¿Cómo se hace el cierre del ejercicio contable?

¿Qué es el cierre del ejercicio contable?

El cierre del ejercicio contable es el proceso mediante el cual una empresa revisa, ajusta y consolida toda su información financiera correspondiente a un periodo de 12 meses, generalmente el año calendario.

El resultado de este proceso es la base para calcular impuestos, evaluar la salud financiera del negocio y planificar el año que viene.

En el caso chileno, diciembre es el mes en que se concentra gran parte de este trabajo: cierre del último Formulario 29, inventario de activos y ajuste de depreciaciones.

Sin embargo, un buen cierre contable no se improvisa en diciembre; se construye con la disciplina de revisar la información mes a mes durante todo el año.

¿Cómo se lleva a cabo un ejercicio contable?

Si bien cada empresa y contador puede seguir una metodología específica, podemos resumir este proceso en 4 grandes etapas:

• Revisión de operaciones corrientes.
• Asientos de ajustes.
• Cálculo del resultado contable.
• Asiento de cierre.

¡Veamos en qué consiste cada una!

Revisión de operaciones corrientes

Este paso inicial, pero a la vez importante, consiste en revisar detalladamente todos los apuntes contables del ejercicio, ya que así podrás garantizar el registro de todos tus movimientos y operaciones y, en consecuencia, la precisión y fiabilidad de los cálculos siguientes.

En este punto, debes centrarte en revisar categorías como:

Tesorería

Hablamos de caja y cuentas bancarias, lo que involucra cargos de tarjeta, multas, ingresos, tasas y otros aspectos similares con el objetivo de comprobar que los saldos corresponden a la realidad y están ajustados a los registros contables.

Facturas y comprobantes

Si cuentas con una contabilidad ordenada, potenciada con software de contabilidad y herramientas similares, esta tarea te resultará mucho más sencilla.

Al disponer de la información en una base de datos centralizada y ordenada, podrás auditar rápidamente todas las facturas electrónicas y documentos fiscales correspondientes al año de análisis.

Por supuesto, estos comprobantes y sus montos o valores deben estar alineados al registro existente en los libros contables y a la evolución de los saldos en cuentas y cajas.

Operaciones financieras

Consiste en analizar retiros y dividendos, líneas de crédito, comisiones, intereses e inversiones, entre otras operaciones que influyen en los saldos y en las variables de los registros contables.

Gastos y costos operativos

Este cálculo te permitirá saber cuánto le costó a tu empresa operar en el periodo de 12 meses, por lo cual, más allá del cierre de ejercicio, es valioso para la toma de decisiones, la planeación y la contabilidad financiera en general.

Este punto abarca salarios, cotizaciones sociales y de ley, pagos de servicios de terceros y otros costos.

Asientos de ajuste

Esta etapa se basa en revisar y ajustar diferentes variables, preferiblemente en el siguiente orden:

Valoración de existencia

No es más que la revisión del inventario con la finalidad de actualizar el valor contable de las existencias y de calcular y asignar en el ejercicio el gasto y consumo asociado al mismo.

Además, este estudio permite obtener diferentes métricas e indicadores de interés para el negocio, como precio promedio de adquisición y precio medio ponderado para la venta.

Amortización de inmovilizado

Aquí se debe contabilizar como inversión (y no como gasto) el inmovilizado en propiedad del año, lo que involucra mobiliario, maquinaria, vehículos, locales y demás.

Este proceso de amortización ayuda a reflejar el balance de pérdida del valor de los bienes y a asignar valores y montos a cada uno, como inversión, dentro del cierre de ejercicio contable.

Reclasificación de deudas a largo plazo

Las deudas a largo plazo, que se deben pagar en varios años, no puedes asignarlas en su totalidad a un solo ejercicio económico.

Por ese motivo, es importante que en esta fase las analices y reclasifiques, imputando únicamente el porcentaje de la deuda que correspondió al año del cierre.

Provisiones de riesgos y gastos

Se entiende como provisión todos aquellos montos resguardados en cuentas de pasivo que sirven para cubrir potenciales riesgos y gastos futuros y que no forman parte de la estructura de costos operativa.

Al hacer un cierre de ejercicio contable, necesitas evaluar estas cuentas de pasivo para determinar el dinero que fue utilizado y, también, planificar la dotación de las provisiones para el próximo año.

Además de todo lo mencionado, en esta etapa tienes que revisar y ajustar cualquier otra variable que consideres pertinente para tu negocio, de acuerdo a sus características y a la dinámica de las operaciones en el ejercicio.

Cálculo del resultado contable

Consiste en determinar el resultado final del ejercicio cerrando las cuentas de ingresos y gastos y calculando sus saldos.

Lógicamente, los cálculos los deberás hacer con los valores y montos que determinaste luego de las revisiones y operaciones anteriores.

Como detalle importante, los datos manejados en esta etapa deben ser 100% fiables y comprobados.

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Asiento de cierre

Como parte del resultado final del cierre de ejercicio contable, en este paso se debe elaborar, determinar y calcular el balance de situación y el estado de cambios de patrimonio neto, lo cual complementa la cuenta de pérdidas y ganancias señalada anteriormente.

Asimismo, en este punto se debe elaborar la memoria, haciendo un resumen cualitativo del proceso de revisión de las diferentes operaciones, transacciones y registros del año correspondiente.

El 1 de enero, es decir, en el comienzo de un nuevo año de ejercicio, el asiento de cierre intercambia valores con el asiento de apertura para que las cuentas recuperen su saldo original.

Así, podrás mantener una contabilidad ordenada y empezar un nuevo año con una base de datos sólida y una distribución correcta del registro de las operaciones.

Buenas prácticas para un cierre eficiente

Más allá de los pasos técnicos, hay ciertas prácticas que marcan la diferencia entre un cierre “complicado” y uno ágil y controlado.

Entre las más recomendadas están:

• Mantener la contabilidad al día durante el año, evitando acumular registros pendientes para el último trimestre o las últimas semanas del ejercicio.
• Realizar conciliaciones periódicas de bancos, caja, clientes y proveedores, de modo que el cierre sea una revisión final, no una corrección masiva de errores. Si quieres profundizar en este proceso, revisa nuestra guía sobre cómo conciliar bancos en segundos, donde encontrarás recomendaciones.
• Revisión continua de la normativa tributaria: Las leyes y las exigencias estructurales para las Declaraciones Juradas (DJ) cambian con frecuencia. Asegúrate de contar con información actualizada.
• Aprovechar las funcionalidades del software contable, como integraciones con facturación electrónica y reportes personalizados.

¿Cómo optimizar este proceso con tecnología y asegurar tu Operación Renta?

Realizar el cierre contable únicamente con cuadernos, calculadoras o extensas planillas de cálculo ya no es una alternativa eficiente. Además de consumir mucho tiempo, aumenta el riesgo de cometer errores que pueden afectar la calidad de la información financiera.

Un software contable en la nube como Nubox simplifica este proceso al automatizar gran parte de las tareas que antes se hacían de forma manual.

Entre sus principales funcionalidades destacan:

• Integración automática con el SII: centraliza periódicamente la información de ventas, compras y boletas de honorarios, generando los libros electrónicos sin necesidad de ingresar los datos manualmente.
• Reportes financieros actualizados: permite obtener documentos como el Balance de 8 Columnas y el Estado de Resultados, facilitando el análisis y la toma de decisiones.
• Conciliación bancaria más ágil: cruza los movimientos de las cuentas bancarias con los registros contables, reduciendo tiempos de revisión y minimizando errores.
• Preparación de la Operación Renta: genera en pocos clics los archivos necesarios para importar la información a las Declaraciones Juradas, disminuyendo significativamente el tiempo dedicado a esta tarea.

¡Hasta aquí llegamos! Ya conoces cuáles son los pasos claves que debes seguir para hacer un preciso y efectivo cierre de ejercicio contable.

Si bien mencionamos las etapas generales y variables que todo negocio tiene, recuerda que también debes valorar las características propias de tu empresa a la hora de realizar este proceso de análisis y cierre: tal vez, tu negocio tenga necesidades particulares en cuanto a la revisión de registros y variables adicionales a las abordadas en este texto.

Un cierre de año planificado, apoyado con las herramientas tecnológicas adecuadas, marcará el inicio de un año tributario limpio, ordenado y sin ningún tipo de contingencias.