Guía sobre las Boletas electrónicas en Chile

Como ya debes saber, la modernización tributaria —impulsada por el Ejecutivo— también incluye cambios en el ámbito administrativo y requiere un salto al sistema digital, lo cual involucra las boletas electrónicas.

En este sentido, saber cómo emitir boletas electrónicas es algo indispensable para la modernización de tu negocio, ya que este proceso es obligatorio desde el 01 de enero de 2021 para quienes facturan electrónicamente y a partir del 01 de marzo de 2021 para quienes aún no emiten de forma electrónica.

Además, no debes completar esta migración simplemente para cumplir con el Servicio de Impuestos Internos (SII), sino que beneficiarás la contabilidad de tu empresa y tendrás mayor claridad sobre la compraventa de tu producto o el honorario percibido por tu servicio.

Por otro lado, no está demás decir que la intención de la implementación del uso de la boleta electrónica es reducir la evasión de impuestos y, de este modo, incrementar la recaudación fiscal.

Por estas razones, en este artículo vamos a explicarte cómo evitar boletas electrónicas, a la vez que te ofreceremos un contexto completo sobre este documento al explicarte qué información incluye, sus principales funciones y más.

¡Acompáñanos!

¿Qué son las boletas electrónicas y cuál es su función?

Es un documento con incidencia tributaria, promovido y requerido por el SII, que se entrega al cliente cuando este es una persona natural/física que no requiere de una factura electrónica.

Este DTE sirve para detallar los productos que son vendidos, su valor y el IVA, ofreciendo respaldo tanto al vendedor como al comprador.

Por ejemplo, en el caso del comprador, puede usar la boleta para solicitud de devoluciones y otros reclamos.

En tanto, el vendedor cuenta con las boletas electrónicas como comprobante de sus ventas y base para registros contables asociados a los ingresos.

Es importante decir que existen dos tipos de boletas electrónicas: de servicios y de compraventa.

Diferencia entre boletas electrónicas y facturas electrónicas

La principal diferencia entre las boletas electrónicas y las facturas electrónicas es que las últimas dan derecho a crédito fiscal, mientras que las primeras tienen un rol netamente informativo y de comprobación de una determinada transacción.

Es por esta diferencia que las boletas electrónicas suelen estar dirigidas a consumidores finales mientras que las facturas electrónicas tienden a ser exigidas por compradores que son empresas (distribuidores, tiendas retail y otros intermediarios en la cadena comercial).

¿Qué datos debe incluir una boleta electrónica?

De acuerdo al Instructivo Técnico del Servicio de Impuestos Internos para la emisión de boletas electrónicas, este documento siempre deben contener los siguientes datos:

• Monto neto de la transacción;
• IVA correspondiente a la transacción;
• Razón social o nombre de la empresa que hizo la venta;
• Registro Único de Contribuyente (RUT) de la empresa;
• Registro Único de Contribuyente (RUT) del comprador;
• Fecha de emisión;
• Desglose de mercancía: producto vendido, cantidad, precio unitario y total de venta.

Requisitos para emitir boletas electrónicas en Chile

Los requisitos para emitir boletas electrónicas consisten en tener tu empresa al día en términos de inicio de actividades, declaraciones de impuestos y autenticidad digital (certificado digital).

Cumplir con esto significa que tu negocio tiene las condiciones necesarias para ser emisor de DTE, incluyendo las boletas, tanto desde el punto de vista operativo como legal.

El siguiente paso, una vez garantizados los aspectos básicos anteriores, es habilitarte ante el SII para generar electrónicamente las boletas.

En líneas generales, para esto debes:

• Solicitar la habilitación de emisión de boletas electrónicas a través de la página web del SII. Esta función la debe hacer el contribuyente o representante legal del giro comercial, ya sea persona natural o jurídica, la cual podrá acceder a la autorización para el uso de la certificación, siempre y cuando cumpla con requisitos técnicos y legales.
• Aceptado por el SII la solicitud de habilitación del certificado digital, el contribuyente o representante legal deberá realizar una declaración de cumplimiento en línea, que consiste en conocer las obligaciones legales para la emisión de boletas electrónicas y toda modificación futura que se genere.
• Los contribuyentes deben cumplir con las indicaciones tributarias generadas por la emisión de las boletas electrónicas. También tiene que habilitar el certificado digital del SII, y considerar si el software de facturación electrónica que utilizan habilitará el formato de las boletas electrónicas.

A continuación, te dejamos una infografía que amplía el proceso, mencionando algunos de los deberes que tendrás que asumir inmediatamente empieces la solicitud.

Obligaciones al ser emisor de boletas electrónicas

En el momento que cumples con todos estos requisitos y te conviertes en emisor de boleta electrónica obligatoria, también asumes nuevas responsabilidades y obligaciones constantes asociadas a la gestión documental.

Las principales obligaciones que tienen los emisores de boletas electrónicas en Chile son las siguientes:

• Archivar y conservar todas las boletas electrónicas emitidas por al menos durante 6 años. 
• Solo en caso de que el SII solicite información sobre ellas, se enviarán en los términos establecidos en la solicitud y bajo formato XML. 
• Cumplir con generar un resumen, también llamado “Reporte de Consumo de Folios”. 
• Debe ser con carácter nominativo; es decir, con el nombre del cliente o receptor de dicho documento emitido. 

También, de acuerdo  a la Resolución N°74 de 2020, los emisores de boletas deben enviar el "Resumen de Ventas Diarias" y el formato digital de todas las boletas electrónicas emitidas.

¿Cómo emitir una boleta electrónica en Chile?

Para cumplir con este requisito puedes basarte en un software de mercado o en el sistema del SII, y a continuación te explicamos cómo es el funcionamiento con cada alternativa.

¿Cómo emitir boleta electrónica desde el SII?

El sitio web del SII cuenta con un sistema de boleta electrónica en línea que es de carácter gratuito y funciona tanto para escritorio como para móvil. La aplicación mobile se llama e-boleta, que los usuarios pueden utilizar con tan solo descargarla desde su celular.

Los dueños de negocio que deseen generar boleta electrónica desde la versión escritorio tienen que hacer lo siguiente: 

1. Ingresar a la página del Servicio de Impuestos Internos
2. Luego ir a la opción Servicios online
3. Pulsar en la opción de Boleta de Ventas y Servicios Electrónica
4. Y, finalmente, presionar en Sistema de Emisión de Boletas Electrónicas SII.
5. Allí tendrán que ingresar con el RUT de la empresa y la clave tributaria.
6. Luego llenar los datos del cliente a quien se le emitirá la boleta.

Desde mobile, puedes emitir de la siguiente manera a través de la aplicación E-Boleta: 

• Una vez inscrito en sii.cl, podrás descargar la aplicación e-Boleta en tu Android y emitir boletas electrónicas. Identifícate con tu RUT y clave tributaria.
• En la calculadora, ingresa el monto total de la venta. Al presionar “Emitir” podrás ver un borrador de la Boleta.
• Selecciona si requieres emitir una boleta electrónica afecta o una exenta.
• Opcionalmente, puedes ingresar: Datos del cliente o receptor, RUT, nombre, Dirección y e-mail del receptor, y/o detalle de la boleta de honorarios o de venta con descripción de los productos/servicios y sus montos en un mismo recuadro.
• Si el valor total de la venta está incorrecto, selecciona “Volver” y modifica lo que requieras. Si el valor total de la venta es correcta, selecciona “Emitir”.
• Se emitirá la boleta electrónica, con el monto total de la venta y el desglose de IVA. Adicionalmente, puedes descargar la boleta y enviar una copia al cliente por correo electrónico, WhatsApp, o imprimirla a través de alguna impresora previamente configurada en tu dispositivo.

Es importante que sepas o contemples dos cosas si decides trabajar con la plataforma del Servicio de Impuestos Internos:

1. Primero debes inscribirte antes de emitir boletas. Si no lo haces, corres el riesgo de sanciones. 
2. Validar las ventajas o desventajas de esta propuesta del SII, para que así puedas tomar una decisión que se ajuste a la realidad de tu negocio. 

Pues bien, otra de las cosas que puedes hacer desde el SII es la guía para emisión de boleta electrónica. Se trata de una certificación de boletas electrónicas y, para ello, tu empresa debe contar con un software comercial o de elaboración propia para realizar la emisión de estas mismas, o bien debes estar certificándote de forma paralela.

Dicha certificación consta de los siguientes pasos:

1. Solicitar el Set de Pruebas del SII;
2. Luego de descargar el Set de Pruebas, recibirás un correo con las instrucciones a seguir;
3. Hacer los siguientes 5 envíos a la casilla SII_BE_Certificacion@sii.cl;
4. Realizar la Declaración de Cumplimiento, una vez obtenido el VºBº de la certificación hecha por el SII.

Es importante recordar lo siguiente:

• Para tener autorización para emitir boleta electrónica es obligatorio que tu negocio esté previamente autorizado para emitir documentos tributarios electrónicos o esté en proceso de certificación paralela;
• El tiempo de revisión es de 10 a 15 días hábiles desde ingresada la solicitud;
• Los formatos de boletas electrónicas estipulados por el SII;
• Para obtener la aprobación del proceso de certificación, debe estar señalado en las representaciones impresas de las boletas electrónicas el sitio web para consultar las mismas en línea, lo cual se comprobará al momento de autorizar por resolución.

¿Cómo emitir e-boleta desde un software comercial?

Como explicábamos anteriormente, para la emisión de boleta electrónica vas a tener que encontrar un proveedor comercial o bien elaborar un sistema propio que te permita hacer esto. 

En este punto, recomendamos que consideres —además de las funciones del software propiamente como tal— que el proveedor que escojas entregue soporte y te ayude en la implementación del sistema.

Por lo general, los softwares para boleta electrónica son amigables y sencillos de usar. La forma en que funcionan es muy similar a la de otros softwares para la elaboración de documentos y cuentan con el típico menú que te da la opción de seleccionar la acción a realizar:

• venta;
• compra;
• libros electrónicos;
• reportes;
• administración;
• entre otros.

Como ejemplo de este caso, si lo que quieres es realizar la boleta electrónica de una venta, el menú se desplegará de la siguiente forma:

Venta > Nueva Venta > Seleccionar tipo de documento según corresponda (factura, boleta, nota de crédito, guía de despacho, entre otros) > Boleta electrónica.

Posterior a este paso, aparecerán los campos de llenado con todos los datos requeridos por el SII, como:

• nombre del cliente y su RUT;
• producto o servicio y su código;
• cantidad de productos y tipo de unidades;
• IVA;
• entre otros.

Por supuesto, esto incluye los datos de nombre o razón social de tu empresa, su RUT y la dirección de la casa matriz o la sucursal.

La relevancia de tener los datos del cliente se debe a que en caso de anulación de una boleta o nota de crédito, el Servicio de Impuestos Internos pueda pedirte esos detalles a la hora de revisar dichos documentos electrónicos.

Una vez ingresados estos datos, el cálculo de la boleta será realizado automáticamente por el sistema y te mostrará el total junto a sus detalles de desglose. ¿Maravilloso, no?

Cuando hayas comprobado que todos los campos y el total de la boleta estén correctos, simplemente puedes proceder a guardar y emitir el documento, que pasará a estar en proceso de emisión y donde el SII evaluará la información antes de otorgar su aprobación.

Ventajas de los softwares especializados

Lo bueno de estos softwares integrados es que te permiten guardar toda la información ingresada sobre tus clientes —desde la primera venta que hagas— y cuando realices una nueva venta al mismo cliente, solo tendrás que escribir su nombre o RUT para su búsqueda en el sistema, el cual te mostrará el resto de la información de su registro.

Además, el sistema de boleta electrónica te permitirá exportar documentos para hacer los reportes requeridos por el SII o para revisar detalles que te den la posibilidad de analizar las finanzas de tu empresa con datos concretos y validados por el Servicio de Impuestos Internos, lo que asegura un mayor control sobre tu PyME y reduce los errores en su contabilidad.

Otras de las ventajas del sistema de boleta electrónica son:

• Ahorro de tiempo: dile adiós a la adquisición de talonarios y al timbraje de estos. A través de Internet, todas tus boletas son timbradas automáticamente por el SII;
• Una vez aprobada y timbrada la boleta, no es necesario volver a enviarla al SII. Eso sí, no olvides hacer el Reporte de Consumo de Folios para su fiscalización;
• Ahorro de costos —no más papel ni insumos de impresión para boletas—;
• Envío de la boleta vía correo electrónico al comprador.

Soporte al cliente: ¿Por qué debes considerarlo al contratar un sistema de boletas electrónicas?

Los clientes son el alma del negocio. Por eso es importante mantener relaciones auténticas con cada uno de ellos, en aras de garantizar una extraordinaria experiencia. En esa línea, te contamos las ventajas de contar con un sistema de boleta electrónica -por ejemplo, el de Nubox- que ofrece soporte especializado:

• Se centran en ofrecer una experiencia única a sus clientes en función a la realidad y dinámica de su negocio.
• Mantienen una línea de comunicación abierta y clara con sus clientes 24/7 para resolver dudas o inquietudes sobre el sistema.
• Las boletas electrónicas, emitidas a través de un sistema como el de Nubox, ofrecen múltiples beneficios que te ayudarán a acelerar tus procesos de ventas y escalar tu negocio. No solo contratas un sistema, sino una experiencia de crecimiento. 
• El equipo de soporte está conformado por especialistas con conocimientos, no solo en la herramienta, sino también en el sector. Estarán disponibles para asesorarte en todo momento. 
• Quienes accedan a utilizar la plataforma contarán con una capacitación gratuita sobre el uso de la herramienta para todos los miembros de la empresa. 
• Actualizaciones permanentes que buscan mejorar la experiencia de los clientes.
• Se preocupan de que la cultura del equipo de especialistas esté en constante evolución.

¿Cómo emitir boletas electrónicas correctamente?

Como ya sabes, necesitas elegir entre el software del Servicio de Impuestos Internos y una solución de mercado, recordando que la segunda opción es mucho más amplia y efectiva.

Además de esta decisión inicial, debes cumplir una serie de buenas prácticas para una correcta emisión de boletas electrónicas:

• Descargar el archivo electrónico código de autorización de folios (CAF), previamente solicitados en el SII para las boletas electrónicas.
• Los folios no utilizados se deben anular.
• Los folios son de uso único e intransferibles.
• Los folios se pueden recuperar en caso de error al descargar los archivos.
• Las boletas deben incluir los detalles de impuestos de ventas y servicios, según establece la ley.
• Se deben entregar por medios electrónicos
• Deben tener representación virtual o representación impresa
• Las modificaciones de las boletas electrónicas, ya sea por datos del receptor o descuentos de la venta, anulación del documento o cambios de mercaderías de menor valor, se deben hacer mediante una nota de crédito electrónica. Sin embargo, si existe una variación mayor en el precio para cambios, se debe realizar una boleta electrónica por la diferencia, incluyendo como referencia la primera boleta.

Sobre las representaciones virtuales o físicas, las detallamos a continuación.

Representación Virtual:

Representación digital del documento, que permite acceder al mismo de manera electrónica. Esta deberá cumplir con las siguientes características:

• Nombre del documento según corresponda, ya sea boleta electrónica, no afecta o exenta electrónica.
• Folio comprobable.
• Fecha de emisión.
• Datos del emisor.
• Montos individualizados (Neto-IVA- Total).

Representación Impresa:

Formato en papel de la boleta electrónica, el cual deberá contener lo siguiente:

• Nombre del documento según corresponda, ya sea boleta electrónica, no afecta o exenta electrónica.
• Datos del emisor.
• Detalle legible de la transacción.
• Timbre electrónico, con leyenda referida al SII para su verificación.
• Aquellos que cuentan con servicios periódicos, deberán incluir los datos relacionados a códigos de clientes frecuentes, nombre completo o el RUT.

¿Qué pasa si no emites boletas electrónicas?

No emitir la boleta electrónica en una transacción que así lo requiera es una mala práctica fiscal y de facturación penalizada por las autoridades, con multas que oscilan entre el 50% y 500% del valor total de la operación.

Si bien son multas porcentuales, existe una regulación en cuanto a los montos mínimos y máximos de penalización. La sanción económica jamás puede ser menor a 2 Unidades Tributarias Mensuales (UTM) ni mayor a 40 Unidades Tributarias Anuales (UTA).

Todo esto está contemplado en el el numeral 10 del artículo 97 del Código Tributario.

¡Eso es todo por ahora!

Ahora conoces qué son las boletas electrónicas, cómo se emiten y las buenas prácticas para gestionarlas.

Recuerda que se trata de un DTE obligatorio y, omitirlo en las transacciones que corresponda, es un grave incumplimiento fiscal que se traduce en costosas multas, así como en una en una mala imagen para tu negocio.

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