dinero por parte del trabajador.

No obstante, si al momento de realizar el balance de la empresa existen sueldos pendientes sin registrar en el libro auxiliar, estos se pueden incluir igualmente como un gasto.

Como ya fue señalado algunos párrafos más arriba, el Código del Trabajo establece la obligatoriedad de timbrar el libro de remuneraciones por la Inspección del Trabajo y el SII, aunque en la actualidad son muchas las empresas que cuentan con la digitalización del mismo mediante el uso de softwares especializados y certificados para ello.

Una maravilla, ¿no? ¡Sigue leyendo para saber más sobre este aspecto!

Obtén tu Plantilla del Libro de Remuneraciones

Obtén tu Plantilla del Libro de Remuneraciones

¿Se puede llevar el libro de remuneraciones de forma digital?

La implementación de la tecnología en las empresas es cada vez más notable en la era digital porque permite simplificar los procesos y ahorrar tiempo valioso, en especial en el área de remuneraciones, ya que normalmente ocupa una cantidad sustancial de horas para su correcta aplicación.

La utilización de un software permite llevar al día el libro auxiliar de remuneraciones con cada detalle requerido, ofreciéndote la posibilidad de visualizarlo en el momento que sea preciso sin omitir ningún dato. Así, solo debes preocuparte de ingresar la información necesaria de manera correcta para generar el respectivo informe.

Sin embargo, ¿Cómo tiene validez el libro si necesita ser timbrado ante la Inspección del Trabajo y el Servicio de Impuestos Internos?

La ley indica que el libro de remuneraciones deberá imprimirse y encuadernarse al menos cada seis meses —sin exceder las trescientas hojas— para ser timbrado posteriormente por el SII.

No obstante, se considera la aplicación de la ley 19.799 referente a “Documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma”, la cual acredita la equivalencia del soporte electrónico con aquel registrado en papel. De este modo, es posible homologar ambos documentos a menos que este hecho infrinja alguna otra norma o ley preestablecida.

En consecuencia, no existe ninguna imposibilidad de llevar el libro de remuneraciones de forma digital, siempre y cuando se utilice un software o programa que haya sido certificado por el SII para su uso.

Contar con un sistema de remuneraciones —que se encuentre dentro de las disposiciones legales establecidas para su implementación— permite la fiscalización por parte del organismo encargado sin ningún tipo de impedimento, permitiendo así que estos puedan monitorear los datos cuando sea requerido y, a su vez, pudiendo generar las firmas electrónicas que sean necesarias para validar el documento si así corresponde.

Actualmente, las facturas, guías de despacho y boletas electrónicas se timbran de manera digital, motivo por el cual no será un problema en el futuro que se establezca la misma modalidad para el libro de remuneraciones.

 ¿Cómo llevar el libro de remuneraciones si mi personal trabaja en faenas o sucursales? 

La Dirección del Trabajo señala que es posible centralizar la información distribuidas en diversas dependencias en un solo libro de remuneraciones. Para esto, debes solicitar la centralización del Libro Auxiliar de Remuneraciones a aquella Dirección Regional del Trabajo correspondiente a la dirección donde están los puestos de trabajos

Si están en más de una región, debes solicitarlos en el Departamento de Atención de Usuarios de la Dirección del Trabajo.

Este organismo se encarga de emitir una autorización para lograr la centralización del libro de remuneraciones, tomando en cuenta los antecedentes —tanto laborales como previsionales— de la empresa. Esta autorización tendrá validez nacional o regional dependiendo de lo que estime el departamento, la cual también puede ser revocada si el empleador comete algún tipo de infracción que vaya en contra de las leyes laborales.

Frente a todo, es importante estar al día con las novedades que entreguen instituciones como el Servicio de Impuestos Internos y la Dirección del Trabajo, en materias como el reajuste al sueldo mínimo y eventuales cambios en el cálculo de las imposiciones.

Recuerda que la principal motivación de tus trabajadores es la obtención de su liquidación respectiva por la realización de sus obligaciones y realizar el pago correctamente te permitirá mantenerlos felices, ayudando no solo a ellos mismos, sino también a tu empresa porque aumentarán su productividad. Por lo mismo, no dejes a un lado la importancia que tienen las remuneraciones y anímate a mejorar los métodos para cumplirlas impecablemente.

Mantener el libro de remuneraciones de forma actualizada es algo fundamental para todas las empresas, especialmente Pymes que buscan potenciar su competitividad.

Ahora que ya sabes quiénes están obligados a llevar el libro de remuneraciones en Chile, debes saber que en el mercado existen diferentes tipos de software de remuneraciones que permiten la administración y seguimiento de las remuneraciones de forma ordenada y muy precisa. 

Si todavía no conoces cómo funciona este tipo de programas, te invitamos a que pruebes la demo del software de remuneraciones de Nubox, donde puedes llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico, y podrás visualizar directamente cómo se maneja y los beneficios que te ofrece su implementación para tu empresa, ya que la automatización de los procesos reducirá notablemente los tiempos de trabajo y mejorará la eficacia de las operaciones. Así que ¡no dudes en contactarnos para solicitarlo!

¡Si quieres obtener mayor información relacionada con remuneraciones u otros temas, puedes suscribirte de forma gratuita en nuestro newsletter semanal!