¿Por qué necesitas controlar el inventario en tiempo real?

José Valderrama

Escrito por José Valderrama

Head of Sales en Nubox Chile I Especializado en la cartera de Empresas. Ayudo a las pymes a tener una mejor gestión de su negocio.

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Controlar y manejar el inventario en tiempo real se ha convertido en una prioridad para las empresas en estos tiempos de alta competitividad y transformación digital. 

Tanto negocios B2C (Business to Consumer) como B2B (Business to Business) necesitan seguir de cerca sus existencias y tomar decisiones de reposición y gestión de compra de acuerdo a datos precisos y confiables.

En este artículo te explicaremos qué tecnologías y recursos necesitas para cumplir con esta premisa de éxito y cuáles beneficios obtendrás al hacerlo.

¿Qué se necesita para llevar un control de inventario en tiempo real?

Este proceso consiste en seguir la variabilidad y los movimientos del inventario en tiempo real, así que el primer paso para lograrlo es la digitalización.

En la actualidad, existen herramientas accesibles para PyMEs y pequeños negocios que permiten conseguir esta transformación, como:

Este tipo de recursos se encargan de llevar toda la información del inventario a una base de datos centralizada, que a la vez se actualiza cada vez que se registra una transacción o movimiento.

De esta manera, por ejemplo, puedes saber cuándo un producto del almacén es llevado al stock de exhibición que alimenta al punto de venta.

En definitiva, necesitas al menos una solución de este tipo, que se convierta en un sistema neurálgico del manejo de inventario, generando evidencia sobre cada movimiento y actualizándose de manera constante.

Esto trae como consecuencia - positiva - un significativo incremento en la rapidez de respuesta a la demanda de información, así como una toma de decisiones asertiva, entre otros beneficios en que profundizaremos en la siguiente sección.

Si además de conocer cuáles son los beneficios que genera llevar un inventario en tiempo real, te interesa aprender los aspectos esenciales para poner en marcha una nueva idea comercial, descarga el siguiente material: Claves para emprender un negocio.

¿Cuáles son los beneficios que genera el control de inventario en tiempo real?

Invertir en un software de inventario u otra herramienta que cuenta con módulos para digitalizar esta área de trabajo, y con ello migrar a la gestión en tiempo real, le brindará grandes beneficios a tu empresa, como:

1. Optimización del tiempo

Las herramientas digitales permiten que puedas conocer cuáles son los movimientos que ocurren dentro del almacén justo en el momento en que presentan, con lo cual habrá una mayor rapidez en el tiempo de respuesta y la toma de decisiones.

Por otro lado, labores que normalmente se desarrollan de forma manual pasan a ejecutarse de manera automática, especialmente todas las relacionadas con la actualización de registros.

2. Óptima rotación

Los datos son poder, así como la inmediatez, por lo cual el manejo del inventario en tiempo real se ve reflejado en una óptima toma de decisiones en cuanto a la rotación.

Centralizar la información te permitirá conocer y medir tu nivel de demanda y la dinámica comercial de diferentes productos, garantizando una reposición proactiva, coherente y oportuna.

3. Servicio personalizado y de calidad

La empresa que dispone de todo el stock actualizado y lo maneja en tiempo real, tiene la posibilidad de reducir las ventas perdidas por falta de mercancía.

Además, puede reducir sus tiempos promedios de entrega, un aspecto fundamental en el comercio electrónico y para la experiencia del cliente en general.

En consecuencia, el control del inventario en tiempo real puede favorecer tus índices de fidelización.

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4. Reducción de errores

Contar con sistemas automatizados de control de inventario en tiempo real permite que todas las ventas que se desarrollan en las empresas medianas o grandes, donde se realizan varios movimientos comerciales a la vez, tengan menos margen de cometer errores que les hagan perder dinero.

Por ejemplo, seguir de cerca el inventario evitará que vendas productos que al final del día no tienes en tus almacenes, lo cual representa fricciones para el cliente y devoluciones de dinero con contracargo.

5. Confiabilidad en los tiempos de entrega

El objetivo siempre debe ser un equilibrio entre la oferta y la demanda, pero además, tener confiabilidad en los tiempos tanto en la recepción de la mercancía comprada al proveedor como en la entrega que se le hace a los clientes.

6. Identificación y planificación

Manejar un inventario en tiempo real trae consigo otros beneficios, pues tendrás recopilado in situ los datos de la venta, a fin de analizarlos y extraer conclusiones a un plazo más largo.

7. Seguimiento de indicadores

El inventario, al formar parte esencial del patrimonio de una empresa y de su estabilidad operativa, demanda el control y la gestión por medio de indicadores cualitativos.

El seguimiento en tiempo real permite medir y comprender ágilmente estas métricas, así como tomar las decisiones adecuadas en torno a ellas. Algunos indicadores de interés son:

I. Stock máximo

No es más que la cantidad mayor o máxima de un producto dentro del almacén, según el costo que ello significa para la empresa, así como el tiempo que toma poder venderlos a los clientes.

II. Stock de seguridad

Esto es todo lo contrario a lo anterior, pues significa la cantidad mínima de artículos que aspiras a mantener dentro del almacén, con la finalidad de reducir costos, pero a la vez garantizar la satisfacción de la demanda.

III. Punto de re-orden

Se refiere al nivel de existencia en el que es necesario realizar el pedido a fin de volver a surtir el almacén.

Ello está supeditado a los tiempos de cada uno de los proveedores, así como al descarte de posibles problemas de abastecimiento.

¡Llegamos al final!

Esperamos que te haya servido toda esta información para que puedas llevar a cabo un manejo ideal y controlado, centrado en el seguimiento en tiempo real.

Recuerda que hoy existen tecnologías accesibles y a la medida, que te permitirán completar este paso hacia el futuro y la transformación digital.

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