Mantener un registro de la asistencia, además de ser importante para garantizar el cumplimiento de las normas chilenas y mejorar la gestión de recursos humanos, es una herramienta que ayuda a tener un seguimiento de los días trabajados y de las ausencias de cada uno de los empleados.
También es eficaz para lograr un control preciso de horas extras, jornadas nocturnas, reposos por salud, permisos, vacaciones y todo lo que afecte la jornada laboral.
De esta manera, cuando se realiza el cálculo de los haberes imponibles, descuentos de leyes sociales y el sueldo general, se hace el pago exacto por la jornada trabajada.
Por otro lado, cuando se tiene un estricto control de asistencia, más allá de facilitar el cálculo para una correcta liquidación de sueldo, se obtienen beneficios importantes como:
Las autoridades en Chile permiten a las empresas utilizar diferentes tipos de sistemas de control de asistencia y acceso.
La elección del sistema adecuado depende de las necesidades específicas de cada compañía.
Un aspecto importante a considerar es la forma en que los empleados registran su asistencia, ya que existen opciones variadas, ya sea a través de una app o sitio web y mediante reconocimiento facial, lector de palma, huella o código QR.
Esto permite a las empresas seleccionar el sistema que mejor se ajuste a sus requerimientos para gestionar eficientemente el control de asistencia.
Muchas organizaciones mantienen los métodos más antiguos como el libro de asistencia.
Otras se han adaptado rápidamente a sistemas modernos, que usan la tecnología y, por lo tanto, están configurados para grandes volúmenes de datos, a la vez que hacen más simple la gestión del departamento de Recursos Humanos.
Aquí te explicamos cuáles son los métodos y en qué consiste cada uno.
Es un método sencillo de aplicar. Se trata de un libro donde se lleva un registro pormenorizado de las horas de entrada y del tiempo trabajado.
En él se colocan los siguientes datos:
Para los que llevan un control de asistencia manual, es un registro tan importante como el libro de remuneraciones o cualquier otro con implicación contable, pues denota un manejo organizado de los procesos de la compañía, a la vez que se ajusta a una exigencia estatal.
Como verás, es una labor que requiere de precisión y dedicación. Por ello, en este punto es normal que te preguntes quién es el responsable del libro de control de asistencias y, por supuesto, no podía ser otro que el empleador de manera directa y exclusiva.
La razón es que de la empresa depende que se logre un buen clima laboral y al mismo tiempo se cumplan todas las normas que establecen las autoridades, al igual que las condiciones contractuales.
Consiste en instalar, preferiblemente en las puertas de acceso, un reloj control de asistencia para el marcaje de la hora de entrada y salida de los trabajadores, utilizando una tarjeta de registro.
Con este tipo de equipos, es posible tener control en tiempo real de las horas de trabajo de todo el personal.
Entre las ventajas que ofrece se encuentra que ayuda a tener un marcaje exacto cuando se necesita calcular, por ejemplo, los domingos trabajados, así como los feriados laborados.
Por supuesto, en empresas que funcionan de manera 100% remota, este dispositivo físico deja de ser una opción.
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Con los avances tecnológicos, se han desarrollado sistemas digitales para controlar la asistencia de manera más eficiente y segura.
Estos sistemas pueden incluir soluciones biométricas, aplicaciones móviles o plataformas en línea que registran las horas de trabajo en tiempo real.
La Dirección del Trabajo ha establecido condiciones y requisitos específicos para estos sistemas electrónicos, con el fin de garantizar su fiabilidad y el cumplimiento de las normativas vigentes.
La implementación de la Ley N.º 21.561, conocida como la Ley de 40 Horas, ha traído cambios significativos en la gestión de la jornada laboral en Chile.
Esta ley, que reduce gradualmente la jornada de trabajo de 45 a 40 horas semanales, implica ajustes importantes en los registros de control de asistencia de las empresas.
La Ley de 40 Horas introduce una disminución gradual en la jornada laboral en Chile, que se implementará en etapas.
Con la entrada en vigor de esta ley, se refuerza la obligación de los empleadores de llevar un registro preciso de la asistencia y las horas trabajadas por sus empleados.
La modernización de los sistemas de control de asistencia es esencial para adaptarse a las nuevas disposiciones legales.
La Resolución 38 Exenta, publicada recientemente, establece estándares actualizados para los sistemas de registro y monitoreo electrónico de asistencia.
Esta resolución destaca los siguientes puntos:
Al implementar o actualizar los sistemas de control de asistencia en tu empresa, es fundamental capacitar al personal en el uso de las nuevas herramientas, e incluir las reglas de uso en el reglamento interno de la compañía.
Asimismo, es fundamental garantizar que todos los empleados, sin importar su ubicación o modalidad de trabajo (presencial, remoto o híbrido), puedan registrar su asistencia sin inconvenientes.
Si tienes una PyME, es importante que sepas que solo está permitido un tipo de control de asistencia.
Puedes escoger cualquiera de los establecidos en la ley de acuerdo a las necesidades de tu negocio.
Por supuesto, también es posible cambiarlo debido surgimiento de nuevos requerimientos y tipos de operación.
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Juan Ignacio Onetto
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