Es importante mantener un canal de comunicación activo, donde puedas recordar, informar y mantener actualizados a tus clientes sobre el estado de las deudas que tienen pendiente —si están por vencer o ya están vencidas.
Los correos electrónicos son muy eficientes para realizar estas acciones, así que define la frecuencia de envío, organízate y usa todas las herramientas tecnológicas a tu alcance —pero nunca seas sofocante o envíes correos abusivos— para lograr el objetivo.
No dejes de enviar comunicados, mensajes y recordatorios para que te tengan presente en sus próximos pagos.
Si bien no estaba en tus planes alargar un poco más el plazo de pago para la deuda, es mejor garantizar el pago —de la forma que sea posible— que no percibir nunca el importe adeudado. Realiza un pequeño análisis de tus clientes y diseña un plan que se adapte a las necesidades de cada uno de ellos.
Con esto, puedes optar por estudiar opciones con cada cliente, donde puedas ofrecerles pagos fraccionados, extensión de tiempo, reestructuración de la deuda o cualquier otra herramienta que pueda ser útil para recuperar el valor total —o una parte de este— y evitar llegar a cobranzas extrajudiciales que, además, se convierten en un proceso más complicado para ambas partes.
Además, siempre trata de ir sumando diferentes tipos de pago a tu empresa —como el pago con tarjetas de crédito, en cuotas con o sin intereses para tus clientes— para rebajar un poco el peso de los créditos a tu PyME.
Actualmente, existen muchos mecanismos automáticos para facilitar el cobro a los clientes.
Uno muy conocido son los software de gestión, programas que permiten simplificar tus operaciones financieras y contables, adaptándolos a tus necesidades.
El registro sistemático de las deudas te ayudará a mantener actualizadas facturas, vencimientos, plazos, montos y, sobre todo, podrás configurar el envío automático de recordatorios para que no incurras en olvidos y mantengas a tus clientes siempre informados sobre el estado de sus cuentas.
Estas soluciones te permiten mantener ordenada la información de cada uno de los clientes al momento de necesitarla. Puedes evaluar sus pagos anteriores, el rubro al que se dedican, si han presentado irregularidades anteriormente en los pagos o añadir nuevos antecedentes, todo con el fin de realizar un análisis generalizado de cada deuda.
Al tener acceso a toda la información detallada, segmentada y analizada en una misma plataforma, será mucho más sencilla la cobranza.
Un incentivo para tus clientes es darles un beneficio al momento de saldar su deuda, pues es importante que sientan un poco de consideración por su situación.
Tal vez no están pasando por un buen momento —como es el caso de muchas PyMEs actualmente—, y un descuento al monto adeudado puede motivarles a pagar a corto plazo. También, puedes ofrecer algún beneficio en una próxima compra si realizan el pago total de la deuda vigente.
Otra opción es otorgar un descuento si pagan antes de una fecha estipulada o si lo hacen al contado. Todo depende de la situación y del cliente; evalúales para poder llegar a un acuerdo que les beneficie a ambos.
Mantener un plan de acción actualizado es fundamental para obtener buenos resultados de cobranza. Revisa tus opciones, vías de comunicación y a tus clientes, y luego aplica estrategias efectivas para tratar de recuperar la mayor cantidad de deudas.
Designa un equipo o una persona especial que se encargue de buscar las mejores alternativas para lograr este objetivo.
Recuerda que la mejor forma de cobrar las deudas es manteniendo una relación cordial, transparente y amigable con tus clientes; después de todo, cuando intentamos recuperar una deuda por vías inadecuadas, las respuestas suelen ser negativas.
Además, otra forma de planificarte puede ser por medio del contrato de seguros preventivos para cuentas incobrables, que pueda darte la opción de no perder la totalidad de la deuda.
Actualmente, tienes una herramienta legal: la nueva Ley de Pago a 30 Días, que te ayudará a reducir los tiempos de cobro. ¡Planifícate y úsala a tu favor!
Una gestión de cobranza efectiva se analiza a sí misma y las diferentes acciones y medidas que lleva a cabo, ya que solo de esta forma es posible detectar puntos de mejora y problemas para hacer correcciones a tiempo que impacten de manera positiva los procesos de cobro y, por lo tanto, la liquidez de tu empresa.
Por ese motivo, analizar las técnicas y acciones de cobro puede valorarse como una estrategia, orientada a la optimización y la mejora constante.
Para llevar a cabo esta mirada retrospectiva puedes emplear indicadores asociados con las tasas de vencimiento de factura, respuestas de clientes antes recordatorios de cobro y otros procesos claves de las cobranzas.
Una vez que desarrolles tus análisis, crea informes en los cuales documentes todas las conclusiones para luego transformarlas en medidas de mejora concretas que tengan un efecto en el corto y mediano plazo.
Si nos has acompañado hasta aquí, ya sabes que es importante analizar la situación concreta de cada cliente como punto de partida de tus acciones y estrategias de cobro.
Además, más allá de hacer una simple evaluación, resulta muy buena idea categorizar a los usuarios de acuerdo a su nivel o perfil de riesgo.
Por ejemplo, puedes establecer una categoría de “alto riesgo”, en la cual incluyas a clientes con historial recurrente de pagos atrasados. Asimismo, suma otras de “riesgo medio” y “riesgo bajo” según los precedentes de la relación comercial y la agilidad con la cual pagan las facturas.
Otra forma de segmentar es basándose en la importancia financiera que conllevan las operaciones de cada cliente con base en los montos y valores asociados a las mismas.
Una vez hecha la categorización, podrás emplear acciones concretas para cada segmento de usuario con la finalidad de promover el pago oportuno con mayor efectividad y con enfoque personalizado.
A la vez, esto resulta altamente positivo para la experiencia del usuario, especialmente para la de aquellos con un perfil comercial intachable que siempre han cumplido con sus responsabilidades.
Imagina, por ejemplo, que estandarices el envío de recordatorios de pago y satures el buzón de correo de un cliente que siempre liquida sus facturas de forma anticipada y que es altamente responsable: no tiene sentido generar una molestia a usuarios con este perfil, ¿cierto?
En efecto, esto demuestra la importancia de categorizar la cartera de clientes y emplear medidas, acciones y comunicaciones específicas para cada grupo.
Esta es una estrategia de comercialización que también puede valorarse como una poderosa táctica de cobro, ya que impacta de manera positiva este proceso y factor tan importante de tu negocio.
Si adecúas las características de tus productos o servicios al cliente, incrementarás las posibilidades de que pueda pagarte y se mantenga la relación comercial de forma estable.
Por ejemplo, si ofreces servicios profesionales y estos resultan de alto costo para un determinado usuario, resultaría una buena idea replantear el acuerdo comercial, eliminando ciertas funciones y beneficios para que el precio final sea más accesible.
Para realizar esto, además de analizar la capacidad de pago de tus clientes, debes evaluar muy bien sus necesidades esenciales para que puedas ofrecer productos a la medida.
Una buena estrategia de cobranza preventiva es cualificar a los usuarios, es decir, garantizar que te busquen solo aquellos clientes que realmente puedan y estén dispuestos a cumplir las condiciones de tus acuerdos comerciales y prestaciones de servicios.
Esto nos invita a tomar en cuenta la creación de una política de crédito y cobranza que pueda ser visualizada de forma pública en tu sitio web y otros canales de la empresa.
Así, los usuarios conocerán de antemano las condiciones de negociación y relación comercial y podrán evaluar si cuentan con las características necesarias para cumplirlas.
Por supuesto, esta política no puede ser extremadamente rigurosa y rígida: la idea no es ahuyentar potenciales clientes, sino simplemente informar con antelación criterios básicos de tus procesos de crédito y cobro, tal como lo hacen, por ejemplo, las instituciones financieras.
Esto también le dará seguridad jurídica a tu gestión de cobranza y proyectará una imagen de negocio mucho más profesional y transparente.
En algunos casos, las moras y retrasos de pagos se deben a dificultades para conocer los montos adeudados y las fechas de vencimiento de las facturas.
Ten en cuenta que algunos usuarios experimentan una agenda muy ocupada o no tienen suficiente nivel de organización y planificación financiera, por lo cual ameritan que la relación comercial sea lo más precisa y flexible posible.
Todo esto nos lleva a hablar del autoservicio, es decir, de la posibilidad de que el usuario consulte de manera directa sus deudas y otros criterios de las transacciones, lo cual puede hacerse por medio de plataformas web, aplicaciones móviles e, incluso, respuestas automatizadas vía SMS.
Esta es una de las últimas instancias de cobro que debes tomar en cuenta y que solo conviene a aplicar a clientes con recurrentes casos de demoras y retrasos que estén afectando la liquidez y estabilidad de tu empresa.
Consiste en restringir parte de tus servicios o algunos beneficios comerciales luego de determinados días después de la fecha de vencimiento de una factura. De esta manera, motivarás a los usuarios a ponerse al día para poder disfrutar de todas las funciones y atributos del producto.
Un ejemplo clásico de esto son las compañías de paquetes televisivos que restringen ciertas funciones, como grabaciones de programas o canales, cuando los clientes no saldan sus deudas a tiempo.
Debes saber que, las cobranzas —en su mayoría— no son fáciles. Requieren paciencia, tolerancia y saber actuar en distintas situaciones para lograr obtener el pago que tanto necesitas.
Las estrategias de cobro a clientes han ido mejorando con el tiempo y se sabe cuáles han dado mejores resultados o aquellas que no han ofrecido un rendimiento adecuado.
Esto no significa que existe una fórmula de cobro efectiva para todos, sino que muchas veces las estrategias a utilizar dependen del tipo de cliente, el motivo por el cual adquirió la deuda, la situación en la que se encuentre y la disposición que tenga.
Mientras más organizadas tengas tus cobranzas, más probable será que tengas un índice alto de efectividad y rapidez en los cobros. Por ello, es fundamental establecer políticas bien definidas —e implementadas correctamente— para evitar que el problema seas tú y no el cliente.
Si conoces o has implementado algunas estrategias de cobro diferentes a las expuestas en este post o si tienes dudas acerca de cómo implementar algunas de ellas, ¡déjanos un comentario!