De excel a Nubox: Así evolucionó y creció el Grupo Rupanco

Orden y eficiencia son los dos elementos que destaca haber recibido el Grupo Rupanco de los Sistemas de Facturación, Contabilidad y Remuneraciones de Nubox. 

Grupo Rupanco es una compañía con más de 25 años en el desarrollo de productos cárnicos congelados. Se diferencian por tener productos de alta calidad a precios bajos en comparación con sus competidores. 

Rupanco nació en 1997 como una empresa familiar. Una carnicería ubicada en la comuna de Peñalolén, en el sector suroriente de Santiago de Chile. En sus comienzos, se dedicó a la producción y comercialización de su primer producto conocido como el churrasco tipo especial, el cual sigue siendo su ítem estrella. 

“El churrasco especial combina el sabor de la carne de vacuno y el cerdo. Un sabor grato que tiene gran aceptación de nuestra clientela”, así lo describe la empresa. Este producto se ofrece en display de 3 churrascos listos para preparar el sándwich en la medida justa. Sin embargo, también está en formato interfoliado, más económico por su presentación en cajas de 2 y 3 kilos.

Transcurridos los años, ampliaron su cartera de productos. Ahora ofrecen cubos de pollo, chuleta de cerdo, carne picada, molida, lomitos especiales, etc. Todos en diferentes presentaciones que se adaptan a las necesidades de los clientes.

Según destacan en su página web, la  óptima combinación precio/calidad es fruto de la alta tecnología que emplean en sus procesos productivos y su corta cadena de distribución, logrando así minimizar los intermediarios entre el productor y el consumidor.

La gran aceptación que han tenido los productos del Grupo Rupanco los ha llevado a asumir una política de expansión y deseo de llegar a nuevos mercados. En ese proceso, la empresa contactó al equipo de Nubox para transitar hacia una gestión online y poder tener así un crecimiento más ordenado y eficiente. 

Nubox ha sido bastante práctico para nosotros. Desde el área de finanzas nos ha permitido llevar el sistema de contabilidad bastante ordenado. Es un software amigable. En cuanto a la facturación, nosotros veníamos del sistema gratuito del Servicio de Impuestos Internos y obviamente, debido al crecimiento, tuvimos que migrar a un software de mercado para poder integrar de forma más fácil las ventas, cuenta Rodrigo Godoy, Jefe de Finanzas de Rupanco. 

El Grupo Rupanco eligió un plan adecuado para su negocio que contempla los tres sistemas de Nubox que pueden integrarse entre sí y así cubrir cualquier necesidad de sus contadores y diferentes áreas administrativas. El encargado del área de Recursos Humanos, Hernán Godoy, tiene varios años trabajando en la empresa y vivió el proceso de implementación de la herramienta. 

“En el área que yo llevo, que es de recursos humanos, es excelente porque ha simplificado bastante el trabajo. Todo el tema de remuneración y cálculo se vuelve más sencillo. Uno sube toda la información y chao, Nubox se encarga de lo demás. Entonces en ese aspecto te simplifica bastante el tiempo” cuenta Hernán, a la vez que no duda en recomendarlo a otras personas. 

De Excel al software online: Ahorro de tiempo y errores cero

Grupo Rupanco comenzó a llevar su sistema de facturación, contabilidad y remuneración con Nubox en 2017, a través de una recomendación que le hizo su Contador del momento y también por comentarios positivos de uno de sus Auditores. Al ser una empresa pequeña, toda su contabilidad era llevada antes solo a través de libros de Excel y tercerizada. 

A medida que fueron creciendo, sintieron la necesidad de contar con un sistema que les permitiera tener más automatizada la gestión administrativa de la empresa y fue así que decidieron trabajar con Nubox. 

Con Nubox las empresas pueden olvidarse del Excel, lo que evita los errores manuales y permite mantener toda la información en un mismo lugar en la nube. Realizar este tipo de gestiones de manera manual, aumenta la probabilidad de cometer errores humanos: transacciones mal contabilizadas, decimales mal puestos, cuentas incorrectas, etc. Con la automatización, los errores se reducen. 

Además, usando solo herramientas como Excel, la empresa corre el riesgo de perder toda esa información. Al apoyarse en un software contable online como Nubox, los informes financieros, las obligaciones tributarias y el registro de la actividad contable en general queda guardado en los servidores de la plataforma. El usuario puede acceder a ellos en cualquier momento y descargar copias en formato digital que, inclusive, puede almacenar (si desea mayor seguridad) en otras plataformas o dispositivos.

Nubox nos permite poder integrar la venta fácilmente al sistema de contabilidad y de ahí nosotros sacamos reporte como los deudores del cliente, la factura que tenemos por pagar, los balances cuando nosotros vamos contabilizando, etc. En eso nos ha servido bastante el Sistema de Factura Electrónica y su integración con contabilidad. Antes teníamos que descargar una planilla, llenarla y subir eso al sistema. Ahora es solo apretar un botón y la información viene automáticamente”, cuenta Rodrigo Godoy.

Un antes y un después en la forma de visibilizar las finanzas del negocio

El Jefe de Finanzas de Rupanco considera que ha habido un antes y un después en la empresa con la implementación de Nubox porque, además de facilitarle el trabajo, también permite transmitir una información más completa y concreta a los gerentes. “Mientras más información se tenga y la comunicación sea efectiva, mejores decisiones de negocio se pueden tomar”, asegura Godoy. 

Nubox permite tener una visibilidad completa del negocio gracias a los reportes de compras y ventas, flujo de caja, gestión de cobranza, la integración con el Servicio de Impuestos Internos y una contabilidad integrada.

Poquito después de que termina el mes, nosotros ya tenemos los balances, los estados de resultados y los estados financieros listos para poder presentarlo. Todo gracias a Nubox que nos ha educado en la idea de hacer cierres contables mensuales. Esto nos permite tomar decisiones financieras informadas que es clave en todo negocio y mucho más en este tiempo marcado por una pandemia que ha impactado la economía del país, asegura Rodrigo.

Antes de contratar el software, todas las remuneraciones también eran organizadas a través de Excel. El equipo de Recursos Humanos debía completar un archivo a finales de mes con toda la información de los sueldos y empleados y luego eso debían enviarlo a una empresa externa para que les calculara las remuneraciones y liquidaciones de salario. 

“Anteriormente el proceso era muy engorroso. Así que tomamos la decisión cuando un auditor nos dijo que a través de Nubox podíamos llevar la contabilidad del negocio incluyendo las remuneraciones. Hoy podemos cumplir con nuestras obligaciones laborales y tributarias sin problemas, ya que hasta generamos la DDJJ 1887 sin mayores contratiempos”, recapitula Rodrigo. 

Llevar este tipo de gestiones de forma manual puede acarrear un coste mayor que si se realiza de forma automática. Con Nubox, ya Rupanco no tiene que pagar un servicio externo de gestoría o asesoría contable porque todo lo resuelve internamente con nuestros sistemas y esto supone destinar una cierta cantidad de dinero para otros fines.

El crecimiento exponencial de Rupanco

Rupanco pasó de una plantilla de 35 personas en 2015 a actualmente tener 120 personas en diferentes cargos en toda la empresa. Ellos estiman que el crecimiento ha sido un 200%. Además, se encuentran en proceso de búsqueda de nuevos empleados. 

Ese crecimiento no se refleja solo en el área de Recursos Humanos. El volumen de ventas ha venido en aumento en los últimos años, impulsada también por la pandemia del COVID-19, según destaca Rodrigo Godoy, Jefe de Finanzas. Las razones del crecimiento han sido diversas, pero Godoy destaca que la más importante ha sido la relación precio/calidad del producto. 

Yo creo que la crisis social que hubo en 2019 y la crisis sanitaria por el COVID-19, hizo que la gente recurriera a productos más económicos. La carne que nosotros vendemos es bastante económica. También porque la gente, al quedarse sin empleo, empezó también a vender nuestro producto, explica Rodrigo. 

Rupanco no trabaja con vendedores sino que despacha directamente a distribuidores. También ofrecen precios especiales para mayoristas, así como restaurantes, casinos y negocios del ramo. Los distribuidores son los que compran el producto y luego lo venden a pequeños supermercados, minimarkets, almacenes, comercios, entre otros. 

“Rupanco empezó como algo pequeño, que con el tiempo fue creciendo. Ahora con el estallido social y la pandemia, nuestras ventas se incrementaron y la empresa creció y por ende también la cantidad de gente que trabaja. En vista de ese crecimiento, era necesario dar un salto hacia la digitalización y hacer más eficiente nuestra gestión”, comenta Hernán. 

Hernán explica además que otro de los aspectos que ha influido en el crecimiento de sus ventas es que, durante el estallido social, muchos supermercados grandes vieron afectados sus espacios físicos. Entonces, la mayoría de las personas tuvieron que trasladarse y hacer sus compras en almacenes, lugar en donde Rupanco tiene mayor presencia. 

Un software práctico y fácil de enseñar 

Uno de los puntos que destaca Rodrigo Godoy, Jefe de Finanzas de Rupanco, sobre los software de Nubox, es que son fáciles de enseñar  a otros empleados. “Es práctico. He tenido la oportunidad de enseñarlo a otros y lo han entendido muy bien porque es una plataforma muy intuitiva”, dice. 

Por esta razón, asegura que, al tratarse de un sistema amigable, tanto él como el equipo de RR.HH. no dudaría en recomendarlo. Resaltan también el óptimo nivel de soporte técnico que han tenido a lo largo de este tiempo que les ha permitido resolver rápidamente dudas o consultas sobre el uso de los sistemas. 

El sistema de remuneraciones es excelente y muy completo, además que uno prácticamente lo único que tiene que actualizar en realidad son los sueldos base, pero todos los demás ajustes que se hagan, por ejemplo, del Fondo de Pensiones de Chile o cualquier otro ajuste que haya, ya el sistema lo hace de manera automática, explica Hernán. 

Rupanco, al contar con los tres productos de Nubox, tiene un sistema de administración completo diseñado especialmente para automatizar su negocio. De esta manera, tienen la posibilidad de ser más efectivos con menos recursos y gastos.

Con los sistemas que tienen disponibles, el Grupo Rupanco siempre dispondrán de datos actualizados, ordenados y precisos sobre las transacciones de su negocio y los movimientos de capital, lo cual se traduce en un control operacional mucho más efectivo.

También pueden cobrar eficientemente, ya que una óptima gestión de cobranza es sinónimo de liquidez, rentabilidad, estabilidad y posibilidades de crecimiento y expansión. Por otra parte, pueden automatizar los pagos de remuneraciones y contratos de trabajo, así se aseguran de estar al día con las imposiciones de sus trabajadores, contratos, sueldos, vacaciones y más. 

Es importante tener en cuenta que Nubox cuenta con un soporte personalizado, capacitación gratuita y ofrece a su vez contenidos para la comunidad de emprendedores más robusta de América Latina. También se está renovando constantemente gracias al feedback de sus clientes y ofrece actualizaciones sin costo adicional. 

Yo he participado en los webinars que hace Nubox y leo su blog. Creo que ha sido de gran ayuda que constantemente estén ofreciendo información actualizada porque eso nos permite seguir aprendiendo, subraya Rodrigo.