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¿Cómo administrar tu flujo de caja con la ayuda de un Software?

Publicado por Nubox | 21 de noviembre del 2018
¿Cómo administrar tu flujo de caja con la ayuda de un Software?

Controlar tu flujo de caja de forma organizada y metódica es de suma importancia para el correcto funcionamiento de cualquier negocio. Un manejo inadecuado puede incluso llevar al fracaso de la empresa, por lo mismo, han surgido una serie de soluciones tecnológicas que permiten optimizar la gestión de esta tarea.

 

Para elaborar el estado de tu flujo de caja, será imprescindible contar con los datos necesarios sobre los ingresos y egresos de tu empresa. Otro aspecto importante, será la organización de tal información, ya que de ese modo podrás conocer los saldos del período de interés y proyectar la liquidez esperada para el futuro de la empresa.

 

Considera que la posición de caja y, por ende, la liquidez de tu empresa, será crucial para evitar futuros conflictos en la administración de tu negocio. Los problemas de liquidez no necesariamente se relacionarán con los beneficios de tu compañía, o incluso con la cantidad de clientes que compren tus productos, sino que afectarán la estructura de la misma. Si no cuentas con la liquidez necesaria, no podrás afrontar los compromisos de pago de tu empresa y eso podría llevarte incluso a la quiebra.

 

Para resumir, diremos que el flujo de caja es un indicador en el que se registran todos los movimientos financieros de un negocio, lo cual en palabras simples significa restar todos los pagos realizados en un período, a los recursos que tu empresa generó en el mismo. La diferencia entre los cobros y los pagos es lo que entonces conocemos como “Flujo neto de caja”.

 

Un importante indicador

Si le preguntas a cualquier profesional que se desempeñe en el área de las finanzas o de la contabilidad, probablemente te dirá que el flujo de caja es importante porque constituye uno de los indicadores más relevantes acerca de liquidez de la empresa. ¿Por qué? Pues principalmente porque en el caso de que no exista liquidez, no podrán generarse recursos suficientes para afrontar sus compromisos de pago (como pagaré, créditos e impuestos).

 

Te dejamos también otros aspectos que nos parece conveniente aclarar:

 

  1. El flujo de caja es un indicador que se basa en la liquidez y no en el beneficio. Esto significa que, si vendemos, pero no cobramos el dinero por aquello que vendimos, podremos tener un beneficio considerable en diversos aspectos, pero no así el dinero para afrontar compromisos de pago adquiridos.
  2. Sólo funcionará si la empresa maneja una corriente de cobros prevista. Es decir, la claridad sobre protocolos y procesos para cobrar cuentas pendientes es de suma importancia.
  3. La gestión de flujo de caja permite conocer la capacidad de la empresa para afrontar compromisos de pago, con proveedores, entidades financieras y trabajadores.
  4. Si tu empresa necesita solicitar algún tipo de crédito, ten por seguro que la presentación del flujo de caja será requerida. Es por esta razón que su correcta gestión puede ser una pieza clave al establecer una base sólida acerca de tu proyecto de negocios.
  5. Si manejas tu flujo de caja de manera mensual, podrás establecer un panorama financiero que te permita anticiparte a futuros déficit de efectivo, por lo tanto, también podrás tomar una decisión efectiva en caso de necesitar apoyo financiero.
  6. Si tu flujo de caja muestra saldos positivos acumulados en algunos períodos, podrás invertirlos en el mercado de capitales y generar una fuente de ingresos adicional. También podrás invertir en tecnologías y equipamientos que permitan mejorar la gestión de tu empresa, por ejemplo, un software para manejar este proceso de manera más rápida y sin errores.

 

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El apoyo de un software con funcionalidad de Flujo de Caja

Los profesionales de las finanzas y la contabilidad suelen encontrar una serie de beneficios en la utilización de apoyos digitales para la administración de la liquidez empresarial. Si bien existen algunos softwares que realizan solamente esta labor, es decir, son exclusivamente software de flujo de caja, también encontrarás algunos softwares de facturación que incluyen esta funcionalidad.

 

Por un tema de automatización y rapidez, siempre será recomendable que utilices la segunda opción. Recuerda que la liquidez de tu empresa es directamente proporcional a la resta entre las ventas y las compras, por lo que mantener cerca los registros de tales operaciones será de esencial necesidad.

 

Mira aquí algunos beneficios que la funcionalidad de flujo de caja podría traer a tu empresa:

 

1) No será necesario que realices instalaciones tediosas, un software de facturación que incluya la funcionalidad de flujo de caja, evitará el doble trabajo de instalación y, por ende, ahorrarás tiempo.

2) Llevarás un control exhaustivo de los cobros, que empezará desde el mismo momento de la facturación.

3) Revisarás tus gastos con detalle, tanto en lo relativo a su necesidad como a los tiempos y formas de pago.

4) Realizarás previsiones realistas que contemplen todos los costos.

5) Vigilarás las cuentas bancarias a diario, lo cual te permitirá detectar pagos no previstos y vigilar aquellos que sí lo fueron.

 

También es importante considerar que, debido a la gran cantidad de softwares administrativos que hoy conviven en el mercado, no será fácil tomar una decisión respecto a cuál será el más adecuado para tu empresa. En este sentido, te recomendamos que te informes al máximo siempre y que realices un cuadro comparativo entre las funcionalidades y características que te ofrecerá cada software.

 

En el caso de Nubox, por ejemplo, no sólo podrás manejar el flujo de caja de la forma antes mencionada, sino que también podrás:

 

  1. Encontrarlo en el mismo Software de Facturación Nubox, sin necesidad de cobros adicionales o doble instalación.

  2. Acceder a un gráfico que se realiza de manera automática y proyecta el flujo de caja de tu empresa a medida que vas realizando compras y ventas.

  3. Manejar un gráfico que te permitirá ver: 1) Lo que tienes por cobrar 2) Lo que tienes por pagar. Todo en un rango de hasta 6 semanas.

  4. También podrás agregar los datos que no están automatizados en el flujo de caja, por ejemplo; sueldos, IVA, PPM y Honorarios.

  5. Si quieres acceder al listado de las facturas que aparecen en el gráfico, bastará con que hagas clic en el área que te interesa y obtendrás el detalle.

  6. Manejarás el software a tu antojo, por lo tanto, podrás cambiar fechas de pago para propósitos del gráfico.

  7. Obtener mayor visibilidad y claridad respecto al dinero de tus empresas.

  8. Al contar con mayor claridad sobre las cifras, tomarás mejores decisiones.

 

Las soluciones de contabilidad y facturación que ofrece Nubox, facilitarán el control de la liquidez de tu negocio. No importa si tu empresa es pequeña, mediana o grande, de seguro Nubox contará con un plan que se adapte a tus necesidades.Recuerda que este sistema será imprescindible, tanto para un contador, como para un empresario.

 

¿Quieres mejorar la gestión de cobranza de tu negocio? 

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