¿Qué caracteriza a los mejores proveedores de boletas electrónicas?

Fernanda Lesmes

Escrito por Fernanda Lesmes

Soy Chief Officer Revenue en Nubox; egresada de Uniempresarial en la carrera de Business Administration and Management; actualmente estoy desarrollando un programa de Organizational Leadership en Stanford University

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Los proveedores de boletas electrónicas son aliados para tu negocio, pues ayudan a emitir diferentes documentos tributarios a través de un sistema de automatización que está adaptado a todas las exigencias legales del SII.

Recuerda que, desde febrero de 2018, toda venta o prestación de servicio que realicemos debe estar sustentada por una factura, guía de despacho, nota de crédito, débito o por cualquier otro documento tributario electrónico que aplique dependiendo de las características de la operación.

En definitiva, aunque existe un sistema de facturación gratuito del SII, los proveedores de boletas electrónicas bajo suscripción ofrecen un gran número de ventajas extra como, por ejemplo, mayor agilidad, soporte y otras funcionalidades como carga masiva de datos, integración con sistemas de contabilidad y reportes automáticos.

Te invitamos a leer este contenido hasta el final para documentarte con mayor profundidad sobre los proveedores de boletas electrónicas, los beneficios de convertirlos en tus aliados y cómo encontrar al correcto.

5 aspectos clave para identificar al proveedor ideal

¿Cómo identificar a los proveedores de boletas electrónicas que realmente entregan una solución y servicio de calidad?

Para lograrlo, toma en consideración el análisis de estos 5 puntos clave:

1. Posición competitiva y experiencia

Como primera verificación de tu lista, es muy importante observar la posición general de la empresa en la industria chilena.

En este caso, debemos:

  • Evaluar su impresión general;
  • Observar cómo se promocionan a sí mismos en términos de liderazgo;
  • Profundizar en su experiencia en IT, negocios y compliance de las normativas en Chile;
  • Qué tan involucrados están en el mercado.

2. Tamaño de la red

¿Cuántos clientes tiene la empresa? ¿Ha generado casos de éxito? ¿Tiene conexión con redes de especialistas como contadores? Todos estos son aspectos a evaluar.

Las respuestas a estas preguntas nos mostrarán si, en efecto, el proveedor de boletas electrónicas tiene una importante autoridad de mercado.

3. ¿El proveedor ofrece integraciones? ¡Indispensable!

Si vas a invertir en una nueva solución, esta debe adaptarse al crecimiento de su mercado y a otros recursos que sean afines.

Por ejemplo, si contratamos una solución de boletas y facturas electrónicas en Chile, el sistema debe poder integrarse con pasarelas de pago, plataformas de e-commerce y softwares amplios de contabilidad.

Y, como punto más importante, solo toma en cuenta soluciones integradas con el SII, lo que te dará la oportunidad de emitir DTE como facturas, guías de despacho, boletas y notas de débito y crédito siguiendo los parámetros de las autoridades.

4. Visibilidad en tiempo real

Todos los procesos empresariales requieren de un gran nivel de supervisión y, en términos de contabilidad, esto no puede ser la excepción.

Para ello, las mejores plataformas de facturación digital permiten monitorear el flujo de caja de tu negocio y gestionar pagos y recaudaciones en cualquier momento del día.

5. Soporte gratuito

Te acompañan 24/7 para ofrecerte toda la asistencia que necesites ante cualquier inconveniente o dudas que tengas al momento de emisión de la boleta. 

Beneficios concretos de acudir a proveedores de boletas electrónicas

Hay que dejar claro algo: un buen proveedor de boletas electrónicas ayudará en el crecimiento de tu negocio.

Esto se debe a la implementación de un software de mercado, correctamente utilizado, mejora la satisfacción del cliente, la gestión del capital y el control de flujo de caja, entre otros elementos que son clave para el desarrollo de cualquier empresa:

Veamos, entonces, algunas ventajas específicas que podrás disfrutar:

Promoción de la rapidez en la recepción de pagos

Un buen proveedor de boletas electrónicas promueve la eliminación de los retrasos que resultan del envío por correo, enrutamiento, clasificación y reintroducción de documentos en papel.

Al implementar un software adherido al SII, las empresas se ajustan de inmediato a los requisitos para emitir boletas electrónicas y pasan a un modelo de procesamiento y emisión mucho más rápidos.

Con este recurso, los datos están disponibles digitalmente de inmediato en los sistemas de flujo de trabajo y en las diferentes integraciones con los demás programas informáticos de la compañía.

Como resultado a esta optimización y agilización de las emisiones, bajo un esquema transparente, fomentarás que los clientes reciban la factura rápidamente y puedan pagarte a tiempo, dentro de los plazos establecidos para cada tipo de operación.

Reducción de costos

Te resultará sorprendente saber que las empresas que han automatizado sus procesos con proveedores de boletas electrónicas, respecto a las cuentas por cobrar, han obtenido ahorros significativos de costos.

Los gastos de envío pueden ser disminuidos hasta en un 80% debido a los ahorros en materiales, procesamiento, almacenamiento y mano de obra.

Los ahorros también resultan de una reducción en las solicitudes de reimpresión, llamadas de servicio al cliente y la capacidad de implementar pagos electrónicos. Además, tener una base de datos interna elimina los costos asociados con el resguardo de copias en papel.

Reducción de rechazos de boletas

Un buen proveedor de boletas electrónicas permite el procesamiento directo desde el sistema a la aplicación de cuentas por pagar del cliente, todo gracias a la integración e interoperabilidad de su solución.

Por esta razón, elimina la necesidad del comprador de volver a ingresar manualmente los datos, lo cual disminuye la tasa de errores por mal tipeo.

En consecuencia, es menos probable que las facturas sean rechazadas y podrás comenzar a procesarlas sin demora.

Nueva llamada a la acción

Mejorarás tu productividad

Ya dijimos que los proveedores de boleta electrónica son un aliado clave, por lo tanto, al brindarte una entrega digital de boletas, sabrás en qué momento tus clientes las han recibido, lo que reduce la necesidad de llamadas de soporte y problemas tributarios con el SII.

La precisión que resulta de esta gestión virtual disminuye la cantidad de reelaboración requerida y, en consecuencia, aumenta los índices de productividad.

¡También mejorará la satisfacción del cliente!

Quizá uno de los mayores beneficios potenciales se presenta en forma de una gran satisfacción del cliente.

Menos problemas de pago y procesamiento de facturación significa que recibirás el nivel de servicio que necesitas; las empresas que han implementado estas soluciones a menudo experimentan una menor rotación de usuarios.

Sin duda, analizar a los proveedores de boletas electrónicas y elegir al mejor es un paso estratégico, tanto para adherirte a la normativa de emisiones digitales como para promover un crecimiento sustentable de tu negocio, fundamentado en todas las ventajas que abordamos en este post.

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