¿Qué es un inventario y cómo se lleva a cabo?

Todas las empresas —sin importar su tamaño— deben contar de forma detallada todos aquellos materiales, equipos, insumos o elementos que poseen con el fin de conocer cuál es su patrimonio. Lógicamente, esto nos lleva de forma directa a la pregunta "¿qué es un inventario?"

Mantener un inventario actualizado y detallado no solo permite conocer las existencias, sino además el valor de cada elemento que forma parte del patrimonio de una empresa.

A continuación, te explicamos con mayor profundidad qué es un inventario y cómo llevarlo a cabo.

¿Qué es un inventario?  

El inventario de una empresa es el registro del conjunto de bienes tangibles que se encuentran en existencia, ya sea para su transformación, venta, uso o cualquier otro aspecto que asegure el cumplimiento de los servicios hacia los clientes. 

Este recuento tiene un papel muy importante en cuanto a la toma de decisiones dentro de un negocio, ya que mediante un buen control de inventario se puede: 

• Conocer la demanda de los productos para determinar cuándo comprar más o, por el contrario, cuándo no hacerlo.
• Saber qué productos tienen mayor rotación. 
• Anticiparse a un quiebre de stock. 
• Evitar o reducir el impacto de la inflación.  
• Reducir las posibilidades de pérdida o robo hormiga, entre otros beneficios.

Conocer el inventario es fundamental para mantener operativa una empresa, ya sea una que se encargue de compra-venta o de servicios, pues en ambas es indispensable mantener equilibrados los niveles de stock de productos o suministros necesarios para seguir funcionando y no perder ventas ni clientes.  

Accede gratis a este Kit para Emprendedores

Accede gratis a este Kit para Emprendedores

¿Cómo hacer un buen inventario? 

Luego de conocer qué es un inventario, es necesario saber cómo llevarlo a cabo de manera correcta.

¿Cómo lograrlo? Simplemente, sigue estos simples consejos:

1. Identifica y clasifica cada ítem

Para empezar, es necesario que delimites cuáles son los activos de la empresa a partir de mercancías y bienes, ya que así podrás saber qué tienes realmente y qué debes inventariar.

Una vez realizado ese proceso, procederás a realizar un conteo de cada uno de ellos con facilidad al tener una idea de dónde partir.  

Además, esto te permitirá distinguir qué elemento hay disponible para la venta y cuáles son aquellos que se utilizan para mantener operativa la empresa.

En este sentido, puedes implementar una codificación específica para cada uno de los productos, lo que permitirá un mayor control: la identificación puede ser por nombre, proveedor, tipo o número de modelo, entre otros aspectos. 

¿Quieres saber más sobre este tema? ¡Descarga nuestro ebook “¡Las 10 mejores prácticas para hacer un buen inventario!” e impleméntalas en tu empresa!

2. Organiza el espacio  

Cuando se almacenan productos es importante definir el lugar donde irá cada uno de ellos, ya que de esta manera podrás llevar un mejor control y sabrás dónde buscarlos cuando necesites: prueba colocando etiquetas donde va cada una de las existencias. 

La organización es clave para mantener un control de inventarios actualizado y detallado, lo cual a su vez ayuda a tomar decisiones más acertadas.  

3. Establece un equipo de trabajo 

El inventario es un aspecto complejo que requiere de mucha atención y tiempo necesario para realizarlo correctamente: por lo mismo, designar un equipo de trabajo —con conocimientos en esta área— para que se encargue de este conteo puede ser muy valioso. Si no tienes expertos, capacita a tu personal para ello constantemente.  

Asignar tareas y dividir responsabilidades hará mucho más fácil la realización de un buen inventario.  

4. Registra cada uno de los movimientos  

Para mantener un inventario real es necesario que registres cada una de las operaciones dentro de la empresa, especialmente aquellas relacionadas con las existencias —tanto la entrada como la salida de cada producto— para así conocer lo que sucede y determinar cuánto se ha comprado o cuánto se ha vendido.  

Estos datos serán útiles para tener información precisa al momento de realizar una venta o cuando quieras tomar decisiones como la compra de productos, la reposición de inventario o la oferta de descuentos, entre otras. 

5. Realiza inventarios físicos periódicamente  

No te dejes llevar únicamente solo por el papel y el registro de la información, pues puede haber aspectos que afecten el inventario real, como el olvido de ingresos, posibles robos o el daño de productos, entre otros. 

Realizar inventarios físicos de forma constante —por ejemplo, de manera mensual, dependiendo del flujo de ventas— te servirá para verificar que los registros estén correctos o, por el contrario, rectificarlos.

Puedes programarlos con los trabajadores para que todos conozcan las fechas en que debe realizarse el conteo: tal vez, esta sea la única actividad que se deba hacer en la empresa durante esos días.

6. Aplica una herramienta o sistema de gestión  

Actualmente, gracias al avance de la tecnología son muchas las opciones que te permiten facilitar la realización del inventario: todo dependerá del tipo de negocio que tengas y de la complejidad de sus operaciones; en base a estas características puedes elegir lo mejor para la empresa.  

Una de las soluciones más comunes son los sistemas o softwares de gestión de inventario, los cuales ofrecen la ventaja de optimizar las operaciones y disminuir la complejidad del proceso, además de ofrecer la rápida obtención de informes en tiempo real sobre todos los datos ingresados en relación a las compras y las ventas.  

Asimismo, estas herramientas ayudan con otro tipo de gestiones administrativas que simplificarán aún más el trabajo al disminuir posibles errores y reducir pérdidas si se utilizan adecuadamente, es decir, si llevas un minucioso control de las fechas de vencimiento y la rotación de cada producto, entre otros aspectos.  

¡Listo! Si llegaste hasta aquí, ya sabes qué es un inventario y cómo puedes llevarlo a cabo de manera correcta para que las operaciones de tu negocio sean más eficientes.

Si tienes algún otro consejo para realizar un buen inventario o alguna duda al respecto, ¡déjanos un comentario! Nos encantaría conocer tu opinión.