Suele pasar: eres el contador o el funcionario del departamento de administración de una empresa, estás de vacaciones y se presenta una urgencia contable que solo tú puedes atender. Entonces suena tu teléfono y contestas. Es tu jefe pidiendo encarecidamente tu ayuda.
Dice que el problema es de vida o muerte, que de su solución dependen gran parte de las finanzas de la compañía y que tienes que manifestarte.
Aunque le dijiste que salías de vacaciones (pero que si se presentaba algún contratiempo no dudara en contactarte), te sientes frustrado porque debes interrumpir tu periodo vacacional y correr a arreglar lo que nadie más puede arreglar.
Sin embargo, eso pasa porque trabajas de modo tradicional y no aprovechas las posibilidades que actualmente ofrecen el desarrollo tecnológico e Internet mediante los software contables online.
A través de ellos puedes solucionar cualquier problema de contabilidad en unos minutos, sin estrés y desde cualquier lugar. Averigua como a continuación:
Los software contables contienen todas las funciones de los sistemas de contabilidad tradicionales, pero con el plus de poseer todas las ventajas de estar basados en Internet.
Por lo tanto, un sistema online permite generar diferentes roles de usuario de acuerdo a la función de cada persona involucrada en las tareas contables de una empresa.
Esto deriva en que tú, como contador, puedas acceder -desde cualquier computador y sin tener que instalar ni descargar ningún software- a toda la información relacionada con tu trabajo, sin perder datos ni funcionalidades por trabajar desde un computador distinto al de tu oficina.
Algo más útil, intuitivo y eficaz que una hoja de cálculo en Excel, una serie de documentos en físicos para llenar de manera manual o un software que está instalado y depende de un computador determinado.
Lo anterior, significa que tienes la posibilidad de comunicarte con la empresa y acceder a toda la información relacionada con tu trabajo desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, tecnología que, por fortuna, hoy puede encontrarse casi en todo el mundo (de hecho, todos los hoteles cuentan con Wi-Fi gratuito para sus clientes).
En consecuencia, no importa si estás en la playa, el Amazonas o simplemente en tu casa: pues puedes continuar disfrutando de tus vacaciones y atender cualquier urgencia contable de manera online.
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Te sientas frente al computador, accedes a la plataforma y digitas tu nombre de usuario y contraseña. En segundos, tienes acceso a los registros que requieres para solucionar la urgencia contable, además de una serie de funcionalidades propias de todas las tareas contables de una empresa (gestión de facturas electrónicas, administración de libros de contabilidad, etc.).
Eso fue todo: unos cuantos minutos y listo. Luego, te contactas con tu jefe y le dices que ya se solucionó el inconveniente.
No tuviste que desplazarte a ningún lugar ni interrumpir tus vacaciones para solucionar aquella urgencia contable tan terrible. La tecnología actual está al servicio de las empresas en todas sus áreas, y la contabilidad es parte de esto.
El llamado es a usarla, aprovecharla al máximo y disfrutar de los beneficios que ésta puede aportar a las labores contables, facilitando tu día a día y optimizando los procesos de tu compañía.
En Chile, por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos (SII) pone a disposición de los usuarios Mipyme, un software de factura electrónica que permite la emisión de este tipo de documentos. Pero su uso no es recomendable.
¿Por qué? Una serie de obstáculos harán engorrosa la tarea de emitir y revisar las facturas: es lento, y hay que descargar e instalar el Certificado Digital en cada ordenador donde se vaya a utilizar, solo tiene acceso a él el representante legal de la compañía y, debido al alto número de personas que lo utilizan, suele colapsar.
Ah, y no olvidemos que -en caso de necesitar ayuda del soporte técnico- si es que tienes la suerte de ser atendido tendrás que esperar.
Sin embargo, al contratar los servicios de un software privado para emitir facturas todas estas trabas se eliminan, precisando solamente de un computador con conexión a Internet, tu usuario y la contraseña.
Cabe mencionar que, algunos proveedores de este tipo de plataformas cuentan con un soporte técnico que te asegura apoyo en caso de dudas o problemas, nosotros creemos que es un aspecto vital a la hora de inclinarte por algún programa especializado para trabajar en contabilidad, llevar el pago de remuneraciones y emitir facturas electrónicas.
Hoy en día, la tarea del contador no tiene porqué seguir siendo tan engorrosa, ni tampoco debe exigir su presencia en los momentos menos indicados (como cuando se encuentra de vacaciones o atendiendo asuntos familiares).
Es fundamental aprovechar las tecnologías y las ventajas comunicativas que proporciona Internet. Este tipo de programas no están dirigidos solo a las empresas.
Si eres un profesional que trabaja de manera independiente, también los puedes adquirir y gestionar con él la contabilidad de tus diferentes clientes.