¿Cómo funciona la integración entre sistemas en el Software de Facturación de Nubox?

Daniel Atik

Escrito por Daniel Atik

Product Manager Core Nubox I Ayudo a simplificar la administración de las Pymes con soluciones simples y fáciles de usar.

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En los últimos años, los software de contabilidad, remuneraciones y facturación electrónica se han convertido en una de las herramientas digitales más indispensables para empresas de todo tipo y tamaño, ¿te imaginas que lograr integraciones entre sistemas? Sobre esto hablaremos en este contenido.

Es por esta razón que, en Nubox, nos hemos encargado de desarrollar no solo una única solución que esté aislada, sino un conjunto de plataformas que puedan llegar a tener una sólida integración entre sistemas que permita la fluidez y seguridad de la información que manejan las empresas.

Esto, junto con la actualización en tiempo real y la automatización de procesos, permite que las empresas puedan llevar a cabo sus actividades de contabilidad, remuneraciones y facturación electrónica de una manera mucho más rápida y efectiva.

Sigue leyendo hasta el final, acá vamos a explicar en detalle cuál es la importancia de las integraciones entre sistemas y cómo aprovechar esta funcionalidad desde los softwares de Nubox.

¿Por qué deberías considerar usar un sistema de contabilidad y facturación digital integrado?

Estos son los cinco beneficios principales de usar un sistema de contabilidad integrado.

1. Proporciona una vista en tiempo real de todas las transacciones

Tener un software de contabilidad independiente, significa que debemos tomar manualmente toda la información del sistema de facturación e ingresarla en este.

No solo invita al error humano, sino que también hay posibilidades de que no tengamos la información financiera actualizada, necesaria para tomar una decisión rápida e inteligente.

Sin duda, lo tradicional obstaculiza el crecimiento del negocio y requiere una fuerza laboral adicional para volver a ingresar los datos.

Este problema se puede evitar fácilmente mediante el uso de un sistema de este tipo integrado, lo que nos brinda una vista en tiempo real de todas las transacciones relacionadas con el negocio. Los datos fluyen automáticamente al sistema de contabilidad a medida que ocurren las transacciones.

Otro punto a favor es que el sistema basado en la nube ha permitido a los usuarios llevar fácilmente su información financiera completa en su dispositivo, dondequiera que vayan.

2. Ayuda a calcular costos y comisiones de trabajo precisos

El problema con las actividades contables que llevaban los profesionales décadas atrás es que no tienen integración directa con la facturación (y menos la electrónica). Por lo tanto, no sabemos cuántos pedidos existen, qué clientes hay en la base de datos ni los montos totales de las transacciones.

El software de contabilidad integrado eficaz puede realizar sin problemas procesos como el cálculo de costos de trabajo, comisiones de ventas y más.

Dado que todas las publicaciones se realizan automáticamente en los libros mayores, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, este sistema tiene toda la información necesaria para calcular las comisiones y otros costos laborales. La ventaja más significativa es que el cálculo es totalmente preciso, sin posibilidad de error.

En otro punto de vista, también elimina la necesidad de procesar manualmente diferentes costos.

3. Aumenta la confiabilidad de la entrada de datos

Con el software de contabilidad independiente, hay que ingresar cada dato de los clientes y proveedores de una aplicación a otra; esto a menudo resulta en la duplicación o entradas incompletas. En concreto, no hay confiabilidad de la información ni mucho menos un certificado digital de por medio que brinde seguridad, ya que estas entradas son propensas al error humano.

Las integraciones entre sistemas de contabilidad y facturación electrónica o remuneraciones eliminan los desafíos como las entradas dobles o las posibilidades de perder información valiosa sobre el cliente como, por ejemplo, su RUT o informes que hayan sido requeridos por el SII o emitidos por este ente.

4. Aumenta la productividad en el trabajo

Teclear, cliquear y encargarse de la distribución de información hace que los profesionales del área contable pierdan mucho tiempo, lo que se traduce en una productividad limitada. Además, invita al error humano y la omisión que puede pasar desapercibido y dar como resultado un error de cálculo.

Gracias a las integraciones entre sistemas, los departamentos contables pueden hacer un uso eficiente de su tiempo. La interoperabilidad entre plataformas elimina la necesidad de volver a escribir lo que representa una liberación de tiempo adicional.

Este tiempo extra se puede usar para que los empleados se centren más en nuevas oportunidades u otras actividades de desarrollo empresarial.

Además, la integración entre sistemas asegura la confiabilidad de la información, que puede ser utilizada para actividades como la declaración de impuestos ante el SII.

5. Acelera la toma de decisiones

Por último, y lo más importante, con esta tecnología puntera podremos acceder y operar toda la información financiera relacionada con nuestro negocio desde una única interfaz que funciona también como una base de datos central.

La vinculación de todas las cuentas por cobrar y por pagar garantiza una mayor visibilidad de las transacciones tanto del lado del proveedor como del cliente.

En paralelo, facilita el análisis de todos sus datos históricos desde un solo lugar y toma decisiones acertadas; podemos evaluar fácilmente transacciones como el historial de suministro del proveedor, las estimaciones de ventas y otra información desde un solo tablero y formar estrategias comerciales inteligentes que nos den una mayor ventaja competitiva.

Integración entre contabilidad y remuneraciones: ¿cómo funciona en Nubox?

En primera instancia, vamos al menú -> procesos -> integración con remuneraciones.

Ya dentro de esta opción, debemos seleccionar el botón "nueva integración", este nos va a cargar una pestaña que nos va a pedir el archivo del sistema de remuneraciones que vamos a tener descargado.

Presionamos en "seleccionar", lo buscamos dentro de nuestros archivos, y Nubox, una vez ingresado el documento, nos pregunta a qué fecha pertenece.

Por ejemplo, si elegimos el mes de octubre, nos aparecerá descrito en la glosa y, si lo necesitamos modificar, cambiamos la fecha a otro mes, y se cambia automáticamente.

Cuando comprobemos que todo está correcto, le damos al botón "siguiente".

En este paso, la plataforma va a validar la información y nos va a indicar cuántos registros existen en el período elegido, nuevamente pinchamos "siguiente".

Ahora lo que veremos es un listado donde están todos los registros con documentos emitidos hasta la fecha.

Lo primero que debemos hacer en esta pantalla, y como primera instancia, es seleccionar a qué cuenta pertenece cada documento y esto se va a ver solamente una vez para que Nubox, posteriormente, lo haga automáticamente.

Es decir, cuando hagamos este paso, no lo vamos a tener que volver a hacer posteriormente. Le damos "siguiente" nuevamente.

Una vez realizado esto, vamos a tener nuestra integración con el sistema de remuneraciones. ¡Nada más! 

Integración de factura electrónica y contabilidad

Vamos con nuestro segundo caso de integraciones entre sistema: factura electrónica y contabilidad. 

Iniciamos desde el sistema de facturación y nos dirigimos arriba a la izquierda al menú -> configuración -> integración con sistemas Nubox.

El sistema nos mostrará una pantalla donde debemos ingresar el RUT de la empresa o persona a la cual consideremos la información de facturación. Seleccionamos autorizar, y listo.

Ahora nos vamos al sistema de contabilidad y ahí recibiremos la solicitud de integración, para lo que debemos ir a menú -> procesos -> solicitud de integración factura.

En la nueva pestaña que se abrirá, tan solo debemos pinchar en la casilla donde dice "integrado", y guardamos.

Para continuar con el proceso de integraciones entre sistema, nos dirigimos al menú -> procesos -> integraciones.

En este caso, visualizamos un conjunto de alternativas de integración, y vamos a seleccionar la primera opción que dice "factura electrónica Nubox". Colocamos la fecha que vamos a importar los datos y seleccionamos importar documentos.

En seguida se verá una barra de carga que debe llegar al 100% donde podremos confirmar que se está realizando la integración con factura electrónica, es importante que no detengamos el proceso.

Una vez culmine este proceso, la plataforma nos va a señalar la cantidad de documentos que se han importado en el período solicitado.

Pinchamos en "ver documentos importados" y el sistema nos dará un listado de todos los documentos que integró desde factura electrónica con los datos:

  • movimiento;
  • tipo de documento;
  • fecha de emisión;
  • folio;
  • RUT del cliente o proveedor;
  • razón social;
  • cuenta detalle sugerida, que es aquella que parametrizamos en el inicio dentro de la configuración general y, si debemos modificarlas, hay que hacer clic, y la cambiamos. Así, en la siguiente integración entre sistemas que realicemos, nos recordará cuál cuenta parametrizamos para el proveedor o cliente;
  • centro de costo;
  • sucursal;
  • monto total.

Seleccionamos en "integrar" para continuar y el software nos dirá cuántos documentos en total integró, y para seguir le damos en "resumen".

En este último veremos la integración realizada exitosamente y pinchamos en "cerrar".

Nada más, ya tienes los documentos integrados desde el sistema de factura electrónica Nubox al sistema de contabilidad. ¿Quieres comprobar que así sea?

Para ello, vamos al menú -> movimientos ventas o compras -> y filtramos por las fechas correspondientes para buscar los documentos integrados. Aquí es donde comprobamos que todo el proceso ha sido todo un éxito.

¡Hasta aquí llegamos!

Dile adiós a la administración manual y obsoleta, cotiza hoy y dale la bienvenida a la tecnología con la que gestionarás tu negocio mucho más fácil y eficientemente. ¡Llena el formulario y te contactará un asesor de Nubox!

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