La forma de trabajar ha cambiado en pocos años, acelerando la adopción del trabajo remoto. Además de esta transformación, el marco normativo también evolucionó.

El Artículo 33 del Código del Trabajo obliga a todas las empresas a llevar un registro de asistencia y horas de trabajo.

La Dirección del Trabajo (DT) acepta diferentes modalidades: libro de asistencia, reloj control con tarjetas, registros electrónicos, sistemas biométricos y soluciones basadas en GPS.

El control con geolocalización se perfila como la herramienta ideal para equipos remotos o itinerantes, pero su uso debe ajustarse a la normativa laboral y de protección de datos.

¿Qué es el control de asistencia con GPS?

Los sistemas de control de asistencia con GPS combinan dos elementos básicos: un mecanismo de marcación para registrar la hora de entrada y salida y un módulo de geolocalización que verifica desde dónde se realizó la marca.

Al utilizar los sensores de ubicación del teléfono móvil o la tablet, el sistema confirma que la persona se encuentra en la dirección autorizada (por ejemplo, el domicilio del cliente, la obra o su casa si está teletrabajando).

Esta solución resulta ideal para empresas con trabajadores en terreno, vendedores, repartidores o colaboradores en modalidad híbrida porque elimina la necesidad de acudir a una oficina para “fichar”.

Es importante aclarar que la geolocalización solo se utiliza para el acto de marcar; no se trata de un sistema de vigilancia permanente.

De hecho, la DT ha reiterado mediante dictámenes que la geolocalización no puede mantenerse encendida todo el tiempo.

El Dictamen 2927/58 establece que, si bien las empresas pueden utilizar GPS para controlar asistencia, deben limitar su uso al momento de la marcación y no pueden convertirlo en un mecanismo de monitoreo constante. De lo contrario se vulneraría la privacidad de los trabajadores.

Marco legal: obligaciones y requisitos

La legislación chilena ha incorporado nuevas reglas que afectan la forma de llevar el registro de horas. 

A continuación, destacamos las principales normativas vigentes para sistemas de control de asistencia con GPS.

Artículo 33 del Código del Trabajo

El Código del Trabajo obliga a todos los empleadores a llevar un registro de la asistencia y jornada de trabajo.

Se trata de un deber ineludible; cuando el empleador no lleva un sistema o los registros no se ajustan a la realidad, se expone a multas. Para cumplir esta obligación existen distintas modalidades.

La DT acepta métodos clásicos como el libro de asistencia y el reloj control así como opciones modernas: registros electrónicos, sistemas biométricos y georreferencia.

Cada empresa puede elegir el sistema que mejor se adapte a su actividad, siempre que cumpla con los requisitos.

Resolución Exenta Nº 38 (2024)

En abril 2024 la Dirección del Trabajo dictó la Resolución Exenta Nº 38, que actualiza los requisitos que deben cumplir los sistemas electrónicos de control de asistencia.

Los empleadores deben utilizar sistemas autorizados por la DT.

La resolución detalla que las autorizaciones tienen una vigencia de dos años. La resolución también faculta a la DT a realizar inspecciones en cualquier momento.

Dictamen 2927/58 (2021)

El dictamen 2927/58 de diciembre de 2021 complementa la regulación de los sistemas electrónicos. Señala que el empleador es responsable de operar y mantener el sistema de asistencia, así como de capacitar a los empleados.

Además, reconoce que los costos asociados a dispositivos y conectividad corresponden al empleador.

Ley 21.561 o Ley de las 40 horas

La Ley 21.561, conocida como ley de las 40 horas, entró en vigor en 2023 y reduce gradualmente la jornada laboral a 40 horas semanales.

Ventajas del control de asistencia con GPS

Además de ser un requisito legal, el control de asistencia con GPS ofrece múltiples beneficios para las empresas y sus trabajadores. Entre los más destacados se encuentran:

Automatización y exactitud

Los registros digitales eliminan los errores de transcripción y las manipulaciones. La hora y ubicación de cada marca quedan automáticamente consignadas en el sistema, lo que facilita la elaboración de reportes y la verificación. También simplifican el cálculo de horas extraordinarias y tardanzas.

Centralización y acceso en tiempo real

Los sistemas con geolocalización integran la información de todos los trabajadores en una plataforma única. Los gerentes y las áreas de Recursos Humanos pueden monitorear la asistencia en tiempo real y desde cualquier lugar, lo que resulta clave en equipos remotos.

Prevención del fraude y transparencia

Al registrar la ubicación exacta, se reducen las posibilidades de suplantación o marcación por terceros. Asimismo, los trabajadores tienen acceso a sus marcas y pueden constatar que no existan modificaciones arbitrarias.

Integración con la gestión de personas

Muchos sistemas se integran con softwares de remuneraciones, nómina y vacaciones, automatizando el cálculo de sueldos, horas extras y días libres. Una buena herramienta también permite planificar vacaciones y reemplazos.

Datos para la toma de decisiones

El análisis de ausencias, retrasos y horas extras ayuda a la empresa a detectar patrones y mejorar la productividad. Las estadísticas de asistencia se convierten en información valiosa para optimizar la asignación de personal y la programación.

Retos y consideraciones de la geolocalización

Aunque las ventajas son evidentes, la geolocalización plantea desafíos que los empleadores deben gestionar adecuadamente.

Privacidad y protección de datos. La ubicación del trabajador es un dato personal sensible. Los sistemas deben limitar el uso del GPS al momento de la marcación y no realizar un seguimiento permanente. También deben cumplir la Ley N.º 19.628 sobre protección de datos personales, que exige informar qué datos se recaban y para qué se utilizan.

Consentimiento y voluntariedad. Si se utiliza el teléfono personal del trabajador para marcar, este debe otorgar su consentimiento por escrito. El empleador no puede imponer el uso del dispositivo propio ni grabar fotos, contactos o redes sociales del colaborador.

No discriminación. El sistema no puede bloquear una marca porque el trabajador se encuentre fuera de la georreferencia. Si por circunstancias de la labor (por ejemplo, visita a un cliente) el colaborador marca desde otra ubicación, la marca se registra y luego se revisa la justificación.

Actualización y formación. Las empresas deben capacitar a los usuarios en el manejo del sistema y actualizar sus reglamentos internos.

Cómo implementar un sistema de control de asistencia con GPS

Adoptar un sistema de asistencia con geolocalización no se reduce a contratar un proveedor; requiere un proyecto que involucra a distintas áreas de la empresa. Aquí algunos consejos prácticos:

  1. Elige un proveedor autorizado por la DT. La certificación dura dos años.
  2. Actualiza contratos y reglamentos. Identifica en el reglamento interno el sistema principal de asistencia y explica su funcionamiento.
  3. Capacita al equipo. Antes de implementar la solución, capacita a los trabajadores en su uso y explica cómo accederán a sus registros. Las capacitaciones son obligatorias y mejoran la aceptación del sistema.
  4. Gestiona excepciones. Define protocolos claros para corregir marcas erróneas o justificar inasistencias. Recuerde que las modificaciones deben notificarse al trabajador, quien puede oponerse en 48 horas.
  5. Integra el sistema con remuneraciones. La mayor eficiencia se logra cuando el control de asistencia se conecta con la nómina, vacaciones y cálculo de horas extras. Esto reduce errores y acelera procesos.

Nubox y GeoVictoria: una solución certificada

En el mercado chileno existen diversas opciones de control de asistencia con GPS. Una de ellas es el Control de Asistencia Certificado de GeoVictoria + Nubox.

Esta solución se distingue por estar certificada por la Dirección del Trabajo, lo que permite a las empresas cumplir la normativa y evitar multas de hasta 60 UTM. 

Además, integra varias funcionalidades claves:

  • Monitoreo en tiempo real y geolocalización por proyecto. El sistema registra la ubicación de cada marca y permite vincularla a proyectos o tareas específicas. También ofrece historial de rutas para supervisar al personal en terreno.
  • Diversidad de métodos de marcación. Se puede marcar asistencia mediante una aplicación móvil con selfie y georreferencia (GeoVictoria App), un reloj físico (GeoVictoria Box), una llamada telefónica (GeoVictoria Call), reconocimiento facial sin contacto (GeoVictoria Face), vía web o con un dispositivo USB de huella digital. Esta variedad facilita que cada empresa elija el método que mejor se adapte a sus operaciones.
  • Automatización de horas extras e integración con remuneraciones. La solución se integra con el software de remuneraciones de Nubox, por lo que las horas trabajadas se transfieren automáticamente a la nómina. Esto reduce el tiempo administrativo y evita errores en el cálculo de sueldos.

Conclusión

El control de asistencia con GPS se ha convertido en un aliado indispensable para las empresas chilenas, especialmente en un contexto donde el teletrabajo y las jornadas híbridas siguen creciendo.

Su adopción no solo responde a la necesidad de cumplir con la normativa, sino que también ofrece ventajas concretas: mejora la precisión, automatiza procesos, previene fraudes y proporciona datos valiosos para la toma de decisiones.

No obstante, su implementación debe respetar los límites definidos por la ley, como por ejemplo la geolocalización solo para marcar y la protección de los datos.

Para los gerentes y responsables de Recursos Humanos, la recomendación es clara: evalúa las necesidades y elige un proveedor certificado que se adapte a la realidad de tu empresa.

Soluciones como el Control de Asistencia GeoVictoria + Nubox muestran que es posible cumplir con la normativa, reducir riesgos y al mismo tiempo simplificar la gestión de personas. 

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