Las cuentas del activo reflejan los bienes y derechos tangibles e intangibles que posee un ente económico en particular, y que de por sí constituyen una fuente potencial de beneficios presentes o futuros.
Pero, ¿Qué cuentas lo componen y cómo se clasifican? Aquí te contamos qué cuentas integran el activo para que lo tengas muy presente al momento de desarrollar tu contabilidad financiera
¿Cuáles son las principales cuentas del activo?
Generalmente, las cuentas del activo se distribuyen entre el activo circulante, el activo fijo y otros activos, permitiendo así una perfecta sistematización que facilita la elaboración de estados contables. A continuación, realizaremos las definiciones de cada una de ellas. ¡Sigue leyendo!
Estos tipos de activos, son conocidos como líquidos o activos circulantes, por lo que se trata de todos aquellos bienes o derechos que son susceptibles de convertirse en dinero en menos de un año. Asimismo, son bienes que representan efectivo o que habrán de ser consumidos a corto plazo.
Para comprender mejor qué constituye un activo circulante, veamos algunos ejemplos.
En general, son parte de esta categoría todas las cuentas cuya realización se espera en un periodo inferior a un año o al ciclo normal de operaciones de la empresa y juegan un papel importante en cómo hacer un balance general.
Los activos fijos o cuentas de activo no corriente son aquellos que no se espera que se conviertan en efectivo, sino que son utilizados en el negocio, también pueden ser aquellos que se consumen en el corto plazo, generalmente en un lapso de un año.
En otras palabras, estos activos fijos se utilizan en las operaciones comerciales a largo plazo de la empresa sin importar que sean tangibles, intangibles o financieros.
Al hacer proyecciones de ventas u otro reportes, en esta categoría se registran aquellos bienes que no pueden ser clasificados claramente en los grupos anteriores, para los cuales no se mantiene una cuenta individual.
Entre las cuentas más importantes dentro de esta categoría, se encuentran los siguientes grupos:
Hacen parte de este grupo las cuentas que registran el costo de las adquisiciones efectuadas por la empresa en obras de arte, artesanías y libros.
Registra, principalmente, el costo de todos los activos no determinados en las cuentas anteriores. Las subcuentas que lo componen, generalmente, son: los bienes entregados en comodato, los bienes recibidos en pago, los derechos de sucesión, los ajustes por inflación y las provisiones.
Estas son todas las cuentas del activo más utilizadas por la mayoría de las empresas del país. Pero ten presente que pueden variar o ampliarse según las características específicas de la contabilidad del negocio. Lo importante es que tengas claros los conceptos de “fijo”, “circulante” y “otros” para que puedas categorizar correctamente cualquier cuenta nueva que se te presente.
Separar las cuentas de activo es un aspecto fundamental en la contabilidad, ya que permite llevar un registro claro y ordenado de los recursos económicos de una empresa. En contabilidad, los activos se clasifican generalmente en dos grandes categorías: activos corrientes y activos no corrientes. A continuación, te explico cómo se separan estas cuentas y te doy un ejemplo práctico.
Los activos corrientes son aquellos que se espera convertir en efectivo o consumir en un periodo inferior a un año. Incluyen:
Los activos no corrientes son aquellos que la empresa espera usar por más de un año. Incluyen:
Imagina una empresa llamada "TechSolutions S.A." que se dedica a la venta de equipos de computación y ofrece servicios de mantenimiento. A continuación, veremos cómo se podrían registrar algunas de sus cuentas de activo.
| Activo | Monto |
|---|---|
| Activos Corrientes | |
| Efectivo en Caja y Bancos | $50,000 |
| Cuentas por Cobrar | $30,000 |
| Inventarios | $20,000 |
| Gastos Pagados por Anticipado | $5,000 |
| Total Activos Corrientes | $105,000 |
| Activos No Corrientes | |
| Propiedad, Planta y Equipo | $200,000 |
| Patentes | $15,000 |
| Inversiones a Largo Plazo | $10,000 |
| Activos Diferidos | $5,000 |
| Total Activos No Corrientes | $230,000 |
| Total Activos | $335,000 |
Está claro que seguir las cuentas del activo es parte fundamental del control operacional, transaccional y financiero: resulta esencial no omitir esta labor si se quiere llevar una contabilidad ordenada.
Igualmente, este proceso es clave para dos aspectos esenciales en la gestión, la planificación y prevención financiera, ya que también tienen incidencia contable. Para ser más específicos, nos referimos a:
Tal como lo establecen la NIC 36 y las buenas prácticas de contabilidad, es importante seguir de cerca el deterioro del activo, es decir, las mermas en los importes de los bienes de un ente económico.
Según los criterios de esta norma internacional, un activo está deteriorado cuando se encuentra contabilizado por encima de su importe recuperable. Igualmente en México, las NIF también establecen que el deterioro es cuando el valor en libros de un activo excede su valor de recuperación.
Además, existen diferentes criterios y situaciones que alertan sobre posibles problemas con los activos, como:
Cuando se identifica el deterioro de activos —de acuerdo a recomendaciones de las NIIF— es necesario estimar el importe recuperable y reconocer en la contabilidad esta pérdida, pues solo así podrás mantener un registro de capital preciso y transparente.
De acuerdo a las NIIF, el patrimonio es “la participación residual en los activos de una entidad, una vez deducidos todos sus pasivos”.
Como ya sabes, los activos son todos aquellos bienes y derechos que se poseen y que representan un beneficio o recurso económico, mientras que los pasivos son obligaciones presentes de un ente que le demandan desprenderse de recursos y hacer desembolsos de capital.
Por esa razón, para evaluarlo es esencial registrar las cuentas de los diferentes activos y conocer la realidad de los mismos: para las empresas, tener una referencia cierta y precisa del patrimonio es fundamental para la toma de decisiones.
Por ejemplo, permite identificar cuándo es necesario impulsar una política de reducción de gastos. También, ayuda a invertir estratégicamente, así como a medir la capacidad de endeudamiento.
Por otro lado, se trata de un indicador que hay que tener muy presente en tiempos complejos, en los cuales el flujo de caja puede experimentar dificultades.
En los últimos años, los procesos contables se han visto favorablemente impactados por las tecnologías de la información y la comunicación.
Anteriormente, tareas como el registro de los activos y sus cuentas demandaban una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, pues el contador necesitaba tener a mano todas las transacciones y sus soportes físicos para ingresar valores y actualizar información.
En cambio, ahora gracias a la implementación de un software contable se puede establecer un plan de cuentas corrientes predefinido o personalizado, el cual automatice esta labor por medio de la carga masiva de documentos.
Incluso, el sistema genera de manera automática reportes como balances de 8 columnas y estados de resultados que resultan claves para la supervisión de los activos.
En concreto, incorporar a las operaciones un software de este tipo proporciona beneficios como:
Lógicamente, al automatizar aspectos claves en el registro y la clasificación de activos, los procesos contables se desarrollan con mayor agilidad y rapidez.
Al mismo tiempo, la automatización va de la mano con menores probabilidades de errores y omisión de información de interés.
En virtud de ello, el uso de software contables permite evitar los costos extras asociados a las fallas y la repetición de tareas.
Además, al fomentar la digitalización, se reducen costos en papeles e insumos de impresión.
De manera simultánea junto a la optimización de la gestión de cuentas del activo, un software contable te permitirá empezar a emitir facturas electrónicas.
Gracias a esta integración, lograrás la modernización general de tus procesos contables y podrás centralizar los comprobantes de las operaciones que influyen en los estados financieros y en el registro de cuentas.
Además de centralizar todos los datos necesarios para el registro de la cuentas del activo, un sistema de contabilidad genera copia de seguridad de los mismos y, en general, se encarga de protegerlos y resguardarlos de forma segura.
Por ese motivo, no tendrás problemas de pérdida de información que luego dificulten un correcto registro y seguimiento de los diferentes activos y movimientos.
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