La contabilidad de una empresa es un asunto importante y no se puede pasar por alto. Para llevar a cabo esta tarea, los contadores se valen de distintas herramientas que facilitan su trabajo y mejoran el acceso a la información que se genera.

Es importante tomar buenas decisiones cuando se trata de llevar la contabilidad financiera de cualquier organización, para evitar cualquier inconveniente posterior que pueda poner en riesgo sus finanzas.

Una de las opciones que tiene el contador, es llevar la contabilidad de una pyme en Excel, una herramienta sencilla pero completa y fácil de usar.

Las ventajas de Excel en contabilidad financiera

Excel es un programa de hojas de cálculo ampliamente usado en diferentes áreas y que tiene múltiples funciones, incluidas algunas que son útiles para llevar la contabilidad de un negocio.

Ya sea, a través de una plantilla propia o una predefinida (que se pueden encontrar en varios sitios web), este programa es una buena alternativa para empresas que aún no pueden costear un sistema propio de contabilidad. 

Con el uso de Excel, es posible apoyar y gestionar la contabilidad en forma básica para una empresa. Crear un presupuesto, preparar estados financieros y balances, son tareas, que hechas a mano, podrían causar muchos problemas, pero gracias a las funciones de este tipo de programas realizar cálculos matemáticos y registrar datos gráficamente es más simple. 

El programa viene equipado con plantillas que permiten crear presupuestos, estados de flujo de efectivo y conocer el estado de activos y pasivos que tiene una empresa.

La aplicación es cómoda y flexible; si necesitas otras plantillas, puedes descargarlas de forma gratuita, comprar otras más especializadas e instalarlas en Excel o, en casos de presupuestos más complejos, puedes personalizar una plantilla existente o crear una desde cero. 

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¿Es aconsejable usar Excel en contabilidad?

Si bien es cierto que es posible llevar la contabilidad de una pyme en Excel, también hay que tener en cuenta que las tecnologías avanzan, ofreciendo mayor comodidad y nuevas funciones para mejorar las operaciones de administración.

Para poder utilizar Excel de forma eficiente, es necesario conocer fórmulas y diferentes funciones, de lo contrario se puede transformar en un gran dolor de cabeza debido a la variedad de posibilidades que ofrece el programa.

La falta de manejo de este programa también es un obstáculo puede poner en aprietos no solo a quien lo usa, sino a las organizaciones que confían sus procesos contables en este programa.

Por otro lado, al ser utilizado universalmente cualquiera que quiera aprender a usarlo puede lograrlo en poco tiempo. Esto, más que una virtud se puede convertir en una amenaza para el trabajo contable ya que, al ser fácil de modificar, cualquier persona que tenga acceso a él puede cambiar datos, obstruyendo el crecimiento de una empresa al poner en riesgo información.

Otro inconveniente de llevar la contabilidad de una pyme en Excel, es que se sobrecarga cuando trabajas con datos en grandes cantidades, o no tienes la información online para utilizarla sin importar el lugar o el momento en que la requieras. Lo anterior, se traduce en una pérdida de tiempo y eficiencia que reduce la confiabilidad en este tipo de herramienta por parte una empresa.

Por otro lado, Excel no incorpora información sobre regulaciones fiscales ni contables. Esto impide estar al día de los cambios en la legislación que pudiera afectar el proceso contable, ya que no es posible integrar esa información al programa.

Con sus pros y contras, Excel constituye una ayuda para la contabilidad. Pero, cuando hablamos de negocios que busquen crecer y ser más competitivos, la posibilidad de contar con un software contable no es un lujo, es una inversión necesaria y un aliado que facilitará la administración y gestión financiera a empresas de cualquier tipo o tamaño.

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