Mantener un registro de la asistencia, además de ser importante para cumplir con las normas chilenas y mejorar la gestión de recursos humanos, es una herramienta que ayuda a tener un seguimiento de los días trabajados y de las ausencias de cada uno de los empleados.
También es eficaz para lograr un control preciso de horas extras, jornadas nocturnas, reposos por salud, permisos, vacaciones y todo lo que afecte la jornada laboral.
De esta manera, cuando se realiza el cálculo de los haberes imponibles, descuentos de leyes sociales y el sueldo general, se hace el pago exacto por la jornada trabajada.
Por otro lado, cuando se tiene un estricto control de asistencia, más allá de facilitar el cálculo para una correcta liquidación de sueldo, se obtienen beneficios importantes como:
Las autoridades en Chile permiten a las empresas utilizar cinco tipos de sistemas de control de asistencia y acceso.
La elección del sistema adecuado depende de las necesidades específicas de cada compañía.
Un aspecto importante a considerar es la forma en que los empleados registran su asistencia, ya que existen opciones variadas, como sistemas biométricos o aplicaciones móviles.
Esto permite a las empresas seleccionar el sistema que mejor se ajuste a sus requerimientos para gestionar eficientemente el control de asistencia.
Muchas organizaciones mantienen los métodos más antiguos como el libro de asistencia.
Otras se han adaptado rápidamente a sistemas modernos, que usan la tecnología y, por lo tanto, están configurados para grandes volúmenes de datos, a la vez que hacen más simple la gestión del departamento de Recursos Humanos.
Aquí te explicamos cuáles son los métodos y en qué consiste cada uno.
Es un método sencillo de aplicar. Se trata de un libro donde se lleva un registro pormenorizado de las horas de entrada y del tiempo trabajado.
En él se colocan los siguientes datos:
Para los que llevan un control de asistencia manual, es un registro tan importante como el libro de remuneraciones o cualquier otro con implicación contable, pues denota un manejo organizado de los procesos de la compañía, a la vez que se ajusta a una exigencia estatal.
Como verás, es una labor que requiere de precisión y dedicación. Por ello, en este punto es normal que te preguntes quién es el responsable del libro de control de asistencias y, por supuesto, no podía ser otro que el empleador de manera directa y exclusiva.
La razón es que de la empresa depende que se logre un buen clima laboral y al mismo tiempo se cumplan todas las normas que establecen las autoridades, al igual que las condiciones contractuales.
Consiste en instalar, preferiblemente en las puertas de acceso, un reloj control de asistencia para el marcaje de la hora de entrada y salida de los trabajadores, utilizando una tarjeta de registro.
Con este tipo de equipos, es posible tener control en tiempo real de las horas de trabajo de todo el personal.
Entre las ventajas que ofrece se encuentra que ayuda a tener un marcaje exacto cuando se necesita calcular, por ejemplo, los domingos trabajados, así como los feriados laborados.
Por supuesto, en empresas que funcionan de manera 100% remota, este dispositivo físico deja de ser una opción.
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Se basa en un soporte de almacenamiento de datos. Es muy importante que, al usar este método, el sistema cuente con una tarjeta con cinta electrónica.
Además, con este tipo de equipos de control debe existir un visor en el cual el trabajador pueda observar los datos al momento que se registran.
Este es uno de los sistemas más modernos. Utiliza relojes de control que registran los horarios mediante métodos biométricos, como el reconocimiento facial y las huellas digitales.
La plataforma permite realizar el marcaje simplemente acercando la huella al dispositivo, que realizará el registro de entrada o salida.
Es una solución moderna y funcional para Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs). Además, no debes preocuparte por la capacidad de almacenamiento, ya que algunos de estos sistemas están configurados para gestionar hasta 10 mil huellas dactilares, ofreciendo un control eficiente y seguro.
Si bien su modernidad está fuera de dudas, es un sistema que estaba pensado para el escenario prepandemia, ya que también pierde relevancia con la popularización del home office.
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Se trata de unas de las incorporaciones más recientes en la tecnología para el control de asistencia. Se basa en una aplicación en un teléfono inteligente o smartphone.
Lo interesante de este método es que la aplicación puede determinar si el empleado acudió a realizar sus labores en su puesto de trabajo o fuera de la empresa.
Esto resulta bastante útil en negocios en los que el personal debe trabajar en diferentes oficinas e ir a distintas áreas geográficas.
También resuelve los problemas de controlar las horas laborales cuando se trata del home office. Según lo establece la Ley del Teletrabajo, la empresa puede usar “métodos remotos para registrar la asistencia”, y este es uno muy válido.
Si tienes una PyME, es importante que sepas que solo está permitido un tipo de control de asistencia.
Puedes escoger cualquiera de los establecidos en la ley de acuerdo a las necesidades de tu negocio.
Por supuesto, también es posible cambiarlo debido surgimiento de nuevos requerimientos y tipos de operación.
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Juan Ignacio Onetto
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