Outsourcing: Qué es y cómo funciona para reducir costos

¿Qué es el Outsourcing?

El outsourcing es una estrategia empresarial que implica la subcontratación de servicios o acciones de una empresa externa, en lugar de gestionarlos de manera interna. Las empresas contratantes recurren a proveedores de servicios externos para realizar tareas específicas, lo que les permite centrarse en sus competencias clave y reducir costos operativos.

¿Para qué sirve el Outsourcing en las empresas?

El outsourcing sirve para externalizar ciertas funciones. Es una herramienta común para reducir costos operativos, ganar eficiencia, acceder a especialistas y adaptarse mejor a cambios en la demanda, especialmente en pymes y empresas en crecimiento.

El outsourcing se utiliza en diversas áreas, como recursos humanos, procesos de negocios, atención al cliente y cadena de suministros, entre otras. Esta práctica permite a las empresas optimizar su eficiencia y mantenerse compitiendo en un entorno empresarial en constante cambio.

Outsourcing en Chile

En Chile, el uso de outsourcing y contratación temporal viene creciendo con fuerza. Según la Cámara de Comercio de Santiago, las compañías chilenas han aumentado en un 20% la contratación de servicios de outsourcing y trabajo temporal en los últimos años, lo que evidencia una mayor externalización de procesos administrativos, recursos humanos y servicios especializados.

Esta tendencia muestra que cada vez más empresas recurren a proveedores externos para ganar flexibilidad, reducir costos fijos y adaptarse mejor a ciclos de alta y baja demanda.

Dato relevante: La Ley N.º 20.123 regula la subcontratación y los servicios transitorios, estableciendo responsabilidades claras para la empresa mandante.

Tipos de outsourcing y cuándo aplicar cada uno

Outsourcing BPO (Business Process Outsourcing)

Se enfoca en la externalización de procesos completos, como contabilidad, remuneraciones o administración. Conviene cuando la empresa busca eficiencia operativa sin gestionar equipos internos.

Outsourcing ITO (Information Technology Outsourcing)

Externaliza servicios tecnológicos como soporte TI, infraestructura o desarrollo. Es ideal para empresas sin un equipo técnico interno o con necesidades tecnológicas puntuales.

Outsourcing de servicio al cliente

Incluye call centers y soporte multicanal. Se aplica cuando se requiere escalar la atención sin aumentar la estructura interna.

Outsourcing de marketing

Permite delegar estrategias digitales, campañas o contenidos. Útil para empresas que necesitan resultados rápidos sin contratar un equipo completo.

Outsourcing de diseño gráfico

Se usa para proyectos específicos como branding, piezas publicitarias o diseño web, cuando la demanda no es constante.

¿Cómo funciona el Outsourcing?

El outsourcing funciona de la siguiente manera:

• La empresa contratante identifica las tareas o funciones que desea externalizar. Para determinar las tareas que pueden ser externalizadas, se puede analizar los procesos de la empresa.
• La empresa contratante busca un proveedor externo de outsourcing. Para ello, puede buscar proveedores en línea.
• La empresa contratante evalúa a los proveedores potenciales. Esta evaluación debe considerar factores como la experiencia del proveedor, la calidad de los servicios, el precio y las condiciones contractuales.
• La empresa contratante contacta al proveedor elegido. Para ello, se firma un contrato que establece los términos y condiciones de la relación entre la empresa contratante y el proveedor.

Una vez que se ha firmado el contrato, la empresa externa comienza a realizar las tareas o funciones que fueron externalizadas. La empresa contratante mantiene un control sobre los servicios prestados por el proveedor, y puede realizar evaluación para garantizar la calidad de los mismos.

Ejemplos de empresas de Outsourcing

En Chile, muchas empresas reconocidas han destacado en el sector del outsourcing:

• Infosys Chile : Es una empresa global de tecnología de la información que ofrece servicios de outsourcing de TI y consultoría empresarial.
• Telus International Chile : Se centra en servicios de atención al cliente, soporte técnico y soluciones de experiencia del cliente.
• Emerson Chile : Ofrece soluciones de automatización industrial.
• Randstad Chile : Ofrece servicios de recursos humanos, incluyendo selección de personal y evalúan a los candidatos.

¿Qué son las empresas de Servicios Transitorios?

Las empresas de servicios transitorios son mediadores que permiten a las organizaciones contratar capital humano temporal para cubrir necesidades puntuales. 

Esto ofrece facilidad en la gestión de recursos humanos, lo que es valioso en sectores con picos de demanda por temporadas.

Ventajas del Outsourcing

Subcontratar servicios ofrece ventajas valiosas como:

• Reducción de costos: La tercerización permite a las empresas disminuir costos operativos asociados a la mano de obra, ya que evitan gastos de contratación, capacitación y gestión de personal.
• Enfoque en competencias clave: Al externalizar procesos secundarios, la empresa puede liberar recursos internos y concentrarse en sus actividades estratégicas, dejando ciertas funciones en manos de proveedores especializados.
• Acceso a recursos especializados: Los proveedores de servicios externos suelen ser expertos en sus áreas, lo que garantiza un servicio de alta calidad.

Desventajas y riesgos potenciales del Outsourcing

Aunque el outsourcing ofrece beneficios, también implica riesgos como pérdida de control directo sobre procesos críticos, dependencia excesiva del proveedor y posibles problemas de calidad si no se definen bien los niveles de servicio.

Además, pueden surgir contingencias legales o laborales si el proveedor no cumple con la normativa vigente, así como impactos negativos en la cultura organizacional si el personal interno percibe la externalización como una amenaza a su estabilidad.

¿Cómo debe implementarse el Outsourcing en las organizaciones?

Con una estrategia sólida que abarque:

• Evaluación detallada: Reconocer qué procesos o áreas son candidatos para el outsourcing.
• Selección del proveedor: Elegir un proveedor confiable y con experiencia en el área de interés.
• Definición de objetivos y métricas: Establecer metas claras y métricas para evaluar el éxito de la subcontratación.
• Comunicación y gestión del cambio: Informar a los empleados y gestionar el cambio de manera efectiva.

Outsourcing vs gestión interna

Cuando se compara el outsourcing con la gestión interna, es clave evaluar costos, control, flexibilidad y especialización, ya que cada modelo tiene ventajas y limitaciones según el tamaño de la empresa, su madurez de procesos y la criticidad del área a externalizar. 

La siguiente tabla resume diferencias generales:

Cuándo conviene externalizar

Conviene externalizar cuando un proceso es necesario pero no forma parte del core del negocio, requiere conocimientos técnicos específicos o consume demasiado tiempo del equipo interno que podría destinarse a tareas estratégicas.

También es recomendable cuando la empresa busca reducir costos fijos, gestionar picos de trabajo, acelerar la adopción tecnológica o cumplir con estándares de calidad que un proveedor especializado ya tiene implementados.

El outsourcing se ha convertido en una estrategia vital para las empresas chilenas que buscan reducir costos, mejorar la eficiencia y centrarse en sus competencias clave. En un entorno empresarial en constante cambio, saber qué es el outsourcing y cómo funciona de manera efectiva es esencial. 

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