Tipos de sistemas de remuneraciones en Chile

En un mundo donde la tecnología adquiere cada vez mayor relevancia, resulta vital para las empresas adoptar soluciones que les permitan optimizar sus procesos y recursos. Si estás buscando un sistema de remuneraciones es importante que en primera instancia conozcas qué tipos de software existen y cuáles son sus ventajas y desventajas. A continuación, enumeramos los tipos de sistemas de remuneraciones en Chile más comunes:

Excel

Probablemente es lo primero que se nos viene a la cabeza al hablar de remuneraciones. Una solución que calza perfecto con empresas pequeñas en las que el número de trabajadores es bajo, permitiendo llevar un buen manejo de las cifras y cálculos, pero siempre en ambientes de bajo número de trabajadores.

Esto, debido a que llenar los campos, establecer fórmulas y otras consideraciones pueden resultar agobiantes cuando tenemos una planilla de decenas de trabajadores, y ésta se va incrementando con el correr del tiempo.

Además, no existe un respaldo de las hojas de cálculo, por lo que está en las manos de la propia empresa -en concreto, del contador o el área de recursos humanos- organizar este enorme volumen de datos, ¿y si se extravían? ¿si el computador en donde se guardan se avería?

Así, y pese a que se trata de una solución al alcance de cualquier persona, Excel podría traernos más problemas que soluciones a la hora de llevar las remuneraciones de una empresa.

Puesto que la actualización de los datos -como el valor de la UF o del dólar- no es automática, al trabajar en esta herramienta, debemos preocuparnos que cada fórmula, cada parámetro, esté al día. De lo contrario -y ante el menor error- habrá que hacer todos los cálculos nuevamente.

¿Te imaginas equivocarte en los sueldos de cientos de trabajadores? Además, incluso en el caso de que te valgas de esta herramienta solo para calcular las remuneraciones, no puedes integrarla con el proceso de pago, lo que supone una tarea extra y, por ende, más tiempo para realizar esta labor.

Sistemas de remuneraciones instalados

En este caso, el cliente contrata -a perpetuidad o por un tiempo determinado- una licencia para utilizar el producto. Será él quien instale el programa en sus equipos, recibiendo las respectivas actualizaciones de su proveedor, tal como cualquier programa que instalas en tu computador, pero específico para remuneraciones.

La ventaja de esta modalidad es que el cliente opera con autonomía de los desarrolladores, recibiendo mantenciones de una empresa experta en su área. Además, es segura, ya que los datos confidenciales del cliente serán manejados por él mismo, pudiendo -por ejemplo- consultar en sus bases de datos sin depender de terceros.

Por otro lado, la desventaja es que la compañía deberá contar con servidor y personal técnico para la mantención, lo cual -en cualquier caso- es normal en grandes empresas.

Esta modalidad es una de las más usadas de los sistemas de remuneraciones en Chile debido a ser la primera que se acercó a la pyme. Sin embargo, otra de las grandes desventajas es que no puedes acceder a este tipo de software desde cualquier parte.

¿Cómo podría afectarte este "detalle"? Si necesitas hacer cambios o revisar cierta información estando fuera de la oficina, no podrás hacerlo, ya que el sistema está instalado en determinados equipos. Con ello, te limitas a operarlos desde un lugar fijo. Esto es algo que está quedando poco a poco en el pasado.

Sistemas de remuneración online

Este tipo de software están alojados en un servidor de Internet, al que se accede mediante conexión a la red. La administración técnica de este tipo de programa es externalizada al cliente, y en gran parte de los casos cuentan con un soporte técnico al cual acudir en caso de dudas o errores. Son el equilibrio entre funcionalidad, seguridad y acceso.

La principal ventaja de estos sistemas es que no requieren de equipos como infraestructura: se puede acceder a la información desde cualquier parte del mundo, mientras se tenga una conexión a Internet. No se necesitará de informáticos ni especialistas, y los datos están externalizados, confiados a un data center, lo que aporta mayor seguridad en su tratamiento.

En este caso, los sistemas de recuperación -de presentarse una eventualidad- son mejores que los internos, pues cuentas con un equipo técnico especializado dispuesto a ayudarte y solucionar cualquier duda o problema.

Este tipo de sistemas de remuneración en Chile está penetrando con fuerza, desplazando a Excel en lo que a remuneraciones se refiere.

Sistemas de desarrollo interno

Implica que las empresas diseñen su propio sistema de remuneraciones, acorde sus necesidades, abarcando desde lo más básico hasta funcionalidades avanzadas. Así, será un equipo interno el encargado de desarrollar las plantillas y funcionalidades, y tanto el desarrollo como la implementación dependen de la propia compañía.

La principal ventaja de estos sistemas es que se ajusta a la lógica de la empresa, teniendo como desventaja la gran dependencia que se genera en torno a los desarrolladores y ciertas limitaciones en los procesos de cálculo, versus las funcionalidades complementarias que ofrecen los programas de proveedores especialistas. Además, el desarrollo de programas a medida puede significar costos sumamente elevados.

ERP

Como mencionábamos al inicio, los ERP o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), son sistemas que apuntan a empresas de gran tamaño, debido a las múltiples funcionalidades que tienen.

En otras ocasiones ya hemos comparado sus características con las de sistemas online y quizás lo más significativo de este tipo de plataformas, es que requieren ser instalados en equipos o áreas; proceso que -muchas veces- puede durar semanas o meses y requerir de consultoría.

Sin embargo, también hay que recalcar que son capaces de abarcar muchas áreas y tareas, por lo que las remuneraciones son solo un módulo específico dentro de la gran cantidad de posibilidades que ofrecen. 

Como imaginarás, el costo de estos sistemas es sumamente elevado, por ello solo lo adoptan macro empresas que, además de generar enormes ganancias, tienen muchas áreas y miles de trabajadores. En tales circunstancias, un ERP se presenta como la mejor solución.

Outsourcing

Básicamente, consiste en entregar a un tercero la gestión del sistema de remuneraciones, quien usará alguna de las modalidades antes descritas. La empresa que contrata sólo recibe un informe periódico, con lo que se desentiende de las operaciones.

Entre sus ventajas, se cuenta la privacidad de los datos al interior de la organización, mientras que sus desventajas comprenden su alto costo y que no siempre la información está disponible al instante.

¿Qué debes considerar a la hora de elegir un sistema de remuneraciones?

Los sistemas de remuneraciones en Chile pueden facilitar de modo sustancial el trabajo al interior de una organización. Lo esencial es saber qué considerar a la hora de elegir esta útil herramienta.

¡Revisa esta lista!

1. Funcionalidad

Lo primero que debemos tener presente es si el sistema será el adecuado para tu empresa. Mientras menor sea el tamaño de ésta, necesitarás sistemas con herramientas o módulos más acotados. Así, las Pymes o pequeñas empresas no requerirán de grandes plataformas; mientras que para una macro empresa, soluciones acotadas no podrían dar abasto con el nivel de complejidad de sus procesos y áreas.

2. Origen

Es preciso contemplar la elección de un programa que se apegue a las leyes chilenas. Recordemos que existen software a nivel internacional que no necesariamente cumplen con esto, pues en los distintos países hay variaciones, por ejemplo, de carácter legislativo. Por eso, es indispensable que los sistemas de remuneraciones en Chile se adapten a su realidad, sobre todo pensando en la actualización de datos, que debe ser a nivel local.

3. Especialización

Cuando se trata de empresas grandes -con cientos o miles de trabajadores y muchas áreas- los sistemas integrados (ERP) son la solución perfecta. Sin embargo, son tan amplios que solo sirven a organizaciones de mayor volumen y a quienes las manejan, es decir, gerentes y jefes de áreas. Es en ese escenario cuando irrumpen fuertemente soluciones más especializadas (y más baratas), que cuentan con herramientas destinadas a abordar tareas puntuales -como las remuneraciones o facturas electrónicas- siendo ideales para compañías de menor tamaño.

4. Implementación

El grado de dificultad que ofrezca el proceso de adaptación y puesta en marcha del software también es un factor a considerar. Algunas plataformas requieren tiempos de instalación que van desde semanas hasta meses.

En ocasiones, incluso es necesaria la presencia de consultores para asegurarse de la correcta implementación y funcionamiento de la plataforma en los distintos equipos y áreas de la empresa. Radicalmente distinto es el caso de otras -como las soluciones online- que pueden utilizarse luego de que el usuario haya hecho una breve capacitación y, por supuesto, en la medida que tenga un computador con acceso a Internet.

¡Estás listo para tomar la decisión!

Conociendo estos antecedentes, sólo te resta definir las necesidades de tu empresa y buscar -de acuerdo a las alternativas que hemos visto- la que mejor se acomoda a tus requerimientos. Te invitamos a compartir este artículo con tus pares o empresas a las que pueda serle de utilidad.

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