11 claves para gestionar un negocio en tiempos de crisis

Gestionar un negocio en tiempos de crisis puede parecer una tarea titánica y casi imposible, pero la realidad es que se puede hacer con éxito si se siguen los pasos y criterios adecuados.

El primer reto que tiene el liderazgo empresarial en esta época es entender que, efectivamente, atravesamos un contexto complejo y comprender la magnitud del mismo.

La característica principal de esta crisis es que resulta general y no de naciones o países específicos. De hecho, si tomamos como referencia las estimaciones del Banco Mundial, es muy probable que en 2020 la economía global se contraiga en más de un 5%.

En el caso de Chile, la actividad comercial ya se enfrentaba a un entorno desafiante, producto de los daños económicos que surgieron como consecuencia del estallido social: luego de 3 meses de protestas, el Gobierno ya contabilizaba 15.000 PyMEs afectadas en diciembre de 2019, tanto por daños a infraestructuras como por problemas financieros.

Si a ello le sumamos la crisis global generada por el COVID-19, queda claro que la actividad empresarial en Chile se enfrenta a importantes retos que demandan a los directivos, gerentes y propietarios emprender acciones especiales y estratégicas.

Dicho esto, en las próximas líneas compartiremos una lista con las claves para gestionar tu negocio en estos tiempos de crisis mundial.

¡Sigue leyendo!

Si quieres conocer más sobre el tema y prepararte aún más para afrontar la crisis global y las dificultades particulares del entorno chileno, no dudes en descargar y leer el ebook "Las claves para gestionar un negocio en tiempo de crisis".

Identifica los riesgos potenciales al gestionar un negocio en tiempos de crisis

La gestión de riesgos es un aspecto elemental para afrontar los periodos de crisis.

No basta con saber cómo es la dinámica de la crisis en líneas generales, sino que también debes analizar de qué forma puede afectar particularmente a tu empresa.

Entre otras cosas, un contexto como el actual amenaza la liquidez, la estabilidad operativa y el bienestar de los trabajadores.

También resulta fundamental que comprendas cómo el entorno cambia las necesidades y percepciones de tu público objetivo para que así puedas ajustar y optimizar tu oferta comercial.

Para desarrollar esta tarea de identificación de riesgos con éxito, conviene que optes por crear un comité especial de crisis que evalúe constantemente la dinámica de la misma, datos de interés económico y los problemas que puede generar. 

Por otro lado, te recomendamos que este equipo sea multidisciplinario, es decir, que esté conformado por trabajadores y especialistas de diferentes áreas de la empresa. Así, mejorará el flujo de información y el análisis se verá enriquecido a partir de diferentes perspectivas.

Céntrate en la atención al cliente

Perder clientes siempre es negativo y mucho más cuando el entorno es de crisis y de contracción económica.

En estos tiempos, tu capital humano y la cartera de consumidores son tus tesoros más valiosos, pues de ellos depende la viabilidad de tu empresa. Por esta razón, esfuérzate en mejorar y consolidar tus procesos de atención al cliente con la finalidad de retenerlos, fidelizarlos y motivarlos a hacer nuevas compras a pesar de las circunstancias económicas.

Dadas las características de la crisis actual, en la cual la circulación es limitada y las personas priorizan cuidar su salud y permanecer en casa, conviene que desarrolles estrategias de atención orientadas a canales digitales.

Las videollamadas, por ejemplo, son un muy buen medio para interactuar con los usuarios de forma cualitativa y personalizada. Asimismo, no descartes incluir elementos de inteligencia artificial como los chatbots de páginas web, los cuales pueden ampliar la capacidad de atención de tu negocio mediante interacciones y respuestas automáticas.

Para hacer que el proceso de interacción sea más flexible y placentero, puedes aplicar la filosofía Mobile First: consiste en garantizar que la experiencia del usuario sea óptima cuando utilice dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes al adaptar el diseño de tu web y los diferentes medios digitales a estos formatos para que la navegación sea satisfactoria.

Define una política de reducción de gastos

Estamos en una época de contracción económica y una de las cosas que esto engloba es una menor demanda de oferta y servicios.

En Chile, esto se ha reflejado de manera sustancial: en el pasado mes de abril, en medio de una de las fases más críticas de la pandemia hasta ahora, las PyMEs del país experimentaron una caída del 18% en sus ventas. De ser este el caso de tu negocio, la liquidez podría verse comprometida de manera severa en cuestión de semanas si no desarrollas una política efectiva de reducción de gastos, la cual debe contemplar los siguientes factores clave:

Análisis de tendencia

Se trata de una profunda revisión de los gastos durante un periodo de tiempo específico, lo cual permite determinar cuáles son aquellos que más varían y, especialmente, cuáles no agregan valor a las operaciones y a la calidad del servicio.

Por supuesto, elimina o reduce al máximo todos estos gastos que no representan beneficios concretos ni mejorías.

Seguimiento

Una vez que empieces a reducir determinados gastos, analiza el impacto de esta decisión, tanto en las operaciones de la empresa como en los índices de satisfacción del cliente.

Si notas que prescindir de cierto gasto no fue positivo y, en cambio, desmejoró la calidad del servicio o la dinámica operativa, no tardes en llevar a cabo las acciones correctivas necesarias. 

Incentivos

Para que la reducción de gastos sea una verdadera política —que forme parte de la cultura de tu empresa— es importante establecer objetivos concretos en este sentido y ofrecer incentivos por conseguirlos que mantengan motivados y comprometidos a los equipos de trabajo.

Estos incentivos pueden ser bonificaciones y ciertas premiaciones a los equipos que hayan logrado ajustarse al nuevo presupuesto y reducir la estructura de costos al nivel esperado.

Determina un plan de trabajo para afrontar la crisis

Los tiempos actuales no obedecen a la norma, sino que conllevan cambios y nuevos retos donde necesitas asumir una actitud proactiva y adaptable.

Evidentemente, una de las claves de la gestión de un negocio en tiempos de crisis es el diseño de un plan de trabajo específico que abarque todas las áreas de la organización, el cual se convertirá en la guía maestra que le permitirá a tu empresa superar la crisis y evitar mayores daños internos.

Entre otras cosas, es importante que dentro de esta guía general diseñes un plan de ventas que te ayude a captar clientes pese a la merma de la demanda y tener una estrategia que valore las nuevas necesidades de los usuarios para intentar explotarlas.

También, es fundamental que desarrolles un plan de marketing en redes sociales, pues estas se han convertido en un “refugio” para las personas en medio de la época de confinamiento, en el cual se comunican a distancia, se informan y visualizan productos y servicios de interés.

Por otro lado, no podemos dejar de mencionar la importancia de crear un esquema de teletrabajo dentro de tu plan de trabajo especial para afrontar la crisis, ya que puede ayudarte a mantener la productividad laboral y la continuidad operacional de forma flexible y ahorrar gastos al prescindir del arriendo de locales y pago de servicios básicos como la electricidad.

En este sentido, cabe destacar que el teletrabajo en Chile cuenta con leyes y estipulaciones que lo regulan, por lo cual es un esquema transparente y con sustento jurídico.

 

 

Sigue de cerca las medidas estatales

A diferencia de la Gran Recesión económica mundial de 2008, esta crisis va mucho más allá de lo financiero al abarcar también la salud y la cotidianidad. Ante esta característica, los Gobiernos son los principales encargados de enfrentar la crisis e intentar proteger a la población y los sectores comerciales.

Por ese motivo, es especialmente importante que las empresas estén atentas a las medidas y estipulaciones gubernamentales orientadas a preservar la liquidez, las fuentes de trabajo y el ingreso de los trabajadores, entre otros aspectos.

En Chile, por ejemplo, se han impulsado la Ley de Protección al Empleo y medidas de reducción de la jornada laboral, las cuales debes conocer y cumplir como empleador.

Asimismo, debes estar al tanto de los apoyos financieros del Gobierno a las PyMEs y empresas en general, pues estos podrían ayudarte a enfrentar y superar las consecuencias de este difícil momento. Entre estas medidas se encuentran las de índole tributaria, como la flexibilización o postergación del pago de impuestos.

También, en conjunto con la banca, el Estado ha promovido financiamientos directos por medio del Fondo de Garantía de Pequeños Empresarios (FOGAPE).

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Estudia a profundidad las opciones de crédito

Además de las iniciativas y medidas estatales mencionadas, la banca en sí puede ayudarte durante la contingencia, ya que ha establecido políticas como la reprogramación o postergación de créditos de consumo y ha fijado nuevos créditos de consumos especiales para las PyMEs.

Independientemente de si se trata de alternativas de financiamiento privadas o públicas, es importante que analices muy bien si tu empresa necesita acceder a estas y, de ser así, evaluar las condiciones y términos. De esta manera, podrás elegir la mejor opción para tu negocio: aquella que se ajuste a la capacidad de pago y a la dinámica o tendencia de la actividad comercial del mismo.

En conclusión, los financiamientos son grandes aliados para superar momentos como el actual, pero eso no quiere decir que debas tomar cualquier opción de crédito a la ligera.

Analiza constantemente la cartera de productos o servicios

Al impactar la cotidianidad y los hábitos de millones de personas en todo el mundo, la crisis actual obliga a las empresas a analizar muy bien su cartera de productos o servicios y sus modelos de negocios en general.

Ante estos cambios constantes y las nuevas necesidades de los consumidores, debes evaluar constantemente tu oferta comercial para medir qué tan adaptada está a los tiempos y si realmente es relevante o atractiva.

Por ejemplo, si diriges una agencia inmobiliaria, tal vez el clásico método de agendar citas para mostrar físicamente los bienes no sea tan viable en la actualidad. En este caso, puedes replantear y ampliar tu propuesta desarrollando a profundidad las experiencias digitales, como agendar videollamadas con potenciales clientes y mostrar los inmuebles por medio de videos con alta calidad de imagen.

Además de analizar tu oferta comercial desde el punto de vista de su relevancia y adaptación a la circunstancia actual, necesitas hacerlo desde el enfoque de la rentabilidad. En otras palabras, intenta descubrir cuáles productos o servicios resultan más rentables y cuáles tienen una menor dinámica de venta o margen de ganancia.

En medio de una crisis económica conviene dejar a un lado aquellos elementos de la oferta comercial que no generan rentabilidad y centrarse en aprovechar aquellos que, pese a la circunstancia, siguen siendo altamente demandados, estrategia que ya han ejecutado empresas de gran tamaño y con excelente posicionamiento.

Por ejemplo, ante la caída de las ventas de la industria automotriz, General Motors limitó la producción de vehículos y aumentó masivamente la fabricación y comercialización de respiradores.

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Recolecta información de manera inteligente

Incluir “optimizar la toma de decisiones” como una de las claves para gestionar tu negocio en tiempos de crisis sería un cliché que resultaría de poca ayuda.

Lógicamente, necesitas tener un elevado índice de efectividad en la toma de decisiones, pero lo esencial es identificar cómo lograrlo. Tomando en cuenta esto, debemos incluir en esta lista la modernización de los procesos de recolección de información relevante —de la cual dependen las buenas y certeras decisiones— para el negocio.

Si dispones de datos precisos en todo momento, relacionados con áreas esenciales de tu negocio, tendrás los elementos necesarios para diseñar planes de acción y estrategias coherentes que proporcionen resultados concretos.

Para migrar a esta forma inteligente y efectiva de recolectar y clasificar información, puedes optar por la implementación de soluciones como los software de contabilidad, los cuales te permitirán traer automáticamente información y comprobantes desde el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Además, un buen software pondrá a tu disposición un panel comparativo de tus estados financieros del mes anterior y del actual para identificar tendencias, variaciones y comportamientos.

Por supuesto, si bien este tipo de sistemas optimizan la recolección de información y facilitan los análisis comparativos, el rol del contador sigue siendo fundamental para interpretar los datos de manera cualitativa y transformar los mismos en conocimientos y conclusiones concretas.

Para cerrar este punto, es importante mencionar que al implementar un software contable u otra solución, debes optar por opciones que trabajen con la tecnología de la nube, ya que esta te dará le flexibilidad y practicidad necesaria para mantener un amplio control operacional y disponer de información relevante en todo momento: al operar con esta tecnología, un buen software no aloja la información en un equipo informático específico, sino en servicios remotos a los que podrán acceder tú y tus colaboradores desde diferentes dispositivos y lugares.

Mantén informados a tus empleados y colaboradores

La gestión de un negocio en tiempos de crisis demanda un sólido flujo de información entre los directivos, propietarios y colaboradores.

No olvides que al igual que tú, los trabajadores también se enfrentan a la incertidumbre y preocupaciones derivadas del complejo contexto y los rápidos cambios que este genera. En virtud de ello, debes esforzarte por propiciar un entorno laboral humano, seguro y saludable para que mantengan un alto nivel de productividad y compromiso.

Si les comunicas constantemente los planes y medidas de la empresa para enfrentar la crisis y la forma en que esta los protegerá, podrás transmitirles la seguridad necesaria para mantener la motivación y el entusiasmo.

Además, tener conocimiento de las estrategias del negocio y las acciones especiales les permitirá contribuir directamente con el cumplimiento de los objetivos y adaptar sus labores particulares a las nuevas condiciones.

En estos momentos, quizás la mejor alternativa para comunicar todos estos elementos y mantener un flujo de información constante sean los medios digitales. Por suerte, existen diferentes programas y aplicaciones que permiten videoconferencias y otras formas de comunicación con decenas de participantes de manera simultánea. 

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Fortalece alianzas comerciales clave

Las alianzas comerciales son elementos estratégicos valiosos que cobran una relevancia especial en momentos de crisis.

Hoy, más que nunca, cuida tu relación con aquellos proveedores, prestadores de servicios y aliados que te ofrecen garantías favorables, seguridad y estabilidad: de esto depende parte de la continuidad operativa de tu negocio en medio del desafiante entorno actual, así como la calidad de su servicio y oferta comercial.

A la vez, es un buen momento para que definitivamente dejes a un lado aquellas relaciones comerciales que no agregan valor a tus operaciones y que, al contrario, generan retrasos, incertidumbre y complicaciones.

Al analizar con cuáles empresas y organizaciones fortalecer la relación, prioriza aquellas con que compartes objetivos comunes, visiones y necesidades estratégicas.

Vigila indicadores empresariales

El análisis y la evaluación constantes son aspectos elementales para la gestión de tu negocio en tiempos de crisis.

Para que las revisiones sean efectivas, precisas y te muestren la realidad de tu empresa en las circunstancias actuales, necesitas apelar a los indicadores de gestión y, en general, de diferentes áreas de tu negocio, como:

Finanzas

Entre los indicadores financieros se encuentran el margen bruto de utilidad, el flujo de caja y el retorno de inversión.

Los costos de venta y los gastos en un periodo de tiempo determinado también son métricas de esta área que conviene seguir.

Productividad laboral

Tareas completadas, tareas vencidas y total de actividades realizadas en cierto periodo son algunos de los indicadores que reflejan la productividad laboral.

Si migras al trabajo remoto, es muy importante que analices estas métricas para que determines si, en efecto, este nuevo esquema resulta beneficioso.

Marketing

Estos indicadores miden la relevancia de la empresa para el público y el mercado.

En el plano digital, algunas de las principales métricas de marketing son el tiempo de permanencia en la página web y los comentarios y réplicas en las redes sociales.

La efectividad en el cierre de ventas y las tasas de fidelización son otros factores que necesitas seguir con minuciosidad. 

Igualmente, no olvides vigilar los indicadores externos, es decir, que aportan datos del entorno y no del mercado, en vez de tu empresa en particular.

Los niveles de demanda y los volúmenes de venta del segmento de mercado son algunas de estas métricas que te ayudarán a saber sobre qué terreno pisa tu negocio y dónde está parado con respecto a su competencia y a las tendencias y dinámicas.

¡Hasta aquí llegamos! Ya sabes cuáles son las claves para tener éxito al gestionar un negocio en tiempos de crisis.

Como ves, si bien las estadísticas y proyecciones reflejan que vivimos uno de los años más desafiantes de la historia reciente para el sector comercial, la economía y la ciudadanía en general, tu emprendimiento puede seguir a flote si realizas las acciones adecuadas.

El manejo de empresas en situaciones como la actual demanda evaluación continua, adaptación al cambio, análisis de información relevante, comunicación asertiva con el talento humano y gestión estratégica de las alianzas comerciales.

¡Ya lo sabes! Toma en cuenta todos estos elementos y, ¡no te desanimes!