9 formas de cómo reducir los gastos operativos de una empresa

Fernanda Lesmes

Escrito por Fernanda Lesmes

Chief Officer Revenue - Nubox

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Hay pasos que tienen que darse para consolidar los objetivos que se trazan en una empresa y llegar así al punto de equilibrio, superar las proyecciones y avanzar a las ganancias. En este sentido, comprender cómo reducir los gastos operativos de una empresa sin sacrificar la calidad de las operaciones es fundamental.

Para lograr un producto final exitoso, es necesario que se pongan en funcionamiento varios elementos. No solo es indispensable que estén activos, también deben estar empleados de forma óptima.

Tierra, capital, trabajo y tecnología, estos son los cuatro factores de la producción indispensables a la hora de poner en marcha el funcionamiento de una organización. Todo lo vinculado a estas áreas es objetivo de análisis, pues mejorar algunas de ellas decantará en mejores resultados y en rentabilidad.

En esta oportunidad, y para enseñarte cómo reducir los gastos operativos de una empresa, hemos elaborado este post con tips y tópicos dedicados al tema, incluyendo:

  • Reducción de gastos operativos de una empresa: ¿Cómo empezar desde lo más básico?
  • Mejora los números a través de las compras 
  • Mayor rentabilidad: ¿Cómo lograrla? 
  • Busca buenas fuentes de inversión 
  • Gestión de personal: punto clave en la reducción de gastos operativos de una empresa 
  • ¡Mantén una buena gerencia! 
  • Área administrativa y su papel en la reducción de gastos operativos 
  • Disminuye los costes a través del presupuesto
  • ¿Cómo reducir gastos operativos y salir airosos?

Con estos consejos, te daremos las herramientas con las que podrás identificar algunas debilidades o simplemente te ayudarán a obtener mejores números. ¿Preparad@? ¡Comencemos!

Reducción de gastos operativos de una empresa: ¿Cómo empezar desde lo más básico?

Cuando de comprender cómo reducir los gastos operativos de una empresa se trata, lo que primero te vendría a la mente son facturas. ¡Y estás en lo correcto!

Al igual que en la economía familiar, las empresas tienen gastos básicos que no se pueden eludir, pues gracias a ellos las operaciones se realizan de forma correcta.

Por ejemplo, los servicios de luz, agua y gas, así como de Internet y recolección de residuos, tendrán que ser cancelados de forma oportuna, pero se podrían mejorar esas tarifas.

El uso eficiente de esos recursos es fundamental para reducir gastos operativos, pero sin afectar el producto final. Te invitamos a hacer una lista, saber cuántos son los servicios que usas y cuánto pagas por cada uno.

Siempre habrá alguien que maneje muy bien el tema de tarifas y consumos. Esa persona te podrá ayudar a identificar cuánto realmente usas de lo que cancelas en las facturas de servicios con planes fijos.

También servirá hacer un análisis de todos aquellos servicios que se usan de forma inadecuada y que generará un plan de ahorro. Temperatura de aires acondicionados, iluminación reducida y programada son algunas de las opciones de reducción que pueden aportar.

Hoy día son muchas las operadoras que ofrecen sus servicios con descuentos y planes empresariales. Escoge el que mejor te convenga y seguro encontrarás cómo reducir los gastos operativos de una empresa efectivamente.

Con la aplicación de ciertos ajustes en los gastos básicos puedes conseguir un ahorro que te ayudará a tu plan para mejorar las finanzas internas. Si hablamos de las unidades de producción, que permiten lograr un producto exitoso, estos servicios están catalogados como tierra, pues nacen de una necesidad natural. Es propicio cuidarlos.

Ya sabes qué hacer con los costes básicos; ahora es momento de hablar de otro punto con el que cualquier empresario tiene que lidiar: proveedores. ¿Listo para negociar?

Mejora los números a través de las compras

Una empresa que busca innovar y que siempre está al día con las actualizaciones del mercado que desarrolla será una compañía que es bien vista, no solo por sus competidores, sino que también será una elección segura para los potenciales clientes.

Pero para poder estar en vanguardia es necesario contar con aliados que sean realmente funcionales. Estos son los proveedores, quienes, usualmente, mantienen un vínculo comercial por los beneficios que brindan.

Para que esa relación sea ganar-ganar es importante que hagas una revisión de quién te provee y cómo lo hace. En ese análisis seguramente descubrirás que puedes mejorar alguna negociación, siempre y cuando tengas referencias del mercado. Es importante que para que eso pase, tengas contactos con una gama amplia de proveedores.

Negocia ofertas, descuentos y mejores condiciones para iniciar una contratación o continuar con la que ya tienes. Sabemos que conoces muy bien tu nicho, pero siempre recomendamos que busques referencias a la hora de cambiar de proveedor. Tu negociación y cierre de contrato deben estar blindados.

Siempre debe ser tu negocio el que se vea favorecido con la contratación de proveedores, por eso firma contratos de un año, pues en un mundo tan cambiante puede ser perjudicial estar "atado" a un compromiso que te ponga al final en desventaja.

Mayor rentabilidad: ¿Cómo lograrla?

Si llegaste hasta acá, te podrás haber dado cuenta que hay ajustes que son más viables de lo que quizás creías. Ahora nos adentraremos un poco al proceso de la oferta y la demanda de tu producto y cómo la lectura de éste puede ayudar a reducir costos.

Lo primero que debes verificar es el resumen de ventas de tu bien o servicio. Eso te permitirá saber cómo está el stock de lo producido o la respuesta que tienes como proveedor. Si los números son altos no significa que tu negocio es rentable.

La rentabilidad debe existir en toda buena empresa, es el fin mismo de las instituciones comerciales. ¿Pero cómo sabes que tu empresa es rentable? Fácil. Debe haber un punto de equilibrio entre los gatos y las ventas.

Si el producto es vendido a un precio que no permite un margen de utilidad, entonces hay que tomar medidas rápidas para que, evidentemente, no haya pérdidas y garantices ganancias.

No dudes en hacer algunos cambios a tu producto, a fin de optimizar la producción en función del precio que quieres fijar. No necesariamente tienes que bajar la calidad, solo debes pensar una estrategia que te ayude a consolidar tu marca y obtener fruto de ello.

Seguramente conseguirás gastos innecesarios que pueden ser parte del ahorro. Tienes la opción de realizar ajustes al valor del bien o servicio. Hablamos del precio y de las cualidades que puedas sumar para hacer una mejor oferta. Hasta acá, seguimos desarrollando el capital de las unidades de producción.

Busca buenas fuentes de inversión

Cuando hagas los análisis de gastos básicos, los contratos de proveedores y de rentabilidad podrías hallar algunas áreas que requerirán inversión para poder mejorar. Recuerda que inyectar dinero a tu empresa no es una pérdida, siempre será ganancia, porque al final tu marca obtendrá más valor.

Acá es donde entran en juego las unidades de producción de tecnología, pues optimizar los procesos para llegar al producto final que deseas es fundamental para conseguir lo planteado: aumentar las ganancias.

Quizás tus finanzas no están preparadas para un gasto de este tipo, sobre todo si se trata de un emprendimiento. Por esta razón será necesario que puedas acceder a un financiamiento, ya sea público o privado.

En el caso Chile, la oferta es amplia. Algunas de las más solicitadas y de las que tienen mayor número de referencias positivas son:

  • Programa Yo Emprendo;
  • Capital Semilla;
  • The S Factory;
  • Capital Abeja;
  • Semilla Corfo;
  • Brain Chile.

Conseguir capital para realizar mejoras en tu negocio te permitirá darle un refuerzo económico a todas las unidades de producción, lo que generará beneficios a corto y a largo plazo. Para hacerlo debes tener unas finanzas organizadas, de lo contrario podría complicarse la economía.

A la hora de tomar un riesgo de esta magnitud debe estar todo muy bien pensado. No está demás advertirte que, si crees que no es necesario el financiamiento, lo mejor será desechar esta opción.

Proyecta la inversión con las ventas de tu bien o servicio, de esa forma sabrás que valió la pena asumir un compromiso con el financiamiento. No olvides que estar al día con tus financistas te permitirá tener una cartera abierta en el momento que decidas hacer crecer tu empresa. Un historial correcto suele ser la mejor carta de recomendación a futuro.

El dinero que llegará a la empresa servirá para mejorar procedimientos en distintas áreas, por ejemplo, softwares, movilidad, ampliaciones físicas y de personal. El análisis determinará el uso.

Gestión de personal: punto clave en la reducción de gastos operativos

Sabemos que el tema del personal dentro de una empresa es un dilema, pues muchas veces te habrás enfrentado a la duda de saber si es mejor que el trabajador sea tercerizado o forme parte de tu nómina. La respuesta la encontrarás en tus necesidades.

Hay personal que es indispensable y es precisamente en el proceso de diagnóstico para determinar cómo reducir los gastos operativos de una empresa donde se especificará en qué departamento habrá que cubrir algunos flancos. En este punto, la mano de obra calificada es necesaria.

Esta es una unidad de producción que no podemos dejar de lado, pues de ella dependerá que el producto final se parezca a lo que hemos ofertado. La incorporación de un empleado pudiera ser una solución a la hora de mejorar stock, tiempos de entrega o reducción de procesos.

Pero cuando el personal ya pertenece a tu empresa y no responde como se espera, debe haber correctivos. Quizás la deficiencia no sea del empleado, puede ser que la funcionabilidad del cargo no es la adecuada. Antes de desprenderte de un trabajador, estudia todas las posibilidades. En las nuevas oportunidades podrían aparecer facetas que pueden aportar a todos.

Si quieres hacer una incorporación de personal, en el país existen algunas opciones que te podrían ayudar a cubrir el gasto, por ejemplo, el subsidio al Empleo Joven. Es un beneficio en dinero que otorga el Estado para mejorar el ingreso de jóvenes de 18 a 24 años que trabajen de manera dependiente o independiente.

Otra opción es dividir las jornadas laborales y pensar en el teletrabajo. Ambas te permitirán reducir costos vinculados a la presencialidad. También estudios determinan que trabajar menos horas aumenta la calidad del trabajo.

Nueva llamada a la acción

¡Mantén una buena gerencia!

Hasta ahora te hemos mostrado consejos que se realizan cuando nace una necesidad de reducir costos, pero esta se ha convertido en una tarea constante para grandes y pequeños empresarios.

En otras palabras, tiene que formar parte de la filosofía de la organización y del modelo de gestión empresarial.

Y es que, en sí, una óptima gestión reduce los gatos, ya que consta de principios claves como:

  1. Control de los procesos: Con la aplicación de un control más efectivo de todas las unidades de producción, será mucho más fácil identificar de forma rápida dónde hay derroche de dinero, tiempo y energía.
  2. Evitar errores: El sistema de gestión empresarial bien aplicado te permitirá no caer en los mismos errores. Por ejemplo, un procedimiento que genere doble trabajo se detendrá a tiempo y así evitar que genere pérdidas.
  3. Toma de decisiones asertiva: Conocer los movimientos y procedimientos con sus picos de productividad permitirá tomar una decisión correcta sobre cualquier inconveniente que se presente. Todo se traduce en menor costo y mayor efectividad.

Un sólido modelo o sistema de gestión puede ser ejecutado en cualquier espectro de la vida empresarial. Usualmente son los gerentes y supervisores los que logran poner en práctica el diagnóstico continuo.

En palabras un poco más sencillas, esta innovación es como un sistema de alarmas. Cuando algunos indicadores comienzan a fallar, se genera una emergencia que será atendida de forma oportuna.

Área administrativa y su papel en la reducción de gastos operativos

Hasta ahora hemos hablado de la parte operativa de una empresa. De cómo podemos poner en práctica algunos consejos para que los gastos vinculados a la salida del producto al mercado sean menores. Pero existe un compendio de labores administrativas, vinculadas al área fiscal, que también pueden ayudar a que esos números te favorezcan.

Una parte importante del mantenimiento de Grandes y Pequeñas y Medianas Empresas (Pymes) tiene que ver directamente con el pago de impuestos. Por ejemplo, las PYMES medirán su crecimiento a través del cumplimiento de sus obligaciones con el Estado.

Prestaciones sociales, pago de impuestos, reconocimiento de utilidades, entre otros trámites vinculados a la actividad comercial son compromisos ineludibles y si se dejan de honrar pondrían en una situación delicada las finanzas de la empresa.

Las faltas con el Estado acarrean multas que generan gastos no planificados y pondrían en riesgo el presupuesto anual. El hecho punible trae consigo la actuación de contadores e incluso abogados, lo que también incrementarían los costos no planificados.

Recordemos también el valor que tiene tu marca. Una sanción por el incumplimiento de compromisos fiscales pondría en tela de juicio la responsabilidad a la hora de ofertar un bien o servicio.

Es probable que quizás el tema de tributos no sea lo tuyo, por lo que seguramente tendrás que contactar a un contador. Ten en cuenta que también hay aplicaciones o softwares que te facilitarán estos procedimientos. Por lo menos recibirás una notificación a tiempo.

Disminuye los costes a través del presupuesto

Llegado hasta este punto seguro te habrás percatado de la importancia de saber cómo reducir los gastos operativos de una empresa. Sin embargo, ¿Cuál sería el mejor momento para plantearse nuevos objetivos? En efecto, a finales del cierre fiscal.

Algunas empresas realizan su planificación financiera a finales de año y supervisan el cumplimiento de los objetivos fijados cada mes. No es mala idea. Hay quienes recomiendan que se haga de esta manera porque las metas suelen ser más reales y acordes a los índices económicos del país.

Este último punto es importante, pues las proyecciones suelen cambiar de acuerdo al incremento de productos e incluso elementos vinculados a la producción (combustible, divisas y tarifas).

Es recomendable que cuando tengas el presupuesto puedas dividirlo y pidas colaboración a los encargados de áreas o simplemente solicites apoyo tu socio, a fin de que logren diagnosticar los gastos que son superfluos, que se puedan reducir con innovación o simplemente que deban ser suprimidos. Estamos seguros que ya sabes cómo hacerlo.

Es importante que tengas el inventario en cuenta a la hora de hacer el presupuesto. Una de las fallas más comunes, sobre todo en pequeñas y medianas empresas, es reservar materia prima y stock, lo que significaría un error.

Planificar qué hacer con el inventario es lo más adecuado, pues los productos en movilidad toman mucho más valor y pasan de ser un bien pasivo a estar activo en las operaciones comerciales. De esta forma, materiales y productos no formarán parte de las cifras rojas de tu empresa.

Hasta acá te presentamos ocho consejos útiles para reducir los gastos operativos de una empresa. Y para asegurarnos que tengas éxito, te invitamos a que conozcas algunos errores que debes evitar en el proceso. ¡Sigue leyendo!

¿Cómo reducir gastos operativos y salir airosos?

Antes de concluir queremos asegurarnos que llegaras al final del proceso con éxito. Y para que no haya dudas al respecto, te presentaremos sendos errores que se suelen cometer a la hora de buscar cómo reducir los gastos operativos de una empresa.

  1. Cliente intocable: Cuando tengas al frente el presupuesto o el diagnóstico de tus gastos operativos nunca sacrifiques la atención al cliente. Es importante que haya conexión entre el cliente y la empresa para que sea rentable. Al final de cuentas, él será tu consumidor. Tampoco suprimas gastos vinculados al marketing y redes sociales, te sirven de ventana al mundo.
  2. Cuida al trabajador: Es un error común creer que reducir gastos es despojar de cosas a la empresa o a su principal capital: el empleado. Recuerda que un empleado satisfecho es el mejor aliado para tu negocio. Además, será el primero en estar dispuesto a cambiar si llegare a ser necesario y dar un paso al frente para buscar una solución.
  3. Mide resultados: si bien el ensayo y error no es el modelo de gestión más sustentable, lo cierto es que hasta el gerente más hábil puede tomar una mala decisión, incluso si se basa en un amplio volumen de datos. Por ello, siempre que emplees una acción de reducción de costos, analiza para evaluar que no haya afectado a percepción de tu público o los empleados.

¡Eso es todo!

Estamos seguros que esta información fue útil para ti y que estos consejos los podrás aplicar cuando las finanzas de tu empresa lo requieran. Todos estos movimientos están dispuestos para que el empresario consiga bajar los costos de producción sin tener que sacrificar la calidad del producto.

Recuerda empezar siempre por lo más básico hasta llegar al presupuesto. De esta forma lograrás tener todos los frentes cubiertos. Actuar a tiempo es determinante a la reducir los gatos operativos en una empresa. Cualquier movimiento, por mínimo que sea, marcará unos puntos de mejoría que llevarán a tu empresa a la meta que planteaste.

Por otro lado, ten en cuenta el papel clave que juega la tecnología en la actualidad para cumplir con cada uno de los consejos mencionados y, en general, tener una mayor capacidad de control.

Softwares de facturación, sistemas de contabilidad y otras herramientas te ayudarán a controlar todos tus gastos de principio a fin, mejorando la trazabilidad y permitiéndote identificar puntos de la cadena de valor en que los recursos están siendo despilfarrados.

Además, permiten evitar duplicidades y otros errores que generan gastos extra, a la vez que optimizan uno de los recursos más importantes para cualquier empresa: el tiempo.

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