Orden de compra: ejemplos y qué se necesita para hacer

Una orden de compra, además de servir como un método de comunicación entre proveedor y comprador, es un documento infalible en la gestión financiera de ambas partes. Además de ser informativa y administrativa, es importante para tareas difíciles como hacer un flujo de caja y llevar el registro de compras y ventas.

La ausencia de una orden de compra efectiva puede dar lugar a errores en la gestión de inventarios, afectando a la cadena de suministro.

La falta de claridad en los procesos de adquisición puede conducir a la confusión interna, generando pérdida de tiempo y recursos valiosos. Ocasionando que las empresas enfrenten a dificultades financieras, pérdida de oportunidades y una disminución en la calidad de los productos o servicios ofrecidos.

Sin embargo, es fundamental considerar varios factores que determinan si es efectivo y que se cumpla con su función.

En este artículo encontrarás información sobre qué es una orden de compra, todo lo que necesitas para elaborar una y algunos ejemplos. Además, para que sea más práctico, te proporcionaremos un formato que te ayudará a hacerlo.

¿Qué es la orden de compra?

Una orden de compra es un documento que acredita la realización y recepción del mismo. El comprador se compromete con pagar el monto correspondiente; mientras, el vendedor se responsabiliza con entregar la mercancía solicitada.

En este documento, el comprador debe incluir toda la información que especifica lo anterior, así como otros datos relevantes para completar la entrega.

Así, se convierte en una constancia de la transacción y permite a ambas partes proteger sus intereses según la orden de compra. También ayuda a optimizar la logística del pedido.

Formato de la orden de compra

Aunque no existe un formato obligatorio para las órdenes de compra, a continuación te mostramos uno que contiene los datos necesarios para que este documento se considere válido, y de esta forma, pueda ser de gran ayuda.

• Nro. de orden de compra:
• Fecha:
• Nombre de la empresa:
• Dirección:
• Nro. de teléfono:
• Correo electrónico:
• Nombre de la empresa proveedora:
• Dirección:
• Nro. de teléfono del departamento de ventas:
• Correo electrónico:
• Descripción del producto a despachar:
• Número de artículos o serial:
• Cantidad:
• Precio unitario:
• Precio total:
• Fecha de entrega:
• Dirección de entrega:
• Especificaciones:
• Monto neto del pedido:
• Descuento:
• Subtotal:
• IVA:
• Total:
• Firma del solicitante:
• Firma del proveedor:

Por supuesto, debes tener en cuenta que este formato de orden de compra puedes adaptarlo a las necesidades de tu empresa. Si quieres agregar más datos, debes cambiarlo de acuerdo con lo que crees conveniente.

Además, este formato es válido tanto si deseas plasmar una orden de compra en Word (archivo .doc), como si quieres hacerlo en Excel (archivo .xls). En el primer caso, debes crear una tabla acorde con el espacio requerido; en el segundo, bastará con ampliar o acortar las celdas respecto al texto que ingreses.

Ejemplos de una orden de compra

En los siguientes ejemplos de orden de compra verás cómo aplicar este documento en diferentes mercados y adaptado a los distintos objetivos empresariales:

Orden de compra de servicio

En el ámbito empresarial, una orden de compra de servicios es un documento estratégico que formaliza la contratación de asesorías, consultorías u otros servicios especializados.

La precisión en su redacción es esencial para garantizar una ejecución fluida y satisfactoria del servicio contratado.

Ejemplo:

Orden de Compra de Servicios

Fecha: [Fecha de emisión]

Proveedor de Servicios: [Nombre del proveedor de servicios]

Dirección del Proveedor: [Dirección del proveedor]

Descripción detallada de los servicios contratados:

En virtud del presente documento, la empresa [Nombre de la empresa contratante] acuerda contratar los servicios de consultoría proporcionados por [Nombre del proveedor de servicios]. Los servicios incluyen:

1. Consultoría Estratégica:

• Desarrollo de estrategias empresariales para la expansión de mercado.
• Análisis de la competencia y oportunidades de crecimiento.

1. Optimización de Procesos:

• Evaluación de los procesos internos.
• Recomendaciones para mejorar la eficiencia operativa.

Condiciones de Prestación de Servicios:

• Fecha de Inicio: [Fecha de inicio del servicio]
• Duración del Servicio: [Número de meses, o período acordado]
• Entregables: [Detalles sobre los productos o resultados esperados]
• Frecuencia de Reportes: [Indicar la frecuencia de informes de progreso]

Condiciones de Pago:

El pago por los servicios prestados se realizará de la siguiente manera:

• Pago Inicial: [Porcentaje o monto fijo] a la firma del contrato.
• Pagos Intermedios: [Indicar condiciones y fechas de pagos parciales]
• Pago Final: [Monto restante] al término del servicio.

Firma y Sello Autorizado:

[Nombre y cargo del representante de la empresa contratante]

Firma: _______________________________

[Nombre y cargo del representante del proveedor de servicios]

Firma: _______________________________

La transparencia y la formalidad en la redacción de la orden de compra de servicios son fundamentales para establecer expectativas claras y fomentar una relación de trabajo exitosa entre las partes involucradas.

Orden de compra de producto

Las órdenes de compra para vender un producto son las más comunes, y pueden referirse a bienes o recursos materiales para la empresa, tales como:

• artículos de papelería;
• maquinaria;
• equipos electrónicos;
• artículos para la venta al público.

Ejemplo:

Orden de Compra de Productos

Fecha: [Fecha de emisión]

Proveedor: [Nombre del proveedor]

Dirección del Proveedor: [Dirección del proveedor]

Descripción detallada de los productos adquiridos:

La empresa [Nombre de la empresa compradora] solicita la adquisición de los siguientes productos al proveedor [Nombre del proveedor]:

1. Producto 1:

• Descripción detallada del primer producto.
• Cantidad: [Número de unidades]
• Precio unitario: [Costo unitario]

1. Producto 2:

• Descripción detallada del segundo producto.
• Cantidad: [Número de unidades]
• Precio unitario: [Costo unitario]

Condiciones de Entrega:

• Fecha de Entrega Esperada: [Fecha de entrega acordada]
• Lugar de Entrega: [Dirección de entrega]
• Condiciones Especiales: [Instrucciones adicionales para la entrega]

Condiciones de Pago:

El pago por los productos adquiridos se realizará de la siguiente manera:

• Pago Inicial: [Porcentaje o monto fijo] a la confirmación de la orden.
• Pagos Intermedios: [Indicar condiciones y fechas de pagos parciales]
• Pago Final: [Monto restante] a la recepción y conformidad de los productos.

Garantías y Devoluciones:

• Se solicita una garantía de [Número de días o meses] para posibles defectos o inconformidades.
• Procedimiento de devolución en caso de productos defectuosos.

Firma y Sello Autorizado:

[Nombre y cargo del representante de la empresa compradora]

Firma: _______________________________

[Nombre y cargo del representante del proveedor]

Firma: _______________________________

Orden de compra planificada

Una orden de compra planificada es un acuerdo a largo plazo por el que la empresa se compromete a comprar artículos o servicios a un único proveedor.

En la misma se definen los plazos de entrega provisionales, las cantidades, los costes estimados y todos los demás detalles relevantes de dicho proceso.

Las órdenes de compra planificadas se realizan cuando se conoce todo, excepto la fecha de entrega. Se trata de una forma de establecer un acuerdo provisional con un proveedor.

Su estructura es bastante similar a la de una orden de compra común. La única diferencia radica en la ausencia de una fecha de entrega o envío.

Ejemplo:

Orden de Compra Planificada

Fecha: [Fecha de emisión]

Empresa Compradora: [Nombre de la empresa]

Dirección de la Empresa: [Dirección de la empresa]

Descripción detallada de la Orden de Compra Planificada:

La presente orden de compra planificada establece la intención de la empresa [Nombre de la empresa] de adquirir los siguientes productos de acuerdo con su planificación estratégica y necesidades futuras:

1. Producto 1:

• Descripción detallada del primer producto.
• Cantidad planificada: [Número de unidades]
• Precio estimado: [Costo unitario estimado]

1. Producto 2:

• Descripción detallada del segundo producto.
• Cantidad planificada: [Número de unidades]
• Precio estimado: [Costo unitario estimado]

Condiciones de Planificación:

• Fecha de Adquisición Planificada: [Fecha estimada para la adquisición]
• Razones para la Adquisición Planificada: [Explicar las razones estratégicas]
• Uso Previsto de los Productos: [Detalles sobre la utilización planificada]

Condiciones de Entrega Estimadas:

• Fecha de Entrega Estimada: [Fecha estimada de entrega]
• Lugar de Entrega Estimado: [Dirección de entrega prevista]
• Condiciones Especiales: [Consideraciones especiales para la entrega]

Condiciones de Pago Previstas:

El pago por los productos planificados se realizará conforme a las siguientes condiciones estimadas:

• Pago Inicial: [Porcentaje o monto fijo] al confirmar la orden.
• Pagos Intermedios: [Indicar condiciones y fechas de pagos parciales]
• Pago Final: [Monto restante] a la recepción y conformidad de los productos.

Garantías y Devoluciones Planificadas:

• Se prevé una garantía de [Número de días o meses] para posibles defectos o inconformidades.
• Procedimiento de devolución planificado en caso de productos defectuosos.

Firma y Sello Autorizado:

[Nombre y cargo del representante de la empresa]

Firma: _______________________________

[Nombre y cargo del representante del proveedor]

Firma: _______________________________

¿Qué se necesita para hacer una orden de compra?

Para hacer una orden de compra es necesario considerar los siguientes pasos, antes y durante su elaboración:

1. Informar al Departamento de Compras

Una vez conozcas las necesidades de mercancía de tu organización, debes informar al Área de Compras. Esta será la encargada de gestionar la autorización de la compra, así como de hacer partícipe al Departamento de Finanzas.

Por lo general, bastará con realizar un informe breve en el que se mencionen los productos necesarios, la cantidad de los mismos y se explique el porqué es necesaria esta adquisición.

2. Disponer de la información a plasmar

Para que el Departamento de Compras pueda elaborar la orden, es necesario tener conocimiento de los elementos claves que deben estar presentes en la misma. Estos elementos son:

• Número de orden. Se trata del número que servirá para identificar el pedido, tanto por parte del comprador como por parte del vendedor. Permitiendo así, hacer un seguimiento hasta la entrega.
• Datos de la empresa. Estos incluyen su nombre, dirección, y contactos. Si la dirección de la empresa no coincide con la dirección de entrega, es imprescindible hacer una aclaración al respecto.
• Datos del proveedor. La mayoría del tiempo bastará con el nombre de la empresa, ubicación, y contacto. En ocasiones, si la comunicación entre comprador y vendedor es muy frecuente, puede ser necesario agregar datos relacionados con la persona encargada de gestionar el pedido.
• Detalles de los productos o servicios. Debe especificarse la descripción de los productos o servicios a solicitar, el código de los mismos, la cantidad y el precio de venta. Casi siempre, el nombre de los productos estará vinculado a la descripción de los mismos.
• Precio. Además del precio unitario de cada producto o servicio, deben incluirse los precios totales considerando impuestos como el IVA, los descuentos, costos de envío o embalaje y cualquier otro valor adicional.
• Términos de pago. Deben mencionar la forma de pago, que puede ser mediante cheques, transferencia bancaria, entre otros, y aclarar si el pago se realizará en cuotas o al contado. Si no existe un renglón específico para ello, puede incluirse como una observación.
• Fechas. Es imprescindible plasmar tanto la fecha de realización de la orden de compra, como la fecha en la que se espera recibir el pedido.
• Firmas. Deben añadirse las firmas de los representantes de la empresa compradora cuando se emite la orden y las de la empresa vendedora cuando la reciben, para dar la validez final a la orden de compra.

3. Revisar que los datos estén correctos

Cerciorarse de que los datos estén correctos no es opcional. De lo contrario, un pequeño error podría terminar con la compra de una cantidad mucho mayor o menor de los materiales esperados, un procesamiento incorrecto de la orden o, simplemente, una negativa por parte de la empresa proveedora.

4. Confirmar y recibir la orden

Tu proveedor será quien decida si ejecutar o no el pedido tras recibir tu orden de compra. Recibirás una respuesta de su parte, tanto si decidió tomar el pedido, como si prefiere cancelarlo.

Por otra parte, es importante saber que, dependiendo de las políticas de la empresa, estas pueden considerar el hecho de plasmar su propia firma en la orden de compra, como una forma de aceptar del pedido.

¿Cuál es la validez legal de una orden de compra?

Si bien la orden de compra no es un documento tributario obligatorio y no sirve para sustituir ningún tipo de factura, cuenta con un enorme peso legal. Puesto que es posible señalarla como documento acreditativo en el campo 801 de una factura electrónica SII.

Al funcionar como aval de la transacción, compromete al comprador y proveedor a cumplir lo establecido en la misma.

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Una orden de compra juega un papel importante en la emisión de facturas electrónicas y cuenta con un rol protagónico en la optimización de operaciones.

Al facilitar la gestión de compras y asegurar el correcto recibimiento de las mismas, permiten manejar un proceso tan sencillo como efectivo, que, de otra manera, requeriría una gran cantidad de recursos.

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