¿Cómo llenar un libro de inventario y balance?

La única forma de mantener el control de los activos y pasivos de tu empresa es mediante el libro de inventario y balance. Por lo tanto, el manejo adecuado de este recursos es, sin dudas, fundamental para toda organización que busque proteger su patrimonio.

Saber cómo llenar un libro de inventario y balance y llevar una gestión correcta permite a los responsables de las finanzas cumplir con las obligaciones fiscales, seguir la variabilidad del patrimonio y, en general, controlar la situación contable de la empresa.

En las siguientes líneas te contaremos todo lo que tienes que saber sobre el libro de inventario y balance y el proceso para llenarlo.

Si te interesa el tema, ¡sigue con nosotros hasta el final!

¿Qué es un libro de inventario y balance?

Antes de abordar cómo llenar un libro de inventario y balance, es importante precisar el concepto de este recurso.

El libro de inventario y balance se entiende como un resumen de los activos físicos de una empresa, entre ellos la mercadería y los activos fijos principales, así como también las deudas, incluyendo los préstamos a corto o mediano plazo.

Se habla de un "libro", pero no debe tener necesariamente este formato, pues se trata de varios documentos y registros diferentes.

Cabe destacar que, en el caso de la mercadería, el registro debe contar con la cantidad y precio unitario.

También, en los activos fijos, es importante señalar cuál es el valor inicial de cada uno, así como el año de adquisición y el monto de la depreciación.

En tanto, en los créditos y préstamos contraídos, es necesario que cuenten con detalles del plazo y el tipo de interés. Y en las deudas por el giro de clientes y proveedores, es preciso incluir el análisis de cuentas.

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¿Quiénes están en la obligación de llevar el libro de inventario y balance?

Se trata de un libro obligatorio para todas las empresas que desempeñan una actividad económica en Chile y que deben llevar una contabilidad completa, incluso para las microempresas.

Desde el punto de vista de los registros, la contabilidad completa incluye tanto el libro de inventario y balance como los libros Diario y Mayor.

Estos libros contables deben estar actualizados, especialmente el cierre de ejercicios contables, ya que pueden ser exigidos para determinadas auditorías.

También, desde el punto de vista interno, estar al día es sinónimo de mayor control y estabilidad, a la vez que genera confianza ante socios y potenciales inversores externos, en caso de que estés en busca de financiamiento.

En cuanto a las sanciones oficiales por no llevar un libro de inventario y balance actualizado, así como los otros libros obligatorios, el artículo 97 del Código Tributario dice lo siguiente:

El hecho de no llevar contabilidad o los libros auxiliares exigidos por el Director o el Director Regional del SII, de acuerdo con las disposiciones legales, o de mantenerlos atrasados, o de llevarlos en forma distinta a la ordenada o autorizada por la Ley, y siempre que no se dé cumplimiento a las obligaciones respectivas dentro del plazo que señala el Servicio, que no podrá ser inferior a diez días, es sancionado con multas que van desde una Unidad Tributaria Mensual (UTM) a una Unidad Tributaria Anual (UTA).

Tips y estipulaciones sobre cómo llevar un libro de inventario y balance

Es importante conocer cuáles son los requisitos que se deben seguir para cumplir con esta obligación y que los registros sean aprobados por el Servicio de Impuestos Internos.

Entre las condiciones para que el libro de inventario y balance reciba el visto bueno encontramos las siguientes:

• Es preciso que se lleve con claridad, siguiendo un orden en las fechas y sin espacios en blanco.
• Es necesario evitar interpolaciones, las tachaduras, las enmiendas, raspaduras, algún símbolo o abreviatura, sin que estos estén cónsonos al orden mercantil o no son necesarios.
• Estás en la obligación de corregir los errores y omisiones en el momento en que se advierten.

Recuerda que en Chile, esta documentación puede presentarse de forma electrónica, al igual que otros libros de interés contable, lo cual optimiza y facilita el proceso.

Sumado a lo dicho anteriormente, existen aspectos clave que, de tener en cuenta, pueden ayudarte a simplificar la actualización del libro y gestionar esta tarea con mayor orden y control. Algunos de estos son:

• Es necesario mantener ordenada toda la información por bloques.
• No obstante, esta recaudación que se hace por bloques, debe separar facturas, inventarios, recibos bancarios, justificantes de pago, entre otros.
• Es necesario emplear los balances de comprobación, a través de los cuales se agrupan los saldos y movimientos de las diferentes cuentas, lo que permitirá la detección de posibles descuadres en la contabilidad.
• Hay que mantenerse alerta en el último trimestre de cada año, por cuanto se anuncian las modificaciones que son posibles en la estructura de las cuentas.
• Es preciso la utilización de Software de inventario que permita automatizar procesos de registro, con el cual se simplifiquen los informes, puedas llevar los libros en orden, y así extraigas toda la información necesaria para llevar los documentos y tomar las decisiones a tiempo.

¡Llegamos al final!

Resulta esencial que como responsable de las finanzas de tu compañía estés consciente de la importancia de un libro de inventario y balance, cómo llevarlo de una manera eficiente, y sobre todo, tener muy claros los plazos y lo que dice la legislación del país sobre el tema.

Sumado a esto, recuerda apoyarte en software de amplio alcance, como los sistemas de contabilidad, que te ayudarán a mantener la información actualizada y, en consecuencia, facilitarán el registro de pasivos y activos asociados a la gestión del inventario y tu patrimonio empresarial.