Registros de control de asistencia que puedes usar en tu empresa

¿Llevas el control de asistencia para hacer el cálculo de los haberes en tus liquidaciones de sueldo? ¿Sabías que en Chile es obligatorio mantener un registro de la hora de entrada y salida del personal? Es una labor que todo empleador debe realizar, por lo cual hoy queremos profundizar en el tema.

A continuación te explicamos lo que necesitas saber para cumplir con esta obligación plasmada en el artículo 33 del Código del Trabajo de Chile.

Importancia del control de asistencia

Mantener un registro de la asistencia, además de ser importante para cumplir con las normas chilenas, es una herramienta que ayuda a tener un seguimiento de los días trabajados y de las ausencias de cada uno de los empleados.

También es eficaz para lograr un control preciso de horas extras, jornadas nocturnas, reposos por salud, permisos, vacaciones y todo lo que afecte la jornada laboral.

De esta manera, cuando se realiza el cálculo de los haberes imponibles, descuentos de leyes sociales y el sueldo general, se hace el pago exacto por la jornada trabajada.

Por otro lado, cuando se tiene un estricto control de asistencia, más allá de facilitar el cálculo para una correcta liquidación de sueldo, se obtienen beneficios importantes como:

• Mejorar la productividad y optimizar las jornadas de trabajo de los empleados;
• Tener un mayor control de los procesos internos de la empresa;
• Estar al día con la información de los trabajadores y cómo es su desenvolvimiento diario;
• Dar pasos positivos para lograr las metas planteadas por la compañía;
• Los trabajadores están más conscientes de la obligación de cumplir con una jornada laboral y esto hace que se integren más a la organización;
• Permite detectar en qué áreas es preciso tomar acciones para reducir el ausentismo y las horas improductivas;
• Se fomenta una mejor cultura organizacional y los colaboradores suelen ser más puntuales.

Tipos de control de asistencia que puedes aplicar

Las autoridades chilenas permiten el uso de cinco tipos de control de asistencia y acceso a las empresas. Escoger uno depende de las necesidades de cada compañía.

Muchas organizaciones mantienen los métodos más antiguos como el libro de asistencia., mientras que otras se han adaptado rápidamente a los modernos, que usan la tecnología y, por lo tanto, están configurados para grandes volúmenes de datos, a la vez que hacen más simple la gestión de la oficina de Recursos Humanos.

Aquí te explicamos cuáles son los métodos y en qué consiste cada uno.

1. Libro de asistencia del personal

Es un método sencillo de aplicar. Se trata de un libro donde se lleva un registro pormenorizado de las horas de entrada y del tiempo trabajado. En él se colocan los siguientes datos:

• Nombre del trabajador;
• Rut;
• Fecha;
• Hora de ingreso;
• Hora de egreso;
• Hora de haber culminado la jornada;
• La firma del trabajador.

Para los que llevan un control de asistencia manual, es un registro tan importante como el libro de remuneraciones o cualquier otro con implicación contable, pues denota un manejo organizado de los procesos de la compañía, a la vez que se ajusta a una exigencia estatal.

Como verás, es una labor que requiere de precisión y dedicación. Por ello, en este punto es normal que te preguntes quién es el responsable del libro de control de asistencias y, por supuesto, no podía ser otro que el empleador de manera directa y exclusiva.

La razón es que de la empresa depende que se logre un buen clima laboral y al mismo tiempo se cumplan todas las normas que establecen las autoridades, al igual que las condiciones contractuales.

2. Reloj de control con tarjetas de registro

Se trata de un sistema más sofisticado. Para ello se debe instalar, preferiblemente en puertas de acceso, un reloj que marque la hora de entrada y de salida de los trabajadores usando una tarjeta de registro.

Con este tipo de equipos, es posible tener control en tiempo real de las horas de trabajo de todo el personal.

Entre las ventajas que ofrece se encuentra que ayuda a tener un registro exacto cuando se necesita calcular, por ejemplo, los domingos trabajados, así como los feriados laborados.

Por supuesto, en empresas que funcionan de manera 100% remota, este dispositivo físico deja de ser una opción.

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3. Registro electrónico-computacional con tarjeta de cinta magnética

Se basa en un soporte de almacenamiento de datos. Es muy importante que, al usar este método, el sistema cuente con una tarjeta con cinta electrónica.

Además, con este tipo de equipos de control debe existir un visor en el cual el trabajador pueda observar los datos al momento que se registran.

4. Sistema computacional de control biométrico por impresión dactilar

Este es uno de los sistemas más modernos. Se trata de relojes de control que registran los horarios a través de la huella dactilar.

Con solo acercar la huella, el reloj hará el registro correspondiente. Es una alternativa moderna y funcional para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs).

No tienes que preocuparte por la cantidad de información almacenada, porque algunas están configuradas para registrar hasta 10 mil huellas dactilares.

Ya que la tecnología avanza rápidamente, también puedes considerar los controles biométricos que se activan con el rostro o con la palma de la mano.

Si bien su modernidad está fuera de dudas, es un sistema que estaba pensado para el escenario prepandemia, ya que también pierde relevancia con la popularización del home office.

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5. Sistemas de geo-referenciación o ubicación satelital (GPS)

Se trata de unas de las incorporaciones más recientes en la tecnología para el control de asistencia. Se basa en una aplicación en un teléfono inteligente o smartphone.

Lo interesante de este método es que la aplicación puede determinar si el empleado acudió a realizar sus labores en su puesto de trabajo o fuera de la empresa.

Esto resulta bastante útil en negocios en los que el personal debe trabajar en diferentes oficinas e ir a distintas áreas geográficas.

También resuelve los problemas de controlar las horas laborales cuando se trata del home office. Según lo establece la Ley del Teletrabajo, la empresa puede usar “métodos remotos para registrar la asistencia”, y este es uno muy válido.

Para tener en cuenta...

Si tienes una PyME, es importante que sepas que solo está permitido un tipo de control de asistencia.

Puedes escoger cualquiera de los establecidos en la ley de acuerdo a las necesidades de tu negocio.

Por supuesto, también es posible cambiarlo debido surgimiento de nuevos requerimientos y tipos de operación.