¿Cómo gestionar tu cartera de clientes en contabilidad?

Dada la alta competencia en el sector, la cartera de clientes en contabilidad puede considerarse como un activo de altísimo valor. 

Además de trabajar en ampliar tu cartera de clientes, debes esforzarte en gestionarla de la mejor manera para conservarla en el tiempo y así posicionar tu negocio contable como una de las más importantes del rubro. 

¿Qué es y cómo se mide la cartera de clientes?

La cartera de clientes hace referencia al universo de usuarios actuales que posee un determinado servicio, en este caso, un negocio contable.

Esta cartera se mide, simplemente, totalizando la cantidad de consumidores, incluyendo los diferentes servicios, planes y productos englobados dentro de la empresa.

Tipos de Carteras de Clientes: Explorando Variedades y Utilidades

Comprender y clasificar las carteras de clientes es vital para ofrecer servicios personalizados y efectivos. Existen diferentes tipos:

• Datos Generales: Incluye información básica como nombre, contacto, y servicios requeridos. Útil para comunicaciones generales y facturación.
• Descriptivos: Contiene detalles sobre las necesidades específicas de contabilidad y finanzas de cada cliente, facilitando servicios más personalizados.
• Cualitativos: Se enfoca en la percepción y satisfacción del cliente con los servicios, clave para mejorar la calidad y ajustar ofertas.
• Comportamiento: Analiza la interacción del cliente con los servicios ofrecidos, identificando patrones para anticipar necesidades y mejorar la retención.

Cada tipo permite al contador independiente adaptar estrategias y mejorar la relación con el cliente, optimizando los servicios ofrecidos y fortaleciendo la fidelización.

¿Cómo crear una cartera de clientes en contabilidad? 

Para crear una cartera de clientes efectiva si eres un contador independiente, sigue estos pasos detallados:

Definición de Servicios

Identifica y define con claridad los servicios contables que ofrecerás, asegurándote de que se alineen con tus fortalezas y experiencia. Esto puede incluir, pero no se limita a, servicios de contabilidad general, auditoría, asesoría fiscal y gestión de nóminas.

Diferénciate ofreciendo servicios especializados según las necesidades del mercado que apunten a nichos específicos como startups, pequeñas empresas, o sectores como el comercio electrónico o inmobiliario.

Construcción de la Cartera

Comienza por aprovechar tu red actual de contactos. Refiérete a colegas, amigos, y familiares que puedan necesitar tus servicios o que puedan presentarte a potenciales clientes.

Participa en eventos de networking, conferencias y seminarios del sector contable para conocer prospectos y establecer relaciones profesionales. La idea es incrementar lo antes posible la cantidad de clientes activos que tienes, así como los clientes potenciales que pueden entrar en el mediano plazo.

Gestión de la Cartera

Implementa un sistema CRM para registrar y monitorear la información y las interacciones de los clientes. Esto te ayudará a mantener una relación organizada y a seguir el progreso y las necesidades de cada cliente.

Personaliza la comunicación y asegúrate de entender y anticipar los requisitos y preferencias de tus clientes para brindar un servicio excepcional que los fidelice.

Fidelización y Expansión

Haz que tus clientes se sientan únicos y valorados. Esto puede incluir desde llamadas periódicas para chequear cómo van sus negocios hasta reconocimientos en fechas especiales o invitaciones a eventos.

Fomenta las recomendaciones boca a boca ofreciendo un servicio excepcional y considera implementar un programa de referidos que premie a los clientes actuales por traer nuevos negocios.

Al seguir estos pasos, un contador independiente puede construir y gestionar efectivamente una cartera de clientes, asegurando un crecimiento sostenible y una reputación sólida en el mercado contable.

Herramientas y Tecnología en la Gestión de Carteras: Más Allá del Contable

Para contadores independientes, diversas herramientas y tecnologías pueden optimizar la gestión de carteras de clientes:

• Sistemas CRM: Permiten gestionar y analizar las interacciones con los clientes, mejorando la relación y personalizando servicios.
• Software de Análisis de Datos: Facilita la interpretación de grandes volúmenes de información financiera, identificando tendencias y oportunidades.
• Plataformas de Automatización de Marketing: Ayudan en la segmentación de clientes y la ejecución de campañas dirigidas.
• Herramientas de Comunicación Online: Mejoran la interacción con el cliente mediante chats en vivo, videoconferencias y plataformas de colaboración.
• Software Contable de Nubox: Proporciona una solución integral para la gestión financiera, desde facturación hasta reportes, facilitando el seguimiento preciso de las finanzas de los clientes.

Cada tecnología ofrece beneficios únicos, desde mejorar la eficiencia operativa hasta proporcionar un servicio más personalizado y aumentar la satisfacción del cliente.

Finalmente, ¿cómo se gestiona una cartera de clientes?

Entre los puntos claves a seguir destacan los siguientes:

Haz que tu cliente se sienta único con tu negocio contable

Aunque la buena atención hacia tus clientes es importante, la capacidad de hacerlos sentir especiales y anticiparte a sus requerimientos y gustos lo es aún más.

Una llamada de vez en cuando para saber cómo están los números del negocio, un comentario de felicitaciones en las redes sociales y hasta una invitación a almorzar,  son algunas tácticas que los mantendrán contentos con tu gestión y que, en definitiva, los fidelizará.

¿La clave? Simple: conoce a cada uno a fondo, a fin de que le des un trato personalizado, eficiente y garantices así una correcta administración de cartera de clientes.

Recuerda que los clientes hablan entre sí

Seguramente has visitado un restaurante, un dentista o cualquier otro negocio porque algún colega te lo recomendó. Lo mismo sucede en el sector contable. Si entregas a tus clientes un servicio de calidad y una atención personalizada, te recomendarán con otras personas -jurídicas o naturales- que requieran de un estudio que se haga cargo de su contabilidad.

Los clientes contentos pueden convertirse en embajadores de tu marca, en este caso, de tu estudio contable. Así, aumentas tus canales publicitarios sin necesidad de invertir en costosas campañas.

Ofrece un buen servicio post-contrato

Trabajar en la fidelización del cliente es algo que muchas empresas olvidan, sobre todo en lo relacionado a la contabilidad, un rubro que suele ser percibido con frialdad y muy mecánico. Sin embargo, la relación con tus clientes no termina cuando entregas los balances o cierras un contrato: hay que mantenerla en el tiempo.

Si cumpliste a cabalidad los pasos anteriores, ya conoces sus gustos y necesidades. Por lo tanto, estás en la capacidad de sugerirle -de vez en cuando- nuevas ofertas y servicios especiales. Pero, más allá de esto, entrega garantía de tu trabajo y soporte por un tiempo determinado, sin olvidar llamar periódicamente para saber si se encuentra satisfecho con la labor realizada.

No está de más pensar en estrategias de marketing que te permitan agregar valor a la relación con el cliente y permanecer en su retina. El envío periódico de un newsletter con contenido relevante -como un e-book en donde expliques las diferencias entre los regímenes tributarios- o un blog en donde abordes ciertos temas en detalle, te permitirá posicionarte como un experto y así tomar ventaja ante la competencia.

Establece un sistema de comunicaciones y relaciones

Define en conjunto con tus clientes un canal de comunicación para mantener el contacto. Puede ser el correo electrónico, el teléfono, una aplicación de mensajería o un servicio de teleconferencia como Skype. Todo depende de los gustos y posibilidades.

Es importante que determines un sistema de reuniones (dónde, hora, periodicidad, etc.), tan necesario para evaluar los números de cada cliente y los pasos a seguir. Si bien gran parte del trabajo no requiere de constantes juntas, al hacerlo estarás demostrando mayor interés, lo que genera más confianza, un factor clave en contabilidad.

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Aprovecha la tecnología para potenciar tu negocio contable

La tecnología te ofrece posibilidades para optimizar la gestión documental y la comunicación con tus clientes (email, registro de documentos en la nube, etc.). Sin embargo, además existen diferentes programas y aplicaciones especializadas que simplifican tu trabajo:

Para contadores independientes, diversas herramientas y tecnologías pueden optimizar la gestión de carteras de clientes:

• Sistemas CRM: Permiten gestionar y analizar las interacciones con los clientes, mejorando la relación y personalizando servicios.
• Software de Análisis de Datos: Facilita la interpretación de grandes volúmenes de información financiera, identificando tendencias y oportunidades.
• Plataformas de Automatización de Marketing: Ayudan en la segmentación de clientes y la ejecución de campañas dirigidas.
• Herramientas de Comunicación Online: Mejoran la interacción con el cliente mediante chats en vivo, videoconferencias y plataformas de colaboración.
• Software Contable de Nubox: Proporciona una solución integral para la gestión financiera, desde facturación hasta reportes, facilitando el seguimiento preciso de las finanzas de los clientes.

Cada tecnología ofrece beneficios únicos, desde mejorar la eficiencia operativa hasta proporcionar un servicio más personalizado y aumentar la satisfacción del cliente.

Escucha el podcast:

Arriba Pymes

En este episodio, Blanca Vives nos ofrece los mejores consejos para administrar un negocio y no morir en el intento, así que toma lápiz y papel.

Utiliza un software contable que unifique tus tareas

Siguiendo con la línea anterior, lo ideal para un estudio contable es utilizar un software que permita realizar todas las tareas sin necesitar de herramientas extra. Esto agiliza el trabajo y permite entregar mejores resultados en muy poco tiempo, lo que se traduce en una cartera de clientes en contabilidad satisfecha

Por otra parte, no está de más utilizar el mismo software online que el cliente emplea para la gestión contable. Al hacerlo, no solo ahorras trabajo sino que también mejoras la relación porque estos programas poseen distintas herramientas que facilitan la comunicación y esto te permitirá solucionar problemas. 

Lo que más importa -además de la calidad de tu trabajo- es cómo te perciben tus clientes. A mayor cercanía, también aumentan el éxito y las posibilidades de fidelizarlos. 

¿Qué se viene para la profesión contable?

El mercado de la contabilidad está evolucionando gracias a la tecnología y a las decisiones estratégicas que están tomando los contadores. Acá te dejamos lo que se proyecta para la profesión para el año 2030. Puede ser de utilidad para que puedas entender qué cambios debes comenzar a implementar y así redefinir la forma de como manejar una cartera de clientes en contabilidad. 

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