¿Cómo crear un plan de trabajo que evite el cierre durante la pandemia?

Situaciones adversas o emergencias nacionales y globales —como el actual coronavirus (COVID-19)— representan una gran amenaza para la estabilidad y operatividad de las empresas. Por suerte, este tipo de contextos pueden ser sorteados con el diseño de un buen plan de trabajo.

Identifica los riesgos

Ya sabes que existe una emergencia mundial que amenaza la salud de las personas y la economía global, pero ¿has pensado en cuáles son los riesgos concretos que esta pandemia plantea a tu empresa?

Esclarecer este punto es el primer paso para desarrollar un plan de trabajo eficiente, lo que te permitirá mantener el flujo operativo pese a las adversidades. Cuando hablamos de riesgos, nos referimos a aquellos que impactan tanto al negocio en sí como a los diferentes miembros de tu equipo.

Entre las amenazas a las que se enfrenta tu empresa, se encuentra una reducción significativa de su cartera de clientes y, en consecuencia, severos problemas de liquidez.

Además, como todo ciudadano, tus trabajadores corren el riesgo de contagiarse con este virus y podrían experimentar problemas y dificultades para trasladarse hasta la oficina, producto de medidas gubernamentales relacionadas con el aislamiento social. 

Plantea soluciones y mecanismos de prevención en tu plan de trabajo

Al leer el punto anterior, todo parece negativo, ¡pero no es así!

Simplemente, recalcamos la importancia de hacer un diagnóstico realista de la situación para que sirva como base del plan de trabajo que te permitirá evitar el colapso o detenimiento de tu empresa. Sin duda, los riesgos asociados a la actual pandemia te ayudarán a definir las directrices del esquema laboral especial.

Por ejemplo, si ya detectaste que corres el riesgo de perder clientes, toma en cuenta estrategias como ofrecer descuentos y flexibilizar las opciones de pago. Si tu cliente es el consumidor final, opta por mecanismos que faciliten su acceso al bien o servicio, como las entregas a domicilio y las herramientas de pago en línea.

En cuanto a la liquidez, uno de los aspectos afectados por toda crisis, protégela con prácticas clásicas de ahorro, como la disminución del uso de servicios básicos y la eliminación de procesos y compras que no representan gastos esenciales.

Por supuesto, sigue las normas y recomendaciones de higiene y prevención globales —difundidas por la Organización Mundial de la Salud (OMS)— para proteger a tus trabajadores. Al mismo tiempo, establece políticas internas que limiten el contacto con el público, las aglomeraciones y otros focos de contagio.

Asigna responsables para las diferentes tareas y haz ajustes estructurales

Debes tener en cuenta que cuando se presenta una contingencia, el plan de trabajo no tiene que seguir obligatoriamente la estructura organizacional de la empresa.

Es posible que —una vez que hayas detectado los riesgos y definido mecanismos de solución— notes que necesitas hacer cambios estructurales, modificando ciertos departamentos, lo cual podría implicar la creación de nuevos cargos y funciones laborales.

Parece un movimiento arriesgado, pero no debes olvidar que se trata de una emergencia.

Generalmente, un plan de trabajo para contingencia amerita de un mayor número de cargos laborales asociados con la supervisión. Asimismo, debes definir mecanismos para que el flujo de comunicación sea mucho más efectivo de lo normal.

Estructurar el nuevo esquema de trabajo y tener muy claro los responsables de cada tarea, tanto las de supervisión como las clásicas, mitigará los impactos de esta crisis.

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Realiza la clásica prueba de ensayo y error en tu plan de trabajo

No es más que poner a prueba, internamente, la nueva estructura de trabajo. De esta manera, los trabajadores se familiarizarán con sus nuevas funciones y podrás detectar a tiempo posibles fallas o puntos débiles.

Incluso, puedes probar el plandetrabajo mediante la relación con algunos clientes y aliados comerciales, midiendo y evaluando la percepción de los mismos ante tus nuevas acciones y, en general, el impacto de estas.

De interés: COVID-19: Datos económicos que debes saber si eres una pyme

Plasma las acciones y estrategias en un documento

Si bien no se trata de una reingeniería, un plan de trabajo para contingencia conlleva profundos cambios en tu empresa, por lo cual necesitas crear una especie de guía maestra que te permita mantener el enfoque correcto.

En esta, debes plasmar en un documento los riesgos identificados, las acciones para prevenirlos, los nuevos esquemas de trabajo y los responsables de las diferentes labores.

También, es importante que estimes y definas el tiempo que regirá este plan de trabajo de contingencia y las razones del mismo, pues quedará documentado en el historial de tu negocio y servirá para futuras evaluaciones y análisis.

Define métricas e indicadores para medir los resultados

Con un ensayo y error antes de la implementación del plan de trabajo no basta para garantizar su efectividad. Es importante que cuentes con mecanismos de evaluación y análisis que te permitan medir los resultados mientras este se ejecuta.

Para ello, define métricas e indicadores que te brinden la posibilidad de comprender cuantitativa y cualitativamente el alcance de las medidas adoptadas.

Entre estos indicadores, por ejemplo, se encuentra la cantidad de dinero ahorrado durante un determinado tiempo y el porcentaje de renovaciones o acuerdos comerciales cerrados con respecto a las ofertas realizadas.

¡Hasta aquí llegamos! Estos son los 6 pasos fundamentales para estructurar un plan de trabajo que te permita enfrentar las adversidades que han surgido a raíz del coronavirus.

¡No te asustes! Si bien estamos en un tiempo desafiante que contempla riesgos elevados, tu empresa no se detendrá si realizas una sólida planificación, adaptada al contexto actual.

Por otro lado, mantente atento a las medidas gubernamentales para proteger el empleo, las PyMEs y el comercio en general durante esta compleja situación. ¡Ánimo!