¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta?

¿Qué es un asiento contable?

Un asiento contable (que no se debe confundir con el asiento de apertura) es una anotación de un movimiento o hecho económico que afecta el patrimonio de la empresa, ya sea cuantitativa o cualitativamente.

Dicho apunte se debe hacer en el libro diario de contabilidad, para luego mayorizar las cuentas en un balance general o en el informe que corresponda. 

Realizar el asiento contable de una factura de venta es un proceso sencillo, pero que requiere de sumo cuidado para afectar únicamente las cuentas implicadas en la transacción.

¿Qué‌ ‌es‌ ‌el‌ ‌libro‌ ‌diario?

El libro diario es un instrumento contable donde se depositan los primeros registros de las transacciones comerciales que realizan las empresas a lo largo de su funcionamiento.

Su registro es clave porque permite determinar los resultados financieros de la compañía y por eso es tan relevante dentro de la contabilidad financiera que deben llevar las empresas. 

Todos los movimientos contables ingresados en el libro diario complementarán la información a futuro desde sus inicios, por lo que es necesario cumplir con todos los movimientos del día. Y, como su nombre lo dice, no pueden quedar ningún día fuera.

¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta?

Lo primero que debes tener en cuenta es que hay dos formas de contabilizarlas: cuando la venta es al contado, y la otra cuando es a crédito, situación bastante común cuando los principales clientes son otras empresas que compran al por mayor.

Diferencias entre venta al contado y venta a crédito

La diferencia principal entre ambas radica en el momento en que se recibe el pago y su impacto en el flujo de caja y las cuentas por cobrar.​

Venta al contado: En una venta al contado, el cliente paga en el momento exacto en que se entrega el bien o presta el servicio. Esto significa que la empresa recibe el dinero de inmediato.

Venta a crédito: El cliente se lleva el producto o recibe el servicio, pero acuerda pagar en una fecha posterior, por ejemplo, a 30, 60 o 90 días. Esto implica que la empresa debe esperar para recibir el efectivo, lo que afecta su flujo de caja operativo y genera una cuenta por cobrar en el balance.

¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta al contado?

Cuando la factura de venta se paga al contado, el asiento contable es relativamente sencillo, porque la empresa recibe el dinero en el mismo momento de la venta.​

• Ingresa un débito a la cuenta de Caja por el valor de la transacción, más el importe del IVA en caso de que sea una venta gravada.
• Ingresa un crédito a la cuenta de Ventas por el mismo precio neto.

Luego, asigna las respectivas glosas que identifiquen el documento y evidencien el monto de la operación y referencia el IVA, en caso de que se trate de una venta gravada con dicho impuesto.

Los expertos recomiendan realizar un asiento contable por cada factura de venta de contado emitida, y no un bloque de las mismas, como suelen hacerlo algunos contadores. 

Esta práctica puede generar problemas a la hora de rendir cuentas ante las entidades tributarias y dificultar la elaboración de los estados financieros. 

No olvides registrar la respectiva salida de mercaderías o existencias, pues, en cierta forma, esto es parte del proceso de contabilización de una venta. Después de todo, recuerda que la contabilidad es integral.

Aprende paso a paso cómo se hace un asiento de apertura en este artículo.

¿Cómo se hace el asiento contable de una factura de venta a crédito?

Como bien lo sabes, en el momento en el que se produce una venta se generan dos procesos igualmente importantes. Por un lado, se entrega un bien o se presta efectivamente un servicio.

Por el otro, se produce un pago que, en el caso de las ventas a crédito y atendiendo al Principio del Devengo, tiene que ser registrado en el mismo momento en que nace el hecho económico y no hasta el momento en que éste sea percibido. 

En este sentido, prácticamente tendrías que hacer dos asientos contables en el libro diario de la empresa: uno correspondiente a la venta y otro que represente la forma de pago por la transacción. 

Ejemplo

Para que lo entiendas mejor: imagina que la Compañía X le vende a la Empresa Z mercadería por un monto igual a $600.000 más IVA mediante una factura que será cancelada de la siguiente manera: 50% a la entrega de la mercancía y el otro 50% a 30 días. 

En este caso, el primer asiento que debes registrar es el que corresponde a la venta como tal. Recuerda que esta es por un monto de $600.000 más IVA. 

Por lo tanto, el monto a agregar es: 

$600.000 + IVA = $600.000 x 0,19 = $114.000 

Entonces, el asiento de la Compañía X para esta factura de venta es: 

Hasta aquí solo has registrado el asiento que indica que la Empresa Z deberá efectuar un pago a la Compañía X por un monto total de $714.000. 

Sin embargo, la forma de pago consiste en un 50% al contado y un 50% a crédito.

Todo lo relacionado con créditos está dentro de la cuenta contable "Deudores por Ventas" (o su equivalente según el plan de cuentas que emplees).

Por lo tanto, el asiento contable del pago tendrá únicamente un indicador, que es el contado, equivalente a un ingreso de efectivo a la contabilidad de la empresa. 

Entonces, tendrías que destinar a la Caja el 50% del total de Deudores por Ventas. 

Así, el asiento contable sería el siguiente:

En el momento en que se realizó la transacción y no hasta después de los 30 días, fecha en que el comprador se comprometió a pagar el saldo. 

Si el monto del contado se incluye a la cuenta Caja, necesitas crear un nuevo asiento contable para transferir el monto disponible a la cuenta Bancos. 

Entonces, deberías registrar el movimiento de la siguiente forma:

Es muy fácil, pero puede ser engorroso cuando la empresa hace varias ventas al día o tiene diferentes políticas de crédito para sus compradores. También debes registrar las salidas de las mercaderías correspondientes. 

Hoy en día, existen software contables que permiten registrar los asientos contables y así, ahorrar tiempo de trabajo. También te permiten evitar errores relacionados con la doble digitación y el ingreso equivocado de datos.

En efecto, si se integra con un sistema de facturación electrónica compatible, es necesario generar los documentos tributarios y el sistema se encargará de llevar a cabo los registros correspondientes en la contabilidad, afectando de manera exacta las cuentas involucradas.

Aquí te contamos cómo llevar la contabilidad de una empresa de transporte de manera práctica.

Paso a paso para registrar el asiento contable de una factura de venta

Para ordenar mejor el proceso, puedes seguir estos pasos básicos cada vez que registres una factura de venta:

1. Identifica si la venta es al contado o a crédito.
2. Determina el monto neto de la venta, la tasa de IVA aplicable (en Chile, generalmente 19%) y el total de la factura.​
3. Define las cuentas contables que intervendrán: Ventas, IVA Débito Fiscal, Caja/Bancos o Deudores por Ventas, y las cuentas de inventario/costo de ventas, si corresponde.​
4. Registra en el libro diario el asiento de la venta, incluyendo una glosa clara con número de factura, cliente y descripción de la operación.​
5. En caso de ventas a crédito, registra posteriormente los cobros parciales o totales que vaya realizando el cliente, siempre contra la cuenta Deudores por Ventas.​​

Aplicar estos pasos de forma sistemática facilita el control de ingresos, cuentas por cobrar e IVA, y reduce el riesgo de errores en las declaraciones mensuales y anuales.

Errores frecuentes al registrar asientos de ventas

Al registrar asientos contables de facturas de venta, es común encontrar algunos errores que afectan la calidad de la información contable:

• Registrar un solo asiento global para muchas facturas del día, en lugar de un asiento individual por cada documento, lo que complica la trazabilidad y las revisiones.​
• Confundir el monto neto con el total de la factura, registrando la venta por el total y el IVA mal calculado o duplicado.​
• Utilizar cuentas incorrectas para el IVA débito fiscal, mezclándolo con otras cuentas de impuestos o con IVA crédito fiscal de compras.​
• Olvidar el asiento asociado al costo de ventas y la salida de inventario, generando estados de resultados poco confiables.​

Detectar y corregir estos errores a tiempo evita diferencias en las conciliaciones, ajustes en cierres de período y observaciones en auditorías internas o externas.

Preguntas frecuentes sobre el asiento contable de ventas

¿Se debe hacer un asiento por cada factura?

Sí. Es recomendable registrar un asiento individual por cada factura para mantener claridad, trazabilidad y cumplimiento tributario.

¿Qué pasa si no registro una factura de venta correctamente?

Puedes tener problemas ante el SII o ante auditorías internas y externas, además de distorsionar tus estados financieros.

¿Qué es una glosa en un asiento contable?

Es una breve descripción que acompaña al asiento y explica la naturaleza de la transacción. Ayuda a identificar rápidamente el motivo del movimiento contable.

¿Qué herramientas ayudan a registrar asientos contables correctamente?

Los software contables en la nube, integrados con facturación electrónica, permiten automatizar los registros, reducir errores y facilitar el cumplimiento tributario.

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