Presupuesto de trabajo para un cliente: Paso a Paso

Para hacer un presupuesto de trabajo profesional debes conocer los costos y gastos asociados a la prestación del servicio, así como los beneficios esperados, las vías de ahorro, fuentes de financiación y planes operacionales. Acá aprenderás todo sobre cómo hacer un presupuesto para un cliente.

¿Cómo hacer un presupuesto de trabajo para un cliente?

Aprender cómo hacer un presupuesto profesional es relativamente sencillo. Lo primero que debes considerar es el detalle de todos y cada uno de los elementos que conforman -y no conforman- el servicio a prestar. De esa manera el cliente sabrá exactamente por qué está pagando.

Una vez claro eso, debes considerar los siguientes puntos: 

1. Define las prioridades del proyecto y aquello que no está incluido en él o que implicaría un costo adicional

Aquí desglosarás tu plan de trabajo en las diferentes tareas que componen los servicios a prestar, describiendo con precisión cada una de ellas, priorizándolas y estableciendo su valor individual.

Si lo haces de esta forma, el cliente tendrá la opción de elegir contratar lo más importante para sus intereses en función de su presupuesto. Además, es importante que anexes aquellas tareas de las cuales se puede prescindir, pero que es importante realizar.

2. Establece los costos fijos del proyecto

Toda prestación de servicios incluye una serie de costos en los que debes incurrir . Como contador, por ejemplo, debes considerar las horas que dedicarás a la realización de determinadas tareas, por tanto, lo primero que tienes que hacer es determinar cuánto cuesta tu hora de trabajo. Esto te permitirá definir el costo total del trabajo en función del tiempo que gastarás realizándolo. 

No olvides que hay otros factores a considerar aparte del tiempo, como el conocimiento y habilidad que exige la faena. Sin duda, es mucho más costoso llevar la contabilidad de una empresa bajo las NIIF que bajo un sistema contable tradicional, así tardes lo mismo en las dos gestiones.

3. Costos relacionados a los recursos de la empresa

Hace referencia a los recursos de la empresa que emplearás para prestar el servicio, por ejemplo, el software contable online, el computador, las horas de trabajo de los auxiliares, etc. Eso tiene un costo y claramente debes sumarlo al presupuesto.

4. Clasifica los gastos

Según los expertos de la Cámara de Comercio de Medellín, el gasto hace referencia a “un desembolso que se consume corrientemente, o como un costo que ha rendido ya su beneficio”. Al prestar servicios profesionales incurrirás en varios de ellos: movilización, luz, Internet, seguridad social, etc. Clasifícalos en fijos, variables y semi-variables para que puedas determinar la utilidad final del negocio.

5. Clasifica variables importantes

No dejes de considerar variables que tengan un impacto directo sobre el presupuesto a presentar, como el cambio de moneda, la UF, etc. Incluso, en este punto puedes tener en cuenta factores como el plazo de entrega (entre más urgente, más caro el servicio) y las garantías y soporte exigidos.

Con estos cinco puntos, ya puedes definir el presupuesto. Por lo demás, no olvides que en el documento deben estar identificados tanto tú (o tu estudio) como el cliente, con números de identificación, dirección y teléfono.

Además, la forma de pago debe aparecer claramente definida para que exista lugar para confusiones.

Etapas del presupuesto de trabajo para cliente

El éxito de todo presupuesto exige de la aplicación de tres etapas de suma importancia: 

• Planeación: es necesario contar con una muy buena planificación de los procesos para lograr los mejores resultados y encontrar más formas de obtener beneficios para el negocio. 
• La coordinación: tienes que diseñar una metodología que te permita coordinar, revisar y garantizar la ejecución del presupuesto. Cada persona que intervenga de una u otra manera en el desarrollo de las labores presupuestadas debe conocer sus tareas específicas, y los tiempos y métodos mediante los cuales debe ejecutarlas. De esa manera, no habrá errores por omisión o desconocimiento de responsabilidades.  
• Control: al elaborar un presupuesto debes pensar en la forma de  optimizarlo y conseguir los mejores resultados posibles. De ahí que sea necesario que elabores mecanismos de seguimiento y evaluación que te permitan realizar un seguimiento de cada etapa descrita en el documento.

Ahora que ya sabes cómo hacer un presupuesto para un cliente, considera que muchas veces esta será tu carta de presentación y, en algunas ocasiones, constituye el primer punto de contacto con un cliente.

Debe ser lo más claro posible, incluir la información anteriormente señalada y una detallada identificación tuya; esto evitará que potenciales clientes tengan dudas o se lleven una impresión errónea de tu trabajo.