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Tipos de software de contabilidad en Chile

Publicado por Nubox | 2 de febrero del 2017
Tipos de software de contabilidad en Chile

Llevar una contabilidad ordenada es fundamental para mantener una buena salud financiera, y esto aplica para cualquier negocio, sin importar su tamaño. Esto, porque solo así podremos contar con un registro detallado de todo movimiento financiero, clave a la hora de evaluar cómo se está comportando nuestra empresa y así tomar decisiones con datos claros.

Lo beneficios de un sistema contable son variados, aunque dentro de los más importantes destacan:

 

  • Números claros: los software especializados en contabilidad permiten ordenar todos los movimientos financieros de una empresa. Evidentemente, existen algunos con ciertas limitaciones y otros sumamente completos. La elección del tipo de software dependerá exclusivamente de las necesidades de cada entidad y de su presupuesto.
  • Capacidad de proyección: del punto anterior se desprende que, al tener la situación financiera clara, podemos proyectar la empresa en el tiempo. Para ello, es importante considerar un período de varios meses, solo así los números y las conclusiones que saquemos de ellos tendrán validez.
  • Toma de decisiones: finalmente, al contar con un software contable, las decisiones en torno a la empresa pueden tomarse con mayor tranquilidad, pues permite obtener un análisis -derivado de los puntos anteriores- con el cual se puede caminar sobre terreno firme, dejando de lado las especulaciones y tomando la dirección correcta cuando se requiera.
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Sin importar el tamaño de la empresa, un sistema contable siempre será beneficioso para cualquier organización. Pero, ¿cómo saber cuál es el más adecuado para determinada compañía? A continuación, revisaremos los principales sistemas contables en Chile, y te diremos sus ventajas y desventajas. 

 

 Tipos de Software de contabilidad en Chile:

  1. 1. Hoja de cálculo (Excel)
  2. 2. ERP
  3. 3. Software de contabilidad online
  4. 4. Software de contabilidad Instalado
  5. 5. Software de contabilidad de desarrollo propio
  6. 6. Software gratuitos
  7.  

1. Hoja de cálculo (Excel)

Sin duda, se trata de uno de los sistemas contables en Chile que más se utilizan, sobre todo por las micro y pequeñas empresas. Pese a que sus funcionalidades son limitadas, permite llevar un registro ordenado de los gastos y movimientos financieros. Permite crear listas de cálculos, ventas, ingresos, egresos u otros datos comerciales relevantes.

 

Se utiliza mayormente para calcular y organizar el pago de sueldos, aunque entre éste y un software de remuneraciones online existen muchas diferencias.

 

De los software de contabilidad en Chile, Excel es la solución más conocida y popular gracias a la gratuidad y a su facilidad de uso. Además, no exige actualizaciones y puedes trabajar los archivos en cualquier computador que tenga el programa instalado. Y para ser sinceros, a estas alturas prácticamente no existe equipo que no cuente con Excel.

 

¿Las desventajas? Puesto que no es un sistema que trabaje integrando datos y actualizándolos en tiempo real, es necesario ingresarlos manualmente, y verificar que estén al día cifras como el valor de la UF, entre otras. Además, al manejar mayores volúmenes de información resultara poco conveniente llevar en Excel la contabilidad. Se trata de un software limitado a los cálculos, dejando fuera todo el resto de los procesos contables, como la emisión de facturas electrónicas, formularios, envíos de libros, centralizaciones,  pago de remuneraciones, etc.

 

2. ERP

Son sistemas de planificación de recursos empresariales, y la sigla ERP corresponde a su nombre en inglés: enterprise resource planning. Estos software son ideales para manejar y administrar diversas operaciones de producción y distribución dentro de una compañía. Son capaces de manejar múltiples tareas a la vez, entre las cuales se encuentra la contabilidad (además de logística, inventarios, facturas y un sinfín de etcéteras que facilitan el trabajo y administración de la organización). Por su capacidad, son ideales para grandes organizaciones, en donde existen muchas áreas y una gran cantidad de procesos.

 

Existe un mundo de diferencia entre un módulo contable de un ERP y sistemas online específicos, pues estos últimos están creados pensando en clientes más pequeños (Pymes) y con herramientas dedicadas, creadas para tareas determinadas. Además, es innegable que habrá una curva de aprendizaje al implementar este tipo de plataformas, un proceso que podría tardar semanas, incluso meses.

 

De hecho, la instalación de un ERP dentro de una empresa requiere de considerables tiempos de instalación y, en ocasiones, precisa de consultoría, la que puede extenderse por un largo período. Por ello, las empresas que los adoptan se preparan con antelación, destinando recursos, tiempo y personal -incluso áreas- especialmente para que la instalación del ERP sea exitosa.

 

A lo anterior, debemos agregar que actualizar las versiones del software y todo el equipamiento necesario para que éste funcione de acuerdo a las necesidades de la empresa también será un costo adicional, el cual se debe considerar a la hora de la implementación.

 

3. Software de contabilidad online

Este tipo de soluciones contables son muy específicas en sus labores. Si bien no son capaces de abarcar tantas áreas ni desarrollar tantas funciones como los ERP, son ideales para las pequeñas y medianas empresas gracias a la forma en que están desarrolladas y pensadas con características tales como:

 

  • Acceso en todo momento. Solo necesitas de un computador con acceso a Internet y listo.
  • Rápido inicio. Puesto que se trata de plataformas que no requieren instalación, puedes comenzar a trabajar inmediatamente después de haberla contratado. Con un software contable online solo necesitas una breve capacitación y estarás listo para trabajar en él, sin necesidad de consultorías ni largos períodos de implementación. 
  • Registros e información en línea. Al manejar la data de manera online, puedes trabajar en ella y actualizarla en todo momento, compartiéndola con los usuarios a quienes des acceso.
  • Optimización de recursos. Gracias a que no necesitas instalarlo en determinados equipos ni mucho menos una consultoría, el costo de este tipo de software se limita solamente la contratación.
  • Son fáciles de utilizar y diseñados de manera intuitiva.
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Las ventajas de utilizar este tipo de plataformas contables son variadas. Puesto que han sido pensadas y creadas pensando en las pequeñas y medianas empresas, apuntan a solucionar problemas y usos del cotidiano de este sector. Además, en algunos casos puedes integrarlos con otros módulos específicos (para pago de remuneraciones o emitir facturas), es decir, puedes trasladar información de uno a otro, ahorrando tiempo, facilitando las tareas, permitiéndote tomar decisiones de manera informada y disminuyendo el riesgo de errores al traspasar la data.

 

4. Software de contabilidad Instalado

Este tipo de plataformas presentan características muy similares a las que tienen los softwares contables online, pero encontrarás desventajas que hoy resultan limitantes. El avance de la tecnología hacia la computación en la nube y el desarrollo de las Apps (aplicaciones para dispositivos móviles), van dejándolos cada vez más obsoletos.

 

Estas son algunas de las desventajas:

  • Deben instalarse (vía CD, DVD, pendrive o descarga)  en un computador específico, y debes trabajar directamente en ese equipo quedando amarrado. No podrás trabajar en lados distintos porque la información no está en línea.
  • Sus actualizaciones no son automáticas y generalmente tienen un costo asociado.
  • Lo normal es que cuando surge una dificultad que no es simple de resolver para soporte, también tiene costo de tiempo y dinero, ya que debe realizarse en el computador donde está instalado el sistema.
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5. Software de contabilidad de desarrollo propio

Cuando las necesidades son muy específicas, las empresas se ven obligadas a desarrollar sus propios sistemas de contabilidad, de manera personalizada y escalable. Así, a medida que crecen, los funcionarios capacitados solicitan mejoras en los software, para así poder gestionar nuevas situaciones. Con el tiempo, ante la demanda del personal especializado, nos encontramos con un sistema totalmente innovador y propio de la institución.

 

Las ventajas de este tipo de software contables son evidentes: básicamente, creas algo de acuerdo a tus necesidades. Sin embargo, y pese a lo personalizado de este tipo de software contables, uno de sus mayores contras radica en su alto valor.

 

Y no solo nos referimos al desarrollo, puesto que también debemos considerar que este tipo de programas exigen estándares mínimos respecto a equipos e implementación -como el uso de servidores propios, si la compañía es muy grande-, lo que muchas veces incrementa aún más su costo.

 

Punto aparte son los requerimientos como cambios o mejoras, pues el soporte técnico debe evaluarlas y analizarlas antes de trabajar en ellas. Con ello, -y dependiendo si el equipo es interno o externo- los tiempos y costos de mantención podrían ser mucho mayores que con otras alternativas de software contable.

 

 Lee también: "Tipos de softwares de remuneraciones en Chile"

 

6. Software gratuitos

El mercado ofrece algunas plataformas contables con costo cero. Si bien con ellos el ahorro en la inversión es evidente, el peligro de que desaparezcan es latente, ¿y qué pasará con el tiempo que ocupaste en aprender a utilizarlo? Al ser gratuitos, con ellos nada es seguro. Además, la mayoría de ellos están obsoletos.

 

Este tipo de software, además de ser limitados, no son recomendables por la falta de actualizaciones y soporte técnico. Y tratándose de los números de tu empresa, siempre es mejor evitar cualquier tipo de riesgos, por lo que invertir en un software contable -aunque sea un monto mínimo- siempre será la  alternativa más recomendad para tener seguridad respecto a la información obtenida.

 

Los sistemas contables en Chile representan el apoyo tecnológico necesario para que toda empresa pueda llevar sus finanzas en orden, tener un panorama claro de su estado comercial, identificar potenciales problemas y resolverlos de manera oportuna.

 

Hablamos de soluciones que se adaptan a todo tipo de organizaciones, pudiendo contar incluso con herramientas específicas en función de las necesidades o el presupuesto de la compañía. ¿Para qué perder tiempo entre papeles y archivadores teniendo a mano software especializados en contabilidad?