¿Qué es y para qué sirve el acta de entrega de inventario físico?

¿Quieres dejar constancia de la existencia de ciertos productos, materiales o bienes en un determinado almacén o inmueble? Debes saber que, para hacerlo de manera formal, necesitas realizar un acta de entrega de inventario físico.

Aquí explicaremos a detalle este proceso, sus características e implicaciones.

¿Qué es el acta de entrega de inventario físico?

El acta de entrega de inventario físico es un documento que se suscribe para asentar la transferencia de bienes entre empresas, personas, instituciones o, incluso, sucursales o almacenes de una misma organización.

El texto debe especificar e identificar tanto a quien envía las mercancías o productos como al responsable de recibirlos, que al final del día asumirá derechos y la titularidad de los mismos.

Además, debe contener un inventario que esté conformado por una lista enumerada o descriptiva de los objetos que se están entregando.

El texto tiene que incorporar igualmente el estado de conservación, así como la condición general de los productos o bienes.

¿Cuándo se usa el acta de entrega de inventario físico?

Ahora bien, ¿Cuándo se usa el acta de entrega de inventario físico? Te lo contamos a continuación.

El acta de entrega de inventario físico se utiliza en los contratos de compraventa o arrendamiento que implican la entrega de un conjunto de bienes dentro de una propiedad y lugar.

También, en las empresas se emplea para documentar transferencias de mercancías entre almacenes, compañías, sucursales o centros de operación, garantizando que la operación sea transparente, oficial y, sobre todo, pueda ser monitoreada.

Así, en el futuro el documento puede servir como garantía para los casos de compensaciones por deterioros o gestión de reclamos.

Por otro lado, en las organizaciones, el acta de entrega de inventario físico también es relevante cuando se hacen cambios de administración o bien se ejecuta una mudanza de alguna oficina. La idea es dejar por sentado cuáles son los mobiliarios, oficinas, papelería y documentación que se entrega y se recibe.

Igualmente, se especifica por escrito las condiciones de los objetos, así como también alguna descripción especial que sea precisa sobre los bienes.

Cabe destacar que, en algunas circunstancias, el acta de entrega de inventario físico puede ser protocolizada y formalizada por un notario e inscrita en registros públicos, como parte de un convenio de arrendamiento o compraventa.

¿Qué otro documento debe acompañar a un acta de entrega de inventario físico?

El acta de entrega de un inventario físico debe ir acompañada justamente por un inventario de los objetos, artículos o bienes que pretendes entregar, si este es el caso.

Este consiste en corroborar la presencia real de los bienes almacenados y establecer tanto su estado como su condición de seguridad. Si cuentas con todas las existencias documentadas en una base de datos digital, a través de un software de inventario, el proceso será mucho más rápido y sencillo.

Previamente al día en que se realizará el inventario, el contador de la empresa deberá hacer la respectiva notificación al departamento de logística, estableciendo la hora, la fecha y el lugar, así como todas las instrucciones que sean necesarias.

Una vez hecho este documento que debe contar con ciertas características, es necesario añadirlo al acta de entrega de inventario físico.

¿Qué debe contemplar un acta de entrega de inventario físico?

Entonces, en este punto es bueno tratar de describir más profundamente cuáles son las indicaciones que debe contener un acta de entrega de inventario físico. ¡Veamos!

1. Lo primero que tienes que hacer es colocar el nombre de tu empresa en la parte superior de la hoja. Luego, identifica el documento como "Acta de entrega de inventario físico".
2. También en la parte superior, debes establecer el número de acta. Ejemplo: Acta N° 78956, a fin de que pueda ser identificada y archivada.
3. En el cuerpo de texto, inicialmente debes asentar la hora, la fecha, la dirección y el nombre de la empresa.
4. Luego es preciso identificar a quienes estarán presentes en el acto de entrega, estableciendo los respectivos cargos, en caso de que se trate de miembros de tu empresa.
5. En el siguiente párrafo, se debe dejar clara la conformidad de quien recibe y hacer referencia a que ya tiene en sus manos el acta y la descripción de todos los objetos.
6. Seguidamente, se hace constar que previo recorrido en el inmueble, se corroboró la existencia y el estado en que se conservan los bienes detallados en el inventario.
7. Finalmente, el acta debe ir firmada por los presentes en la reunión o junta, a fin de que tenga validez.

¡Ya hemos llegado al final! Esperamos que te haya quedado claro que el acta de inventario físico es una especie de comprobante de los bienes y objetos que hay dentro de un lugar específico y, sobre todo, en qué estado se encuentran.

Cuentas claras siempre van a conservar las buenas relaciones, sea con otras empresas o entre miembros y sucursales de tu compañía.

Para que la realización de este tipo de documentos sea ágil y no represente grandes complicaciones, es ideal contar con la información centralizada y, en general, llevar un manejo digitalizado del inventario y el registro de bienes y mercancías de la empresa.

Es por esto que te recomendamos disponer de softwares de inventarios y herramientas que permitan llevar estrategias de control inteligentes y sistematizar de este tipo de procesos, facilitando el acceso a datos de interés para elaborar el acta de entrega de inventario físico, entre otros documentos.

Además, la digitalización te ayudará a mantener a tu inventario en regla y actualizado, optimizando el tiempo y evitando imprevistos y cuellos de botella.

¡No lo olvides!