Rendición de gastos: guía detallada sobre el tema

La rendición de gastos no tiene que ser un trámite complicado, actualmente las herramientas digitales permiten agilizar el proceso y tener toda la información necesaria al alcance de un clic.

¿Qué es la rendición de gastos?

Es la obligación de presentar documentos financieros para declarar el uso que se le ha dado al presupuesto asignado. Detalla cómo se ha gastado el dinero y en qué se ha invertido.

Este tipo de actividades económicas es común en las instituciones públicas. Sin embargo, desde hace algún tiempo también forma parte de las gestiones que se realizan en la empresa privada dados los beneficios que aporta.

La rendición de gastos es hoy una de las metodologías más usadas para la transparencia organizacional y mantener control sobre el flujo de caja.

Marco legal de rendición de gastos

Hacer control de gastos de manera privada en la compañía es una actividad válida y recomendable.

Tienes que saber que rendir cuentas es una cultura que ha empezado a adoptarse en las empresas, pero también tiene sus bases legales. Se trata de una actividad económica que se establece en el Artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.

La empresa privada, al pagar impuestos, está en la obligación de ofrecer información financiera a la nación. Como puedes darte cuenta de una u otra manera es un trámite que no puede evitarse.

Es importante que la rendición de gastos esté documentada y justificada, porque de otra manera no será válida. Por ejemplo, tienes que presentar facturas, recibos, transacciones y cualquier otro documento relacionado con el uso del dinero.

Para que estos requisitos sean aceptados deben cumplirse las siguientes normas:

• Los documentos tienen que corresponder a gastos pagados o adeudados;
• Es preciso que estén respaldados o justificados con documentación legal;
• Por norma deben formar parte de actividades realizadas en un período específico;
• Tienen que reflejar los gastos necesarios para generar la renta.

¿Por qué es importante?

La rendición de gastos no solo es fundamental para estar al día con el Estado, sino que también es una manera de ofrecer transparencia en los procesos financieros que se ejecutan en una empresa.

No hay dudas de que en el ámbito de gestión ofrece beneficios y, por esto, vamos a analizar los factores que hacen que la rendición de gastos sea importante:

1. Permiten tomar decisiones acertadas

Conocer en qué se gasta e invierte el dinero de una empresa permite establecer dónde hacer ajustes y tomar decisiones acertadas que lleven a cumplir con los objetivos propuestos por la compañía.

2. Ayuda a identificar riesgos y oportunidades

La identificación de los riesgos y oportunidades en una empresa, ya sea grande o pequeña, puede ser una labor compleja.

Sin embargo, cuando existe la cultura de la rendición de gastos, es más sencillo conocer el entorno y determinar con precisión cuándo hay que invertir en el mercado y cuál es el momento de retraerse.

Es una fórmula de gran valor en el liderazgo empresarial, contribuye a definir estrategias y tomar mejores decisiones, especialmente para administrar el flujo de dinero de tu PYME.

3. Es ideal para mejorar los procesos

Elaborar un informe oportuno de los gastos y las inversiones que realiza la compañía, ayuda a identificar los errores y fallas que se producen dentro de la misma.

Esto es una gran oportunidad para hacer los ajustes pertinentes que permitan mejorar los procesos en pro de alcanzar las metas de crecimiento, posicionamiento o cualquier otra que se hayan establecido dentro del mercado.

4. Previene la corrupción dentro de la organización

Para la rendición de gastos debe presentarse documentación que sustente en qué se utilizó el dinero. Esta es una gran estrategia para prevenir la corrupción dentro de la organización.

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4 consejos para optimizar la rendición de gastos

Adoptar esta cultura empresarial, requiere adaptarse a las nuevas tecnologías y, en algunos casos, realizar cambios que permitan tener una mayor transparencia en el manejo de las finanzas.

Estos consejos te ayudarán a optimizar la rendición de gastos de tu empresa:

1. Usar un software de contabilidad

Las nuevas tecnologías permiten que la rendición de gastos sea accesible para todos y hace del proceso mucho más sencillo, tanto para quienes la realizan como para los encargados de revisar las cuentas.

Usar un software de contabilidad es ideal para digitalizar en 100% el proceso. De esta manera, se deja de lado tener que rellenar planillas y ocupar espacios en las empresas para mantener en orden toda la documentación.

Este tipo de herramientas para administrar tu flujo de caja con la ayuda de un software están diseñados para eliminar el engorroso papeleo. Se optimiza el trabajo, ya que solo hay que acceder al programa en cualquier momento y digitalizar la documentación para tener a la mano las cuentas de la compañía.

2. Mantener la información tributaria en orden

Estar al día con los deberes tributarios es una manera de optimizar la presentación de gastos.

Sin embargo, no solo se trata de tener las cuentas claras con el Estado con la declaración y pago de impuestos, sino que también hay que mantener a la mano la documentación tributaria verificada y en orden.

Con los nuevos sistemas tecnológicos, esto no tiene por qué ser engorroso. Con un libro electrónico de compra o gestionar los datos directamente en un software es suficiente.

3. La contabilidad siempre debe estar actualizada

Además de ser una obligación legal, mantener actualizada la contabilidad de la empresa permite una rendición de cuentas más transparente y sencilla de realizar. Para ello:

• Ten en orden las obligaciones fiscales;
• Verifica los saldos, el flujo de efectivo;
• Mantén el control de los libros contables;
• Siempre debes estar atento al calendario fiscal.

4. Elaborar un presupuesto

La clave para ejecutar una rendición de gastos transparente es elaborar un presupuesto y apegarse a él. Esto, además, permitirá evaluar las acciones que se ejecutan en la compañía y determinar si los resultados son positivos.

Elaborar un presupuesto hará que al presentar las cuentas puedas:

• Tener mayor comprensión de los gastos y la inversión;
• Elaborar mejor la planificación de gastos futuros;
• Optimizar las compras;
• Poseer más control de la liquidez de la empresa;
• Mayor control sobre cobros y pagos.

Te presentamos solo algunas de las formas de optimizar el proceso y las ventajas de adoptar esta cultura organizacional en la empresa.

Toma en cuenta que, cada compañía tiene necesidades diferentes y adaptarse a las nuevas realidades del mercado, como las demandas tecnológicas es indispensable para lograr una gestión más efectiva.