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Por qué un software con conciliación bancaria puede solucionarte la vida

Publicado por Ana Zúñiga | 9 de octubre del 2018
Por qué un software con conciliación bancaria puede solucionarte la vida

Cuando administramos las finanzas de un negocio, lo básico es lograr que las cuentas cuadren y reflejen así la realidad económica de la empresa. Sin embargo, inevitablemente nos enfrentaremos a momentos en que las cuentas contables no coincidan con los comprobantes bancarios, por lo tanto, se hará necesaria la conciliación.

Suena un poco complejo, pero la conciliación bancaria no es más que una comprobación que realiza, generalmente un profesional de la contabilidad,  a sus libros contables y los extractos de las cuentas corrientes de la empresa. Por tanto, resulta ser la justificación de la contabilidad en base a cartolas bancarias.

En palabras aún más simples, podemos definirla como un proceso que te permitirá comparar los valores que la empresa guarda como registro en una cuenta de ahorros o una cuenta corriente, con los valores que el banco suministra por medio de cartolas bancarias. Así es, las cartolas que recibes cada mes.

Dicho esto,  la finalidad que persigue el procedimiento es mejorar la coincidencia de los gastos realizados por un negocio con los extractos del banco. Promoviendo también, la generación de saldos que siempre sean verídicos.

Si todo va bien con respecto a tu conciliación contable, podrás decir que la salud financiera de tu empresa está en equilibrio. Por lo mismo, te recomendamos que no esperes a encontrar errores entre los libros de tu empresa y los bancarios, sino que realices el proceso de conciliación constantemente.

Si hay algo que tenemos clarísimo y sabemos que tú también, es que mientras más tiempo transcurre, más difícil se hace cuadrar las cuentas.

Lee también: "La importancia de la Factura de Exportación para el crecimiento de tu empresa"

¿Cómo se lleva a cabo el proceso de conciliación?

Entendemos que anteriormente estuviste registrando todos los movimientos financieros en un libro auxiliar y que, al mismo tiempo, la entidad bancaria realizó lo correspondiente mediante cartolas o comprobantes de compra, por tanto, el paso siguiente sería verificar de manera manual o digital.

La información que debes tener a la vista es la siguiente:

  • - El registro de los gastos e ingresos de tu empresa durante todo un mes.
  • - La cartola o comprobante bancario correspondiente al mes o meses en cuestión.
  • - Toda tu atención para comparar línea por línea, con el objetivo de que todo coincida.

Hablamos de una labor muy importante, en la que el contador es fundamental , por lo que cada uno decidirá cuál es el sistema que funciona de mejor manera para realizar sus conciliaciones bancarias.Actualmente, muchos de ellos se basan en el método que mencionamos anteriormente o con la ayuda de una planilla excel.

Sin embargo, también hay otros profesionales de la contabilidad que aprovechan la funcionalidad de ciertos programas de facturación y sistemas contables que incluyen conciliación bancaria automática.

¿Cómo funcionan esos programas?

Bueno, la mayoría sólo te solicitará que subas la cartola bancaria y luego el software se encargará de relacionar automáticamente tus facturas y gastos con los movimientos que aparezcan en el extracto.

Lo importante será que el software incluya las siguientes acciones:

1) Elección de cuentas que integrarán movimientos bancarios.

2) Aviso de movimientos que han sido conciliados y los que no. 

3)  Te permita "desconciliar", en caso de que estés en desacuerdo con la propuesta de conciliación que te entregó el software.

4) Entrega de reportes de Conciliación Bancaria.

5) Que no realice la conciliación automática en caso de que hayan 2 opciones con el mismo monto.

Descarga la infografía AQUÍ

 

¿Qué pasa si no coinciden los datos en la conciliación?

Por lo general es normal que el extracto del banco y el registro de tus cuentas no coincidan.

La conciliación no busca que tus cuentas sean perfectas , sino que precisamente te ayudará a averiguar por qué se dan los errores y a encontrar una explicación razonable.

En este contexto, la principal razón por cual el saldo final del banco no coincide con el saldo que muestran los libros contables de tu empresa, casi siempre será la diferencia que presentan ambas entidades para registrar sus partidas. Del mismo modo,  tales errores también pueden ser causados por cheques girados que no han sido reclamados por el beneficiario, consignaciones registradas que el banco no ha abonado a la cuenta de la empresa, notas de debido o crédito que no han sido registradas por la compañía, errores del banco al liquidar determinados conceptos, o equivocaciones de la empresa al registrar mal los valores en los libros auxiliares, ya sea al digitar los datos de forma incorrecta o colocar mal una coma.

Por ello, no sólo será importante saber cómo realizar una Conciliación Bancaria, sino que también realizarla de manera frecuente o, bien automáticamente con la ayuda un software, con la finalidad de detectar a tiempo, y con claridad, cualquier tipo de inconsistencias que puedan detectarse en los balances.

 

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