¡Descubre cómo realizar una cobranza telefónica efectiva!

Asegúrate de disponer de toda la información necesaria

Para poder desplegar estrategias de cobro efectivas y lograr una interacción productiva con el cliente, el gestor o encargado tiene que tener a su disposición toda la información necesaria acerca de las transacciones.

No basta con tener a mano la factura pendiente por pagar y conocer la fecha de vencimiento de la misma: para que la llamada tenga alcance y le demuestre al usuario el nivel de control y seguimiento debes manejar muchos otros datos, como el historial de impagos y los antecedentes de la relación con dicho cliente.

Dominar y comprender la mayor cantidad de información posible incrementa la capacidad de persuasión, facilita que se pueda llegar a acuerdos y, sobre todo, le brinda al gestor o encargado el control sobre el proceso.

Ante esta realidad, debemos tener en cuenta la implementación de tecnologías como los software de factura electrónica y los sistemas de contabilidad, ya que este tipo de herramientas centralizan todos los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) y la información de interés tributaria en general. Incluso, poseen módulos específicos de cobranza para monitorear y seguir las transacciones en tiempo real.

Además, almacenan información de forma histórica para que puedas evaluar los antecedentes de un cliente y conocer sus patrones de pago. 

Capacita a los gestores y encargados o delega a especialistas

No cualquier trabajador puede cumplir de forma efectiva con las exigencias y dinámicas de las labores de cobranza telefónica.

Para que el proceso sea eficaz debe estar dirigido por conocedores del tema que tengan nociones de legislación tributaria básica y que sigan la mejor práctica de interacción con clientes: esto demuestra la importancia de desplegar programas de capacitación que estén orientados a los gestores y encargados de la cobranza telefónica y de las tareas asociadas a esta.

También, puedes optar por delegar esta labor a terceros que sean equipos de especialistas en cobranzas, gestión de riesgos y trato con el público.

 

Monitorea las llamadas

Si te preguntas cómo realizar una cobranza telefónica efectiva, debes tener claro que el actor principal para lograrlo es el gestor o encargado de las cobranzas.

Por ese motivo, es necesario que puedas evaluar el rendimiento de este colaborador para fomentar mejoras en su trato con el cliente y en su desenvolvimiento estratégico, así como dar indicaciones adecuadas para corregir fallas a tiempo: esto puedes conseguirlo mediante el monitoreo y registro de las llamadas y las conversaciones.

Asimismo, conviene contar con archivos y bases de datos históricas con estos registros para que puedas hacer evaluaciones profundas y cualitativas. 

Documenta los resultados de las llamadas

Una gestión de cobranza efectiva solo es posible si mantienes una filosofía de mejora continua y optimización.

Para incrementar la eficiencia de los cobros por medio de llamadas —además de monitorear las mismas— necesitas documentar los resultados luego de las interacciones con los clientes.

Entre otras cosas, los gestores o encargados de la comunicación telefónica deben especificar los compromisos adquiridos, las fechas potenciales de pago y la receptividad del usuario durante la conversación.

No está de más que también ofrezcas herramientas para que los clientes valoren las interacciones o realicen comentarios con la finalidad de evaluar el desempeño de los gestores y, en general, conocer la experiencia del usuario: así, podrás determinar métodos más efectivos para persuadirles y fomentar una relación comercial estable. 

Ofrece una diversas opciones de pago

De nada vale abordar al cliente de forma estratégica y motivarle a realizar el pago de inmediato si no se ofrecen opciones y medios para que pueda hacer la liquidación de la factura.

Por ello, el gestor o encargado debe tener a mano toda la información bancaria y financiera para que el usuario pueda realizar el pago. Igualmente, tu negocio en sí debe ser flexible y aceptar múltiples opciones, como cheques, depósitos e, incluso, pagos con tarjetas de crédito o débito por medio de herramientas en línea.

¡Listo! Ya tienes en tus manos los más valiosos consejos sobre cómo realizar una cobranza telefónica efectiva.

Además de tomar en cuenta estos tips, es necesario que abordes las cobranzas con un enfoque preventivo que te permita llegar a puntos en que debas estar tras el cliente para que salde los saldos pendientes.

Para promover los pagos a tiempo y la estabilidad de las operaciones necesitas construir relaciones sólidas con tus clientes, cualificar muy bien a los usuarios para determinar cuáles conllevan mayores índices de riesgo y ofrecer incentivos —descuentos a los montos finales por concepto de pago adelantado, por ejemplo— para la liquidación de las facturas antes de su fecha de vencimiento, entre otras cosas.

Por último, no olvides apoyarte en las tecnologías que permiten recolectar y centralizar toda la información y documentación necesaria para los procesos de cobro.

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