Apertura contable: ¡4 recomendaciones para hacerla exitosa!

Una de las tareas más comunes dentro del área contable es la apertura de períodos en contabilidad, indispensable al inicio de actividades o cuando se reanuda el ejercicio económico, inmediatamente después de haber realizado el respectivo cierre del período anterior. 

Sin embargo, al hablar de aperturas de períodos para empresas existentes que acaban de hacer el cierre del ejercicio anterior o que nunca han llevado contabilidad, las cosas suelen ser un poco más complejas, especialmente cuando no se cuenta con un software de contabilidad avanzado que haga los asientos de apertura automáticamente en base al cierre recién finiquitado. Por lo tanto, los siguientes consejos y recomendaciones para su ejecución pueden ser de gran ayuda en tu trabajo.

Asegúrate de que el cierre contable del período anterior quede perfecto

El punto de partida para la apertura de un período de contabilidad es el cierre inmediatamente anterior. Por eso, debes asegurarte de que ese trabajo haya quedado perfecto, sin cuentas pendientes por liquidar, operaciones por registrar o conciliaciones por realizar. 

De esa manera, la reclasificación de las cuentas será más precisa y fidedigna de la situación financiera y económica de la empresa; y todo el proceso relacionado con la carga de las cuentas de Activo y abono de las de Pasivo será mucho más sencillo de realizar.

Detalla perfectamente los saldos de apertura de cada una de las cuentas

Al elaborar la apertura de un período contable, no basta con reseñar las cuentas como maquinaria o clientes. Es necesario que elabores una ficha de los elementos que componen cada una de las cuentas (recuerda que el balance de sumas y saldos debe detallarse de ese modo).

No es suficiente, por ejemplo, con crear clientes en su conjunto, sino que es imprescindible detallar cada uno de ellos con su respectivo saldo de apertura. Esto, además de que es sinónimo de una contabilidad financiera bien estructurada, hace más fácil la identificación de errores cuando las sumas del deber y el haber no cuadran. 

Al respecto, algunos softwares de contabilidad permiten crear las cuentas con sus saldos iniciales, en base a un plan único de cuentas, mientras hacen automáticamente los registros en el activo o pasivo, según sea el caso. 

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Considera la carga masiva de datos

El proceso anterior puede ser de lo más complicado, especialmente cuando se trata de aperturas de empresas que jamás han llevado contabilidad y deciden hacerlo de un momento a otro.

Tienen inventario, maquinaria, clientes, deudas, facturas por cobrar, movimientos bancarios y otros activos y pasivos más que requieren ser contabilizados, pero de los que no existe un mayor registro o sistematización. 

En este caso la carga masiva de datos es una excelente alternativa. Existen programas de contabilidad que ofrecen una solución a este problema. En lugar de realizar los ingresos de saldos y valores uno a uno, hay opciones que permiten que se seleccione toda la información que hay en las bases de datos, en otros dispositivos y en hojas de cálculo o sistemas, y se importas a un plan único de cuentas.

De esa manera ahorras mucho tiempo y reduces a cero los errores asociados al registro de cuentas. Es decir, que todo el proceso de apertura es mucho más rápido y sencillo. 

No dejes de incluir todos los bienes propiedad de la empresa

Ninguna apertura puede calificarse como exitosa si no se asocian a cuentas contables absolutamente todos los bienes de la empresa, como maquinaria, equipos, terrenos, edificios, mobiliario, obras de arte, etc.

Para realizar tal integración debes verificar que el libro de inventarios y otros documentos involucrados en el proceso se encuentren actualizados al 31 de diciembre del ejercicio anterior, o la fecha en que se realizó su respectivo cierre.

Estas recomendaciones harán que la apertura de períodos en contabilidad sea mucho más sencilla y precisa. Recuerda que de la eficacia y exactitud de este proceso depende, en gran medida, la calidad de los informes que debes generar al final del ejercicio, especialmente de aquellos relacionados con la carga tributaria que debe asumir la empresa.