¿Qué es la evaluación presupuestaria?

Las matemáticas son una ciencia exacta, de allí que el éxito o fracaso de un negocio se mide en números. En las empresas privadas e instituciones públicas una evaluación presupuestaria puede ser la diferencia entre tomar o no una buena decisión financiera.

El presupuesto anual de una empresa se elabora con gran detalle, porque de él depende la ejecución de proyectos y los planes de inversión. En términos económicos es una cifra anticipada con la que se estima el costo de los planes a futuro. Sin embargo, no basta con elaborarlo, también hay que hacerle seguimiento.

Pero, ¿por qué es tan importante hacer una revisión? Vamos a explicar este punto con un ejemplo para luego entrar en los detalles:

Supongamos que tienes como proyecto para este año abrir una nueva oficina, necesitas comprar sillas, escritorios, computadoras... analizas los costos, llamas a los proveedores y tras hacer cálculos sabes cuánto dinero necesitas.

Te aprueban el dinero, pero cuando empiezas a pagar te das cuenta de que no tienes suficiente para adquirir todo y la nueva oficina se queda a medias. ¿Te preguntas qué pasó? La única forma de obtener una respuesta es haciendo una evaluación del presupuesto.

Así que a continuación vamos a explicar cómo hacerla y por qué.

¿Qué es la evaluación presupuestaria?

Antes de analizar la importancia de estudiar anualmente los ingresos y egresos de una empresa, institución pública, organizaciones, sociedades y demás, debemos entender el concepto de evaluación presupuestaria.

Se refiere a un análisis pormenorizado de los resultados financieros obtenidos en un periodo de tiempo, para así determinar si los objetivos que se plantearon previamente fueron cumplidos.

En este proceso administrativo se verifican y comparan los resultados con las metas planteadas y, basados en los números arrojados, decidir si es factible o no realizar los gastos corrientes y de inversión.

Las empresas exitosas revisan sus presupuestos y los entes gubernamentales en Chile también, estos últimos están obligados a hacerlo según lo establece la Ley de Presupuesto Nacional.

Pasos a paso para evaluar un presupuesto

Hay una serie de factores que se toman en cuenta al momento de evaluar un presupuesto. Entre ellos ingresos, egresos, exenciones tributarias, operaciones, nóminas, flujos de caja... todo depende el alcance financiero y la razón social que se está estudiando. Pero en esencia, este es un paso a paso para evaluar un presupuesto:

1. Calcular la inversión inicial

Es el total de recursos comprometidos para ejecutar un proyecto. En otras palabras, es la cantidad de dinero exacta que se necesita para invertir en un negocio.

Antes de aprobar la inversión inicial se realiza una evaluación para determinar la factibilidad del proyecto.

Este dato es importante, porque de aquí parte todo.

2. Calcular el flujo de caja

En economía, el flujo de caja se define como los cobros y pagos que se realizan en un periodo de tiempo específico. Este indicador es clave, porque es un retrato fiel de la situación financiera de la empresa.

Cuando se estudia el flujo de caja es preciso detallar todos los movimientos de dinero como cobros y pagos realizados. El resultado es una medición de la liquidez y si se tiene la capacidad para afrontar gastos y deudas.

Es muy importante que en tu estrategia anual de presupuesto tomes en cuenta cada detalle y la más mínima cantidad de dinero movido, porque recuerda lo te comentamos al principio: las matemáticas son exactas.

Obviar algún gasto puede arruinar tu evaluación presupuestaria.

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3. Calcular el valor de la recuperación

Al momento de invertir quieres ver ganancias, de allí que se realice un presupuesto. Toma nota porque en tu análisis financiero puedes calcular lo que se denominan como payback, que traducido al español es "venganza" pero en términos económicos se refiere al periodo de recuperación de una empresa.

Se obtiene al sumar los flujos de caja líquido que se ha establecido como meta anual hasta llegar al valor de la inversión inicial.

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¿Por qué hacer una evaluación de presupuesto anual?

Uno de los errores más comunes cuando se elabora el presupuesto anual de una empresa es que, después de invertir tiempo y esfuerzo, no se ajustan a los números y lo dejan de lado.

Al hacer esto, ya que se trata de una proyección económica, se deja de medir si las decisiones tomadas son acertadas o no. Dicho de otra forma, no evaluar el presupuesto es manejar una empresa a ciegas.

Además es un mecanismo que ofrece transparencia en el manejo de los recursos, de allí que en el Estado se realicen evaluaciones anuales al presupuesto de las instituciones y las empresas están en la obligación de rendir cuentas al Servicio de Impuestos Internos (SII) todos los años.

Si haces una evaluación presupuestaria anual:

• Minimizas el riesgo financiero en las operaciones porque puedes hacer una utilización más productiva de los recursos;
• Puedes tomar correctivos en el momento adecuado con el fin de alcanzar las metas planteadas;
• Se convierte en un instrumento para evaluar el desarrollo de la organización;
• Tendrás información precisa de la rentabilidad y viabilidad del proyecto;
• Puedes controlar la evolución de la empresa en base a los resultados financieros;
• Identificarás un posible déficit en la utilización de los recursos financieros.

Otros detalles para tomar en cuenta al evaluar al presupuesto

Cuando se hace el estudio del uso de los recursos hay dos fases que se deben cumplir para garantizar el aprovechamiento del dinero:

• Seguimiento del presupuesto: Se define como el acompañamiento de la ejecución de los proyectos para verificar los resultados parciales. Luego al concluir un periodo de tiempo realizar el análisis para definir si las metas fueron alcanzadas.
• Control presupuestario: Se trata de las acciones con las que se miden y se realizan los correctivos pertinentes en la ejecución de los proyectos para que se obtengan los objetivos.

Por último, si estás por hacer un presupuesto para tu compañía, no olvides que la ausencia de un presupuesto bien elaborado y su posterior evaluación debilitan los planes de crecimiento y desarrollo de cualquier empresa o institución.