Registro de asistencia: cómo llevarlo correctamente en Chile

¿Qué debe registrar el registro de asistencia de los trabajadores?

El objetivo del registro es que el empleador pueda controlar la asistencia y determinar las horas trabajadas, tanto ordinarias como extraordinarias.

Por eso, debe permitir reconstruir la jornada de una persona y comprobar cuánto tiempo trabajó.

Un punto importante es separar el registro de jornada de otros documentos internos.

Una planificación de turnos indica cuándo una persona debía trabajar. El registro de asistencia permite acreditar lo que ocurrió durante esa jornada.

En la práctica, para mantener un control ordenado conviene revisar información como:

• Identificación del trabajador: permite asociar cada marcación con la persona correspondiente.
• Fecha de la jornada: ayuda a ordenar las marcaciones y compararlas con el horario pactado.
• Hora de ingreso: registra el comienzo efectivo de la jornada.
• Hora de salida: permite establecer cuándo finalizó el tiempo trabajado.
• Horas ordinarias y extraordinarias: el registro debe permitir determinar las horas de trabajo de ambas categorías.
• Incidencias de la jornada: ausencias, permisos u otras situaciones deben gestionarse con sus respectivos respaldos cuando corresponda.

Si quieres profundizar en los sistemas que pueden utilizarse, puedes revisar la guía de Nubox sobre registros de control de asistencia.

¿Quién es responsable de mantener correctamente el registro de asistencia?

La Dirección del Trabajo señala que es el empleador quien debe preocuparse de que el sistema elegido sea utilizado correctamente por su personal.

Esto tiene una consecuencia práctica: entregar a los trabajadores un mecanismo para marcar no agota la gestión del registro.

La empresa debe revisar su funcionamiento y establecer procedimientos para situaciones como una marcación faltante o un problema con el mecanismo utilizado.

La DT también indica que las obligaciones relacionadas con la forma de utilizar el registro pueden incorporarse al Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad cuando corresponda.

¿Cómo llevar un registro de asistencia paso a paso?

Más que concentrar la revisión al final del mes, conviene tratar el registro como un proceso que acompaña toda la jornada laboral.

Esto permite detectar problemas mientras la información todavía está disponible.

¿Cómo preparar el registro de asistencia antes de comenzar el mes?

Primero necesitas tener identificadas las jornadas que corresponden a cada trabajador.

Revisa contratos, anexos y distribución de turnos para que el horario que utilizarás como referencia esté actualizado.

Puedes revisar este artículo sobre cómo optimizar la emisión de contratos laborales.

Ten en cuenta que desde el 26 de abril de 2026 la jornada ordinaria máxima es de 42 horas semanales, como parte de la reducción gradual establecida por la Ley N°21.561.

El siguiente cambio está previsto para el 26 de abril de 2028, cuando el límite general llegará a 40 horas semanales.

¿Qué debes revisar diariamente en el registro de asistencia?

Durante el mes conviene comprobar que las marcaciones correspondan con las jornadas programadas.

La idea es identificar inconsistencias temprano, en lugar de acumularlas hasta el cierre.

¿Cómo reducir las revisiones manuales del registro de asistencia?

Cuando el equipo crece, una de las dificultades habituales aparece al traspasar información desde la asistencia hacia remuneraciones. Cada diferencia que debe revisarse manualmente aumenta el trabajo administrativo y puede retrasar el cierre.

El Control de Asistencia de Nubox por GeoVictoria permite gestionar la jornada mediante un sistema autorizado bajo la Resolución Exenta N°38 e integrar la información con el Software de Remuneraciones de Nubox.

La solución contempla alternativas de marcación desde distintos dispositivos y permite gestionar turnos, horas trabajadas y horas extraordinarias desde la plataforma.

Así, puedes reducir la digitación de información entre procesos y mantener los datos de asistencia disponibles para preparar las remuneraciones.

Si manejas jornadas rotativas, turnos nocturnos o personal que trabaja desde distintas ubicaciones, también puedes configurar la operación de acuerdo con esas jornadas.

Cotiza el Software de Control de Asistencia de Nubox.

¿Qué hacer si un trabajador olvida marcar su registro de asistencia?

Una marcación faltante debe revisarse porque deja incompleta la información utilizada para determinar la jornada.

Lo recomendable es contar con un procedimiento interno que permita detectar el problema y reunir los antecedentes correspondientes.

Evita completar registros de forma automática suponiendo una hora de entrada o salida.

Primero verifica qué ocurrió y utiliza los mecanismos que contemple el sistema y el procedimiento interno para gestionar la incidencia.

¿El registro de asistencia sirve para trabajadores remotos o en terreno?

Cuando existe obligación de controlar jornada de trabajo, la distancia física plantea una necesidad adicional: contar con un mecanismo que pueda utilizarse desde el lugar donde se prestan los servicios.

Los sistemas electrónicos permiten resolver este escenario mediante alternativas de marcación remota, siempre que la solución utilizada se ajuste a las exigencias vigentes de la DT.

Por ejemplo, existen herramientas que permiten marcar mediante aplicaciones móviles y utilizar georreferencia asociada a la marcación.

Si tienes colaboradores fuera de la oficina, puedes profundizar en este tema en la guía de Nubox sobre control de asistencia laboral con GPS.

¿Cómo preparar el registro de asistencia ante una fiscalización?

Esperar una fiscalización para ordenar los registros suele generar trabajo que podría resolverse durante la operación habitual.

Una mejor práctica es mantener la información revisada y accesible durante todo el período.

Si utilizas un sistema electrónico, verifica además que siga figurando entre los sistemas que se ajustan a la Resolución Exenta N°38.

Recuerda que la autorización de estos sistemas tiene una duración de dos años.

Antes de una revisión, conviene comprobar:

• Que las jornadas estén correctamente configuradas: deben corresponder a las condiciones laborales aplicables.
• Que las marcaciones pueden consultarse: revisa que la información del período esté disponible.
• Que las incidencias hayan sido gestionadas: una marcación faltante debería estar identificada y tratada según el procedimiento correspondiente.
• Que puedas determinar las horas trabajadas: el registro debe permitir establecer las horas ordinarias y extraordinarias.
• Que el sistema electrónico esté autorizado: confirma su situación vigente en el listado oficial de la DT.

Un punto importante es que la tecnología facilita el respaldo, pero la empresa sigue siendo responsable del uso correcto del registro.

Además de mantener la información al día, conviene conocer cómo prepararse para una fiscalización de la Dirección del Trabajo y qué antecedentes pueden solicitarte durante este proceso.

Preguntas frecuentes sobre el registro de asistencia

¿Es obligatorio llevar un registro de asistencia en Chile?

Sí. El artículo 33 del Código del Trabajo establece que el empleador debe controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo ordinarias y extraordinarias. Para ello contempla el libro de asistencia, el reloj control con tarjetas y los sistemas electrónicos de registro.

¿El registro de asistencia puede ser digital?

Sí. El artículo 33 contempla expresamente los sistemas electrónicos. Estos deben cumplir las condiciones reguladas por la Dirección del Trabajo. Actualmente, la referencia para estos sistemas es la Resolución Exenta N°38.

¿Una empresa necesita pedir autorización a la DT para usar un sistema electrónico?

Si el sistema ya fue autorizado por la Dirección del Trabajo, cada empleador que lo implemente no tiene que solicitar un nuevo pronunciamiento. La autorización recae sobre el sistema electrónico.

¿Cuánto dura la autorización de un sistema electrónico de registro de asistencia?

Las autorizaciones otorgadas por la Dirección del Trabajo tienen una vigencia de dos años, contados desde la fecha de emisión del Ordinario respectivo.

¿Quién responde por el correcto uso del registro de asistencia?

El empleador. La Dirección del Trabajo establece que debe preocuparse de que el mecanismo elegido sea utilizado correctamente por el personal y puede adoptar las medidas pertinentes dentro de sus facultades de organización y administración.

Lleva tu registro de asistencia conectado con tus remuneraciones

Con el Control de Asistencia de Nubox junto a GeoVictoria puedes registrar jornadas con una solución autorizada por la DT y conectar la información con el Software de Remuneraciones de Nubox.

¡Mantén tus registros preparados para el día a día y simplifica el cierre de cada período!