Un buen inventario debe especificar la cantidad de los insumos o mercaderías, ubicación, valor de compra de cada uno de los elementos y estado físico, es decir, todos los atributos deben estar reflejados y considerados para tener un registro confiable de los activos de una empresa.
¡Acompáñanos!
El software o aplicación para gestión de inventario —según la definición de Techopedia— es una herramienta informática creada para asistir en el proceso de mantener un registro de los diferentes activos de la empresa.
Un programa computacional de estas características te permitirá registrar el tipo de producto, su tamaño, los datos de fabricación, datos del proveedor, entre muchos otros aspectos.
El software de control es, en definitiva, una poderosa herramienta que, además de servir para procesar la información sobre las compras y ventas de los productos, indica las cantidades disponibles cada vez que se produce un movimiento que incide en los niveles de inventario.
Para las empresas es vital disponer de toda la información sobre el inventario disponible en sus almacenes de manera expedita. De esto depende la estabilidad operativa, la satisfacción de los niveles de demanda y la supervivencia del negocio en general.
Y esto sumamos que los software de control de inventarios contribuyen significativamente a mitigar o evitar las famosas pérdidas o robos "hormiga", que al final del día generan un gran peso financiero a la organización.
Hasta este momento te hemos indicado las funciones generales qué debe tener un software de inventarios, la mayor parte se centra en cubrir las necesidades básicas de una empresa en lo que se refiere a la gestión de sus mercancías, pero, en realidad, ¿Cómo funciona? ¡Veamos!
Estas herramientas computacionales —en particular el software de inventario— ayudan a las empresas a mejorar su administración mediante un control eficaz del stock de mercancía, lo cual te permitirá visualizar mejor las necesidades de tu emprendimiento en cuanto a almacenaje, falta de productos y planificación de adquisición de artículos.
Muchas de estas plataformas digitales incluyen funciones de rastreo, registro de ventas, planificación de abastecimiento y otras funciones orientadas a mejorar la gestión de cualquier negocio.
Las aplicaciones y software de inventario suelen utilizar los códigos de barras para identificar los artículos que comercializas y poder localizarlos en tu sistema de almacenamiento. Esta característica —que incluyen algunos programas de gestión de existencias— será de gran ayuda al realizar la contabilidad de ventas y envíos o si tienes algún inconveniente en tu proceso de producción, gestión de ventas u otro imperfecto que le reste potencial a tu empresa.
Una gestión eficaz del inventario es importante para que tu negocio se mantenga y consolide en el tiempo.
Los beneficios de tener tu inventario actualizado y disponible en el lugar y momento adecuados pueden ayudar a que tu comercio reduzca drásticamente los recursos necesarios para hacer llegar los productos a los clientes.
Si cuentas con almacenes propios desde donde se distribuyen tus artículos a los diferentes clientes, este tipo de plataforma te ayudará a organizar y racionalizar mejor los procesos diarios de esos almacenes. Además, podrás controlar hurtos de mercancía o equipamiento.
Si decides llevar un inventario cíclico, podrás identificar productos defectuosos, fuera de fecha de consumo, obsoletos en uso o que estén por agotarse, y así realizar cuanto antes una compra al proveedor específico.
Lo esencial de un software de control de inventarios es que se integre al manejo de múltiples tareas con las mejores tecnologías a objeto de satisfacer requerimientos críticos de los procesos de negocio. Para ello debe contar con las siguientes funciones específicas.
Inteligencia comercial, planificación y software de inventario
El mundo de los negocios y el comercio ha cambiado desde sus cimientos en los últimos 10 años. Por este motivo, se desarrollan nuevos conceptos y otros evolucionan.
Los softwares y plataformas dedicadas a mantener un registro de inventario son la materialización del concepto de inteligencia comercial. La definición de inteligencia comercial indica que esta proviene de la información obtenida de fuentes abiertas sobre el entorno empresarial, incluida la competencia.
Esta información —al ser reunida, analizada y procesada éticamente— ayuda a que puedas hacer proyecciones mucho más precisas y planificaciones que no se vean sobrepasadas por cambios en las circunstancias en las que se desenvuelve tu emprendimiento.
Al implementar un software de control de inventarios de calidad, te acercarás a un modelo de operación inteligente y optimizada.
En concreto, esta herramienta te brindará beneficios como:
En la actualidad existe una enorme tendencia al uso de dispositivos inteligentes móviles de última generación, como los son: celulares y tabletas.
Adicionalmente existen muchas aplicaciones digitales, razón por la cual es necesario exista una interfaz o protocolo de comunicación entre estas tecnologías y los diferentes tipos de equipos en tiempo real, una posibilidad que brinda un buen sistema de inventarios.
El proceso de implementación debe ser ágil y altamente preciso, con la finalidad de que la integración no afecte la cadena de valor en el negocio o empresa.
Un buen software es intuitivo, tiene una rápida curva de aprendizaje y atiende demandas específicas de las empresas, por lo cual podrás sacarle el máximo provecho cuanto antes.
Además, una vez en marca, automatizará y sistematizará procesos, lo cual se traduce en optimización del tiempo y mayor productividad.
El servicio de atención a la plataforma debe ser eficiente y expedito durante y después de los horarios normales de trabajo, con especial énfasis en situaciones de interrupciones no programadas o casos emergencias.
Un buen soporte también incluye respuesta ante dudas frecuentes o eventuales, asociadas a la usabilidad o aprovechamiento. En definitiva, este valor agregado influye directamente en los resultados y el alcance de la herramienta.
Tener la información en tiempo real y actualizada sobre el estado de los inventarios es primordial para la empresa y su productividad.
Disponer de indicadores de gestión se convierte en una herramienta muy valorada para la correcta toma de decisiones.
Los KPI más importantes a considerar para una sana gestión, que estimarás con facilidad gracias al software, son:
Hemos dejado claro que, básicamente, los software de inventario y aplicaciones similares tienen como finalidad asistir en la administración del inventario para mantener las cadenas de suministro funcionando sin problemas ni interrupciones.
Si todavía estás inseguro de que tu negocio necesite un programa así, te contamos cinco ventajas de esta herramienta para la gestión y administración de tu empresa:
El software de inventario ayuda a las empresas a mantener un control estricto en cuanto a materias primas, productos, insumos y otros elementos.
Al contar con esta información, las personas encargadas podrán tomar mejores decisiones de compra y traer el tipo exacto de producto que el cliente demanda y la cantidad suficiente para no quedarte sin artículos para ofertar.
Al organizar tu inventario utilizando un software de gestión para este fin, podrás identificar todos los artículos innecesarios que puedas tener en tu bodega.
La gran mayoría de estos sistemas identifican las cantidades adecuadas de ciertos productos o cuales artículos simplemente no venden. Asimismo, se pueden programar automáticamente las adquisiciones a los distintos proveedores, haciendo no solo gestión del inventario, sino también del espacio.
Al utilizar los códigos de barras u otro tipo de codificación para identificar los artículos que comercializas, los datos se pueden transferir de manera mucho más simple, además de almacenarse y ayudarte a planificar el futuro de tu emprendimiento.
También, podrás identificar y segmentar a tus clientes, lo que servirá para crear un plan de marketing enfocado en la realidad de la empresa, mejorando la promoción y comercialización de tus productos.
¡Estarás al tanto de todo lo que ocurre dentro del negocio!
Las estadísticas muestran que para la mayoría del comercio minorista, el inventario solo es preciso en un 63% de las veces. El daño económico que puede ocasionar un pedido inexacto o innecesario —porque tenías más existencias de un producto guardadas en un lugar que no recordabas— es enorme.
A su vez, se eliminan los inventarios llevados a mano, mejorando la precisión de las diferentes operaciones comerciales.
Al reducir los errores en adquisiciones, almacenamiento, mantenimiento en buen estado de productos y contar con un sistema que gestiona las entradas y salidas del negocio, también disminuirán los gastos, ya que no tendrás que gastar dinero en enmendar estas equivocaciones ni controlar sus posibles daños.
Igualmente, si integras la inteligencia artificial y la robótica, puede que reduzcas costos automatizando ciertos procesos como la preparación y empaquetado de productos para la venta.
En general, debes tener una actitud proactiva y conocer a plenitud la herramienta para obtener los resultados esperados. Por eso, te recomendamos:
¡Bien! Ya conoces a fondo los alcances y características de un software de control de inventario.
Esperamos haberte mostrado lo conveniente que puede resultar esta solución, así como las mejores maneras de aprovecharla.
Si quieres saber más sobre este y otros temas comerciales, te invitamos a suscribirte a nuestro newsletter.