¿Qué es la cobranza preventiva?
La cobranza preventiva consiste en la primera gestión de cobro, empleada cuando las facturas y responsabilidades de pago están próximas a su vencimiento.
Como su nombre lo dice, es una acción preventiva —y además estratégica— que está orientada a recordar y persuadir a los clientes para que cumplan con sus obligaciones a tiempo, protegiendo tanto la relación comercial como la estabilidad financiera del negocio.
Principalmente, las tácticas de cobranza preventiva se aplican a clientes con antecedentes de mora, dificultades económicas y cualquier otro elemento de riesgo.
Dentro de las empresas, diferentes departamentos y equipos comerciales pueden encargarse de impulsar este cobro temprano y preventivo, como:
- dirección comercial;
- cobranzas;
- gerencia de zona;
- cumplimiento normativo y gestión de riesgos.
Por otra parte, esta puede ser llevada a cabo por gestores y especialistas externos que administren tu cartera de clientes.
En cuanto al plazo ideal para realizar la cobranza preventiva no existe un plazo determinado, pues todo depende del tipo de negocio y las condiciones de las relaciones comerciales: lo importante es que la realices con suficiente antelación y, por supuesto, de manera estratégica y persuasiva para obtener resultados favorables sin dañar la experiencia del cliente.
Cabe destacar que en Chile existen instrumentos que le dan título legal a las entregas de mercancía y que respaldan la cobranza en tiempo oportuno, como la Ley de Pago a 30 Días.
Acciones claves de la cobranza preventiva
La cobranza preventiva es mucho más que informar a los clientes que deben pagar una deuda a tiempo. También, se trata de una labor minuciosa y constante que está basada en el análisis, contemplando acciones claves como:
Análisis de operaciones de venta
Esto se hace para analizar que todos los procesos de venta se hayan hecho de manera ordenada y determinar en cuáles operaciones es indispensable ejecutar un trabajo de cobro preventivo.
Evaluación y clasificación de cartera de clientes
El cobro preventivo puede aplicarse únicamente a un grupo de clientes: en este caso, por supuesto, es necesario segmentar a los usuarios y determinar con claridad a cuáles se orientará este proceso estratégico y anticipatorio.
Manejo de base de datos de clientes
Consiste en recolectar información de contacto e interés sobre los clientes —especialmente los de mayor riesgo— para emplear los mejores canales y métodos de comunicación con los mismos.
Medición de resultados de acciones de cobranza
Se trata de evaluar —por medio de indicadores y datos concretos— la efectividad de las acciones y estrategias de cobranza preventiva para hacer ajustes a tiempo.
La tasa de respuesta de mensajes y recordatorios al igual que el porcentaje de pagos a tiempo son métricas que debes seguir de cerca.
Documentación del proceso de cobranza
Consiste en registrar todo el proceso de cobro a cada cliente para tener un sustento legal y una guía operativa en caso de que sea necesario avanzar a etapas y acciones más agudas de carácter legal y judicial.
Tipos de cobranza preventiva
De acuerdo a la forma en que se llevan a cabo, existen 3 grandes tipos de cobranza preventiva:
Cobranza preventiva directa
Se trata de los recordatorios y comunicaciones de cobro realizados de manera explícita y directa por parte de la empresa: hablamos, por ejemplo, de cartas personalizadas, correos electrónicos y SMS.
Bajo este mecanismo, las exigencias de las empresas son formales y concretas.
Cobranza indirecta
La cobranza preventiva siempre intenta ser persuasiva y estimular la buena cultura de pago en los clientes. En este sentido, los métodos indirectos son los que más se ajustan a este principio, aunque esto no quiere decir que los directos dejen de ser necesarios o efectivos.
Aquí encontramos estrategias como los descuentos por pago adelantado e incentivos similares, los cuales condicionan los acuerdos comerciales para que el cliente se vea más motivado —e, incluso, obligado por temas de conveniencia económica— a pagar a tiempo.
Tercerización de cobranza preventiva
Consiste en dejar el trabajo de análisis de cartera de clientes, comunicaciones y recordatorios en manos de empresas especializadas, como call centers o centros de llamados.
Este tipo de cobranza suele ser utilizado por aquellas empresas que —debido a su tamaño o complejidades operativas— no tienen el tiempo y los recursos necesarios para desplegar un riguroso, estratégico y analítico trabajo de cobranza temprana y anticipatoria.
¿Qué sigue después de la cobranza preventiva?
Luego de explicarte los diferentes tipos de cobranza preventiva, te presentamos las instancias críticas que pueden seguir en caso de que los clientes no hayan realizado un pago en el tiempo esperado:
Cobranza judicial
Se trata de la cobranza amparada en recursos legales, lo cual puede significar que los casos deriven en juicios.
Cobranza extrajudicial
Conlleva pactar nuevas fechas de pago, establecer planes fraccionados y fijos, disminuir intereses y establecer cualquier condición acordada para que la deuda sea saldada de manera efectiva, aunque no bajo los parámetros iniciales.
Ahora bien, tu objetivo debe ser optimizar la cobranza preventiva para no llegar a las instancias que acabamos de mencionar.
¡Listo! Ya conoces qué es la cobranza preventiva y sus tipos. Nuestra recomendación para ponerla en práctica es que te apoyes en soluciones como los software de facturación electrónica y los sistemas de contabilidad para que puedas seguir en tiempo real y de forma eficiente tus registros de operaciones y ventas: de esta manera, podrás iniciar oportunamente un proceso de cobro anticipatorio y estratégico.
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