Hace unos días el equipo directivo de una Pyme a la que le llevo la contabilidad y el proceso de remuneraciones, me solicitó una asesoría sobre la viabilidad de externalizar los pagos y recaudaciones de la empresa.
Les iba a hablar sobre las variables que inciden al respecto, como los montos a recaudar y a pagar, las comisiones que cobran los terceros especializados en el tema, los tipos de cuentas bancarias que se deben utilizar, etc.
Sin embargo, no tenían muy claros los conceptos de pago y recaudación, ni cómo éstos al ser administrados en un buen software de factura electrónica pueden convertirse en una excelente herramienta para la buena gestión financiera y la toma de decisiones inteligentes. Eso me generaba cierta incertidumbre sobre qué era lo que realmente buscaban.
Tenían tres preguntas simples, pero cuya respuesta puede resultar de gran importancia para cualquier empresario.
Para que otros entiendan los términos de contabilidad, hay que ser lo más concreto posible. Por eso, partí señalándoles que en una Pyme la función de recaudación hace referencia a la obtención y recepción de dinero o recursos.
Éstos, generalmente, corresponden a pagos pendientes de los deudores (empresas o personas) a los que se les ha emitido facturas o cuentas de cobro por la prestación de servicios o la venta de productos.
De paso les recordé que, según la legislación chilena sobre Documentos Tributarios Electrónicos, cuando las ventas están respaldadas por una guía de despacho, el plazo límite para expedir la factura electrónica es el día 10 del mes siguiente a aquel en que se realizó la compra.
En el caso de las facturas electrónicas generadas por concepto de prestación de servicios, deben ser emitidas en el mismo período tributario en que el prestador de servicio percibió la remuneración.
Cabe señalar que el objetivo de la recaudación es recoger el dinero de todas las facturas pendientes de pago antes de su vencimiento. De ello depende el buen flujo de caja y que las operaciones no se detengan. Aunque también se puede pensar en renegociar nuevos acuerdos de pago con los deudores.
Los pagos, a simple vista son un concepto fácil de entender. Pero no en este caso, porque los socios pretendían cancelar cuentas personales con el dinero de la empresa. Grave error. Necesitaban saber más sobre el tema.
Los pagos son todos los egresos de dinero que realiza la empresa únicamente por concepto de sus operaciones y, para efectos tributarios, aquellos mediados por factura o boleta electrónica. Estos se pueden categorizar de la siguiente manera:
Pago a proveedores, ya sea de deudas, compras presentes o abonos a adquisiciones a futuro.
Pago de remuneraciones: Entre las cuales se incluyen todas las cotizaciones previsionales (AFP, ISAPRE, Seguro de Cesantías, etc.).
Pago a Terceros: Incluye los pagos por conceptos operativos de la empresa (arriendo, agua, luz, etc.), deudas a entidades financieras, socios y demás instituciones o personas a las que se les adeude dinero.
Mantenerse al día en los pagos es señal de una buena salud financiera. Sin embargo, es importante manejarlos de manera inteligente, a fin de optimizar el flujo de caja y utilizar el dinero durante más tiempo.
Como ellos ya lo sabían, la Ley 20727 de facturación electrónica obliga a todas las empresas a recibir y emitir facturas en formato digital mediante un software de mercado certificado o, en su defecto, por el Mypyme del SII.
Ahora bien, la mayoría de los software de factura electrónica cuentan con módulos especiales para el registro de dichos conceptos, que le permiten al usuario saber cuánto le deben y cuánto debe. A saber:
En la sección de “Recaudaciones”, suele ser posible acceder a un registro completo de las recaudaciones recibidas y de aquellas facturas que aún se encuentran en proceso de cobranza. Éstas generalmente pueden filtrarse por nombre del cliente o fecha, para visualizarlas de manera más clara o de acuerdo con necesidades específicas.
En la sección de “Pagos” al igual que en “Recaudaciones”, existe la posibilidad de acceder a un registro de los pagos efectuados y de aquellos por realizar, y filtrar este listado por proveedor o fecha.
Por lo general, estos registros se actualizan en tiempo real y automáticamente cada vez que el sistema registra un movimiento. Se trata de una funcionalidad ideal.
Cuando el empresario conoce en todo momento cuánto le deben y cuánto debe, tiene las herramientas esenciales para realizar una gestión más rápida y efectiva de la liquidez y capital de trabajo de la empresa. Es decir, que puede trabajar a la par con el contador, por lo menos en lo que respecta al registro de ingresos y egresos, y tomar decisiones inteligentes siempre que se requiera.
Con toda aquella información, el equipo directivo de la Pyme decidió no externalizar la gestión de los pagos y recaudaciones. Y en su lugar optó empezar a explotar los reportes que se generan mediante un software de factura electrónica.