Consejos para hacer un cierre contable de forma exitosa

Al finalizar un período contable, generalmente el 31 de diciembre de cada año, todas las empresas deben ejecutar el cierre contable. Es decir, tienen que cancelar las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) y llevar dichas cifras a sus respectivas cuentas de balance (activo, pasivo y patrimonio), con el fin de determinar el resultado económico del ejercicio y lograr cuantificar las pérdidas o utilidades. 

El procedimiento para hacerlo es bastante sencillo y seguramente ya lo dominas. Pero no está demás que apliques los siguientes consejos para optimizar las tareas de cierre contable. 

Verifica que la información se encuentre completa y perfectamente sistematizada

Asegúrate de tener los registros de todos los movimientos de las cuentas de ingresos, costos de venta y costos de producción perfectamente sistematizada. 

Verifica que la contabilidad está cuadrada

Has un balance para corroborar las operaciones al cierre del ejercicio contable. De esta manera podrás darte cuenta si la contabilidad está cuadrada o no. Si identificas algún error tienes que resolverlo para poder continuar. 

Asegúrate de que no hay fallos en la contabilidad

Revisa todas las fichas del libro mayor en busca de falencias en la gestión del periodo contable, como haber olvidado abrir una cuenta de amortización, inconsistencias en los saldos o errores en el ingreso de valores. 

Haz los ajustes y conciliaciones necesarias

Antes de proceder a la cancelación de las cuentas de resultado, tienes que hacer los ajustes y conciliaciones que correspondan. De no realizarse esta tarea, el balance final no reflejará realmente las pérdidas y ganancia, ni la situación patrimonial de la empresa. 

No olvides los respectivos asientos contables de cierre

Una vez has realizado los respectivos ajustes contables, debes ejecutar los asientos contables de cierre. Para ello debes debitar las cuentas de ingresos y acreditar las cuentas de gastos y costos, contra la cuenta transitoria de “Pérdidas y Ganancias”. 

Adelanta bien el proceso de Arqueo de Cajas

Al hacer las conciliaciones, es recomendable que revises por adelantado el ejercicio en cajas menores y anticipos de la compañía, a fin de que la conciliación entre la contabilidad y lo que se tiene en caja sea de lo más precisa. 

No olvides que no deben quedar cajas menores pendientes por legalizar. Exígeles a todos los responsables de dichas cajas la legalización de todos los gastos realizados mediante los recursos de esta cuenta y la entrega inmediata del efectivo disponible. Nada debe quedar pendiente.

Verifica que has cerrado todas las cuentas de resultados

Aunque parece obvio, a la hora de hacer cierres es un error común omitir la cancelación de algunas cuentas y hacer su debida contrapartida en la cuenta transitoria de pérdidas y ganancias. 

Independientemente de las razones por las que se comete tal falla, tienes que evitar cometerla pues de terminar el cierre en dichas condiciones, puedes verte obligado a realizar de nuevo todo el proceso, especialmente cuando el negocio es algo grande o ha registrado demasiadas operaciones al año. 

Lleva a la cuenta de patrimonio el resultado final de la cancelación de las cuentas

Si no lo haces no podrás cuantificar las ganancias o pérdidas. Recuerda que si el resultado es una pérdida el patrimonio disminuirá, pero si es una utilidad éste aumentará. 

Haz la conciliación de las cuentas bancarias

Al comparar los registros contables de tus cuentas de bancos con los suministrados por la entidad bancaria y realizar la respectiva conciliación, eliminas todas las posibles contingencias e incongruencias que se puedan presentar a la hora de determinar los montos de las cuentas de resultados. 

Reclasifica las cuentas

Al terminar el cierre contable debes volver a clasificar las cuentas, especialmente las de bancos, clientes, proveedores y cualquier otra que arroje un saldo en rojo o negativo. Por ejemplo, si cuenta de bancos resulta en rojo, tienes que reclasificarla en la sección de pasivos.

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Ten en cuenta todas las operaciones

A la hora de hacer el cierre contable no omitas ninguna operación, ni siquiera las que no han sido notificadas, como la legalización de escrituras públicas por compra o venta de inmuebles, aumentos de capital, creación de sociedades y demás actividades de impacto directo en la planeación tributaria.

Realiza una correcta planificación de políticas contables

Establecer políticas y procedimientos contables permite a las empresas —en su debido momento— reflejar fielmente su situación financiera y económica, pero también incidir en la carga tributaria a asumir cada año y en la disponibilidad de capital de trabajo. 

Eso sí, considera que esta no es una labor que debas ejecutar al momento del cierre contable, pues en ese momento ya no tiene ningún sentido: por supuesto, debes hacerla al inicio del periodo, tomando como base los resultados del ejercicio que acabas de cerrar junto a los objetivos financieros y económicos de la empresa. De esta manera, la planificación no será improvisada y la mayoría de sus medidas surtirán efecto gracias a la adecuada preparación.

Monitorea los cambios y reformas del entorno tributario

Cada negocio puede contar con esquemas y mecanismos propios para elaborar el cierre contable de acuerdo a sus características y necesidades. Aún así, es sumamente necesario el estudio del entorno fiscal para conocer y comprender regulaciones, exigencias y reformas que puedan ejercer algún tipo de influencia sobre este proceso.

Además de ser un reporte financiero interno —que permite sacar conclusiones acerca del rendimiento durante el ejercicio— es un aspecto clave en las responsabilidades fiscales: recuerda que de los valores y saldos que obtengas dependen las declaraciones de renta y las diferentes obligaciones tributarias que deben asumir las empresas.

También, vale la pena mencionar que los grandes contribuyentes necesitan adaptar el proceso de cierre anual a las características y estructuras del balance general que las autoridades les exigen presentar y difundir.

No olvides la valoración de existencias

Un grave error a la hora de realizar el cierre anual es olvidar este proceso esencial: en algunas ocasiones, los contadores y encargados se centran solamente en datos e indicadores financieros de balances, estados y cuentas, dejando a un lado el inventario.

No obstante, la realidad es que las existencias del inventario juegan un papel clave en los resultados finales de la empresa, ya que deben estar plasmadas en el balance general. En sí, estas constituyen parte del valor activo circulante del negocio y, al mismo tiempo, del patrimonio.

Por otro lado, al analizar los costos, también debes considerar el inventario para determinar el consumo asociado a este durante el ejercicio, es decir, los gastos que involucró su gestión y manejo.

Esta acción, más allá del cierre anual, te arrojará datos y conclusiones fundamentales para la toma de decisiones de un negocio y la búsqueda del incremento de sus márgenes de rentabilidad.

Examina las provisiones de riesgo

Es crucial no enfocarse únicamente en operaciones corrientes ni en capital de trabajo al hacer el cierre contable anual, ya que existen muchos otros elementos financieros que impactan en los resultados y que deben tenerse en cuenta, como es el caso de las provisiones de riesgo.

Estas provisiones consisten en el dinero resguardado para tener la capacidad de enfrentar y cubrir, financieramente, riesgos potenciales o gastos futuros asociados a las emergencias y eventualidades que están al margen de la planificación operativa.

Las cuentas de provisiones —que pueden considerarse de pasivo— deben ser analizadas para medir cuánto saldo de estas fue utilizado y, en consecuencia, hacer el registro contable pertinente.

Durante ese mismo proceso, al tener conocimiento del uso de las provisiones, tendrás la posibilidad de planificar las dotaciones para el próximo ejercicio con la finalidad de mantener un enfoque preventivo y asegurar las operaciones.

Analiza la depreciación o apreciación de bienes

Como ya sabes, las cuentas de patrimonio forman parte del cierre contable anual de una empresa: por ende, para conocer el estado de este y su variación con el pasar de los meses, necesitas estudiar e identificar la apreciación o depreciación de bienes y propiedades.

En este punto entran en juego vehículos, maquinarias, mobiliario y locales e inmuebles, entre otros activos que suman valor a un negocio para registrar la amortización de estos elementos en el renglón de inversiones y no como gastos corrientes.

Cumplir con este consejo también es positivo desde el punto de vista estratégico, pues te mostrará fielmente el valor de una empresa y, con base en esto, podrás planificar de manera coherente los objetivos del próximo ejercicio y prevenir determinados riesgos.

Actualiza la información y elabora balances cada mes

Como consejo final, pero no menos importante, debemos decir que resulta mucho más conveniente empezar a construir el cierre anual desde el primer mes.

La realización de cierres en cada mes te permitirá mantener todos los valores y datos actualizados: de este modo, al final del año tan solo tendrás que corroborar y totalizar, lo que se traduce en optimización del tiempo y en menos errores.

Sin duda, comenzar a aplicar este esquema evitará que sigas "corriendo" al cierre de cada ejercicio para poder completar —con apuros y, muy probablemente, imprecisiones— este proceso contable obligatorio antes del 31 de diciembre.

Además de facilitar el cierre anual contable, el análisis mensual brinda grandes beneficios desde el punto de vista estratégico y administrativo, ya que posibilita identificar problemas de manera rápida y a tiempo, garantizando el conocimiento de la realidad de los negocios en todo momento. 

¡Perfecto! Hemos llegado casi al final de este artículo y ahora ya conoces cuáles son los consejos que te conviene seguir al pie de la letra para tener éxito a la hora de realizar un cierre contable.

Como ves, para desarrollar este proceso sin problemas y asegurar resultados positivos necesitas aplicar una serie de buenas prácticas contables, asociadas no solo a la verificación de un amplio volumen de datos y valores, sino también al orden y a la integración de los mismos.

Como consejo extra, creemos que es relevante que pienses en la posibilidad de implementar un software de contabilidad, preferiblemente integrado a un sistema ERP —planificación de recursos empresariales— y a tu sistema de facturación electrónica.

¿Por qué? En palabras simples, este tipo de programas te permiten automatizar todas las tareas de registro de asientos contables y la sistematización de datos, además de generar por sí solos algunos informes y balances: todo esto hará que el cierre contable sea mucho más fácil y rápido que cuando se lleva a cabo por medio de mecanismos y prácticas tradicionales y netamente manuales. 

Recuerda que las empresas requieren de un excelente cierre contable para cumplir sin inconvenientes con todas sus obligaciones tributarias y, más importante aún, detectar falencias operativas y determinar estrategias enfocadas al aumento de su rentabilidad.

¿Este material te resultó de provecho? Luego de conocer estos consejos sobre cómo hacer tu cierre contable con precisión y efectividad, te invitamos a descargar nuestro Kit para contadores para que empieces a llevar tu contabilidad de forma ordenada. ¡No pierdas la oportunidad!