Contabilidad de costos: qué es, ejemplos y objetivos

Sin el manejo de esta contabilidad, establecer precios adecuados que generen un margen óptimo de ganancia e identificar los puntos débiles en la cadena de producción, parece ser una tarea alejada de la realidad. Lo que, en el mediano o largo plazo, se traduce en pérdidas monetarias para la empresa.

Por eso, a lo largo de este texto, plantearemos los aspectos más importantes de la contabilidad de costos y su aplicación en las organizaciones, así como sus objetivos y algunos ejemplos.

¿Qué es la contabilidad de costos?

La contabilidad de costos es el proceso de registrar, clasificar, analizar y evaluar todos los costos asociados a la producción de bienes o servicios.

Su objetivo es ayudarte en la determinación del costo real de cada producto o servicio, cuánto estás ganando y qué áreas puedes mejorar.

Un poco de contexto histórico

Según la historia de la contabilidad, los tipos de contabilidad de costos se consolidaron entre finales del 1800 y principios del 1900.

Desde entonces, con más de un siglo de desarrollo, esta rama se ha convertido en una de las herramientas más importantes a la hora de mantener y mejorar la salud financiera en las empresas.

Al ofrecer una visión amplia y clara de lo que se invierte en la creación de un producto o servicio y, con ello, de la rentabilidad que genera su comercialización, se convierte en uno de los tipos de contabilidad de mayor relevancia para las organizaciones.

Hoy, la contabilidad de costos, como muchos otros procesos, se ha modernizado hasta tal punto que ciertos reportes se llevan a cabo con Inteligencia Artificial.

¿Para qué sirve la contabilidad de costos?

Aplicar contabilidad de costos en tu empresa puede marcar una gran diferencia en tu rentabilidad. 

Estas son algunas de sus funciones más importantes:

• Determinar el costo real de tus productos o servicios.
• Establecer precios de venta estratégicos basados en un análisis de costeo detallado.
• Controlar los gastos en cada etapa de la fabricación o prestación del servicio.
• Detectar cambios en los procesos que estén afectando tu rentabilidad.
• Apoyar la toma de decisiones gerenciales basadas en datos.

Características de la contabilidad de costos

Indiferentemente del propósito con el que se implemente, en la contabilidad de costos características predominantes confieren su esencia.

1. Exactitud en los resultados

La contabilidad de costos se basa en datos concretos que permiten una clasificación precisa de cada egreso, ya sea en insumos, horas de trabajo o recursos indirectos.

De esta manera, permite que los cálculos acordes al precio de venta y costo total, sean igual de exactos que los datos proporcionados.

2. Objetividad y subjetividad

Como trabaja con números, la subjetividad que afecta el valor de los productos o servicios, no está presente. Por lo que, la contabilidad de costos ofrece un escenario objetivo y realista en el que no es necesario integrar opiniones o percepciones para obtener un resultado.

Sin embargo, algunos elementos para sus cálculos, como los costos indirectos, están regidos por la subjetividad de quien los asigna. En ese sentido, aunque hablamos de un sistema objetivo, la subjetividad, en una medida muy pequeña, puede estar presente.

3. Claridad

Un buen manejo de la contabilidad de costos es sencillo, práctico y fácil de entender. Tanto, que fácilmente puede presentarse a otros departamentos de la organización sin que su compresión sea un problema.

4. Flexibilidad

Al no existir un reglamento específico que dictamine el planteamiento o forma de ejecutar las actividades contables, es posible adaptarla a las necesidades de la empresa y a las preferencias del contador sin que esto repercuta de manera negativa en el proceso.

5. Cautela

La contabilidad de costos no es obligatoria, por eso, el contador, con el apoyo del centro de costos, es capaz de hacer los cálculos pertinentes y ofrecer resultados solo a la gerencia de la empresa.

Se trata de una de las características de contabilidad de costos más importante, puesto que permite abordar los costos como un asunto interno, en el que no es necesaria la integración con agentes públicos.

Ejemplos de contabilidad de costos aplicados a empresas

🥾 Ejemplo 1: Fábrica de calzado

Una empresa dedicada a la fabricación de calzado desea conocer el costo de producción de un par de botas. A través del proceso de costeo, identifica todos los elementos involucrados. 

Aquí el desglose:

Tras el análisis, la empresa nota que su margen es muy ajustado. Gracias a esta información, puede tomar decisiones como:

• Buscar proveedores más económicos.
• Optimizar procesos de producción.
• O bien, vender a un segmento premium que valore la calidad y pague un precio mayor.

✈️ Ejemplo 2: Agencia de viajes

Una agencia detecta que sus tours de Chile a España están saliendo más caros de lo habitual. Al desglosar los costos por pasajero, encuentran que el hospedaje y transporte aumentaron significativamente:

Gracias al análisis de costos, optan por aplicar estrategias de negociación con hoteles de alta jerarquía pero más económicos, y por alquilar un bus con su propio chofer, en lugar de optar por transportes particulares.

Así, a través de este ejemplo, podemos afirmar que la contabilidad de costos permite apreciar los resultados de la gestión empresarial e identificar los factores que inciden positiva o negativamente en la producción final.

Por otra parte, también debes tener en cuenta que lo anterior se trata de un proceso manual, que, a pesar de ser efectivo, conlleva una cantidad importante de tiempo y recursos.

Por lo que, si quieres agilizar este proceso y centrar tus esfuerzos no en el cálculo de costos, sino en las estrategias para mejorarlos, en Nubox disponemos de un sistema de contabilidad que puede convertirse en la mejor herramienta a la hora tanto de hacer una contabilidad de costos, como de realizar cualquier gestión contable.

¿Cuáles son los 3 objetivos de la contabilidad de costos?

A continuación, basándonos no solo en su proceso de elaboración, sino en lo que se espera tras obtener los resultados, te planteamos los 3 principales objetivos de la contabilidad de costos.

1. Planear y controlar de los costes de producción

Tras tener toda la información correspondiente a la producción y a los costos inmersos en ella, el siguiente paso es controlar el proceso en cuanto a egresos se refiere; desde el pago de materia prima, hasta los gastos administrativos.

Para ello, realiza un constante seguimiento en pro de asegurar que no existan pormenores o pérdidas innecesarias. 

A su vez, planea qué nuevos elementos pueden integrarse, eliminarse o qué factores de las operaciones pueden mejorarse para reducir los costos totales.

2. Tomar decisiones acertadas

De lo anterior, nace otro de los objetivos de la contabilidad, que, en este caso, se reduce a que la gerencia o los directores usen la contabilidad para tomar las mejores decisiones a beneficio de la compañía.

Con la información recolectada es posible para ellos definir el precio final de los productos, calcular la utilidad o pérdida, y definir qué aspectos ameritan más atención que otros. 

A su vez, permite que evalúen si las propuestas de mejora merecen o no la pena, considerando la realidad de la producción.

3. Mejorar la rentabilidad del negocio

El objetivo final es claro: aumentar ganancias. Ya sea reduciendo costos innecesarios, optimizando procesos o incluso mejorando la eficiencia del equipo, la contabilidad de costos es una aliada directa de la rentabilidad.

Para ello, se pueden implementar diferentes estrategias para optimizar los costos de operaciones, como el uso de materia prima más económica, la disminución de costes relacionados al envío y distribución, la compra de equipos con menor consumo energético, entre otros.

Asimismo, también es posible que no sea necesario disminuir costos, pero sí aplicar estrategias para aumentar las ventas, encontrar nuevos accionistas, identificar mejores oportunidades de inversión, entre otros.

Todo lo anterior puede deducirse con apenas comprender el porqué de determinados costos, que, posteriormente, tras la implementación de métodos adecuados, puede convertirse en una excelente vía para mejorar la economía empresarial.

¿Qué es lo más importante para la contabilidad de costos?

Existen aspectos claves que describen una contabilidad de costos efectiva. A continuación, te dejamos los más importantes.

1. Una estructura legible

Una contabilidad de costos debe poseer una estructura sencilla. Lo ideal es que no utilice elementos innecesarios o redundantes que puedan confundir a la persona que la visualiza. 

Así mismo, el texto incluido en ella debe ser puntual y preciso. De esta manera, se evitará un aspecto recargado y poco coherente.

2. Elementos completos

Es imprescindible incluir elementos que le den precisión a los resultados. En ese sentido, deben prevalecer los siguientes: 

• Costos fijos y variables;
• costos unitarios y totales;
• materia prima;
• volumen de producción;
• mano de obra.

De la misma manera, a pesar de que en ocasiones son obviados y no se consideran fundamentales, es igual de importante agregar los siguientes renglones en los costos de producción o materia prima: 

• Inversión en publicidad o estrategias de marketing;
• gastos administrativos; 
• alquiler de mobiliario o espacios;
• costos indirectos;
• gastos de envío.

Por supuesto, si lo consideras necesario, puedes agregar más elementos relevantes o eliminar alguno de los mencionados. 

Debes recordar que lo realmente importante es que se adapte a las necesidades de tu empresa y de tu equipo.

3. Utilidad

Más allá de los procesos y detalles para elaborar una contabilidad de costos, el punto clave está en que sea de utilidad para la empresa. De lo contrario, su elaboración habrá sido en vano.

Idealmente, no es necesario esperar a notar una deficiencia en la rentabilidad para optar solicitar una contabilidad de costos. 

En vez de ello, pueden ejecutarse con cierta frecuencia para ayudar a identificar problemas menores, como una mala gestión de compras o una deficiencia en la administración, que, con el paso del tiempo, podrían convertirse en problemas mayores.

Errores comunes al aplicar contabilidad de costos

Evitar estos errores puede marcar la diferencia:

• No incluir todos los costos: muchos omiten gastos administrativos, marketing o logísticos.
• Usar precios estimados y no reales: afecta directamente la exactitud.
• No actualizar la información: un informe de costos desactualizado puede llevar a decisiones erróneas.
• No automatizar el proceso: hacerlo manualmente es más lento y propenso a errores.

Preguntas frecuentes

¿Cada cuánto debo hacer una contabilidad de costos?

Depende del tamaño y rubro de tu empresa. En general, se recomienda hacerlo mensualmente o por cada ciclo de producción relevante.

¿La contabilidad de costos es obligatoria?

Aunque no es obligatoria, es altamente recomendable si quieres tener control real sobre tus finanzas operativas.

¿Puedo hacerla sin software?

Sí, pero implica más tiempo y es más propensa a errores. Usar herramientas digitales acelera el proceso y mejora la precisión.

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Para este punto, es evidente que la importancia de la contabilidad de costos radica no solo en la información propiamente dicha, sino también en la interpretación que hagas de la misma y la forma en que la utilices para optimizar los procesos productivos y aumentar las utilidades.

Al igual que la contabilidad general, se convierte en una herramienta invaluable para la toma de decisiones acertadas, el incremento de la rentabilidad del negocio y una gestión mucho más efectiva de todos los procesos implícitos en el mismo. Lo que, en consecuencia, aumenta la eficiencia de tu empresa.

Por supuesto, para obtener todas estas ventajas, es imprescindible contar con un contador altamente capacitado que identifique todo aquello que pueda estar suponiendo un egreso extra en tus operaciones.

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