El Business Intelligence (BI) o inteligencia de negocios se fundamenta en tecnologías y procesos que te permiten convertir los datos de la empresa en información legible y útil para la toma de decisiones estratégicas.

En este post, te presentaremos todo lo que tienes que saber sobre cuándo aplicar la BI en tu organización.

¿Te interesa el tema? ¡Sigue leyendo hasta el final!

¿Cuándo aplicar la inteligencia de negocios?

Tu PyME está lista para la implementación de BI cuando presenta algunas de las siguientes señales:

  • No estás seguro del estado de salud financiera y de los resultados del negocio.

  • No tienes certeza de cuánto efectivo tienes disponible para gastos diarios

  • No sabes cuáles son tus productos más vendidos.

  • No tienes idea de quienes son tus mejores clientes.

  • Perdiste la cuenta de cuánto te deben y desde cuándo.

  • No sabes a ciencia cierta dónde gastas la mayor parte del dinero.

  • No conoces los ingresos reales y márgenes de utilidad del negocio

En resumen, necesitas implementar una solución de Business Intelligence cuando no tienes visibilidad plena de tu empresa.

Los datos procesados y convertidos en conocimiento útil para la gestión del negocio suponen un activo valioso para las organizaciones modernas.

De ahí que la implementación de Business Intelligence (BI) se haya convertido en una actividad crucial en todo tipo de empresas, incluidas las Pymes.

De hecho, cifras de un estudio de Mercado de Inteligencia de Negocios 2018 -citadas en una publicación de Forbes- señalan que las empresas con menos de 100 empleados tienen la tasa más alta de adopción de esta tecnología. 

¿Por qué es importante lograr una mayor comprensión de los datos para posteriormente tomar decisiones?

Porque puedes tomar las decisiones estratégicas basadas en conocimiento real y preciso, no sobre suposiciones e intuiciones. Así tienes mayores posibilidades de lograr los resultados deseados.

Por ejemplo, no es lo mismo determinar la compra de mercadería sabiendo a ciencia cierta cuáles son los productos de mayor rotación y cuáles no, que basándote en especulaciones o la percepción propia.

Cuando tomas esta decisión con base en suposiciones la probabilidad de fracaso aumenta, especialmente si manejas un inventario grande. Más gastos en almacenamiento, mercancías dañadas o caducadas y capital inmovilizado son solo algunas de las consecuencias de ello.

Al visualizar los datos críticos del negocio, puedes establecer indicadores de rendimiento y hacer un análisis de información con un sentido estratégico, así como seguir el cumplimiento de metas. Además, puedes identificar problemas de forma oportuna y atacarlos antes de que se vuelvan mayores.

¿Cómo implementar la inteligencia de negocios?

Usualmente, los proyectos de Inteligencia de Negocios se edifican a partir de la definición del Modelo de Datos a implementar.

Es decir, se visualiza el resultado final (indicadores y dimensiones), luego se estructuran las tablas de la Base de Datos y, finalmente, se programa la interfaz en la cual va a operar el usuario final: paneles, informes, tableros, etc.

En ese sentido, al pensar en implementar una solución de Business Intelligence, lo primero que tienes que definir es tus necesidades de información para la toma de decisiones correctas. Posteriormente, se monta un modelo BI con la capacidad de procesar la data y convertirla en conocimiento útil en la menor cantidad de tiempo posible.

Es importante que esas necesidades de información estén alineadas con los objetivos estratégicos del negocio. De esa manera, no contratas más de lo que requieres y optimizas al máximo los recursos de la empresa.

 

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¿Cuáles son los beneficios de la inteligencia de negocios?

El Business Intelligence o inteligencia de negocios está transformando el mundo empresarial en todo el planeta, debido a la gran cantidad de beneficios que genera en las organizaciones, independiente de su rubro o dimensiones.

A continuación te mencionamos algunos de ellos. ¡Toma nota!

1. Aumenta las ventas

La inteligencia de negocios puede ser un gran instrumento para aumentar el nivel de las ventas de las organizaciones, lo cual es uno de sus principales objetivos.

Por ejemplo, gracias a este modelo de funcionamiento optimizado disponemos de un mayor volumen de información sobre los usuarios, que nos permite personalizar y hacer más relevante la oferta comercial.

2. Reduce los gastos en personal

La inteligencia de negocios permite reducir costos en la organización, especialmente en el ámbito de nómina.

Esto se debe a que permite cumplir con una mayor cantidad de tareas y procesos, gracias a la automatización y sistematización, sin que sea necesario contratar a nuevos trabajadores, al menos no en grandes cantidades.

Además, el trabajo de los empleados corrientes se flexibiliza, ya que pueden dejar a un lado muchas tareas manuales para enfocarse mayormente en la supervisión y toma de decisiones.

3. Ayuda a establecer metas realistas

La inteligencia de negocios brinda la posibilidad de establecer metas más realistas, en función de alcanzar niveles de venta y crecimiento sostenibles y adecuados a los recursos disponibles.

¿La manera? El acceso a un amplio volumen de datos sobre los resultados actuales y las tendencias de mercado, para así definir expectativas coherentes.

4. Permite conocer patrones de comportamiento de los clientes

En la dirección de una empresa, la inteligencia de negocios permite conocer diversos aspectos de los clientes, gracias a los cuales es posible predecir patrones de comportamiento.

Uno de los puntos más interesantes, por ejemplo, es saber cuáles son los estantes en los que los clientes se fijan con más frecuencia dentro de la tienda. También, incluye los horarios en los cuales las personas prefieren hacer sus compras, entre muchos otros que ayudan a moldear los procesos comerciales.

5. Acelera el tiempo de análisis

Como ya dijimos un poco más arriba, las herramientas de inteligencia de negocios no están diseñadas únicamente para llevar a cabo la recopilación de datos. Igualmente, estos instrumentos deben incorporar un software que los analice y también que los interprete.

Y es que cuando se cuenta con toda la información dentro de una plataforma centralizada permitirá incrementar la eficiencia de la organización.

6. Mejora el control sobre las áreas funcionales de la empresa

La puesta en práctica de la inteligencia de negocios dentro de la gestión empresarial, brinda la posibilidad de ejercer un mayor control sobre las áreas funcionales de la organización.

El beneficio irá desde conocer cada una de las cosas que ocurren durante el proceso de producción del artículo hasta el trabajo de marketing o el servicio de venta.

Vale referir que el campo de la información a obtener y analizar es sumamente amplio, por lo que el hecho de tenerla centralizada para analizarla, cruzarla y tomar decisiones representa una gran ventaja tanto en cuanto a costos como en tiempo.

7. Minimiza gastos operativos

Los trabajadores de todos los departamentos de las compañías requieren tener a disposición información confiable y oportuna, a fin de cumplir con sus funciones.

El punto es que muchas de las organizaciones no tienen conciencia de la cantidad de trabajo y los elementos que se requieren para producir toda la información y proporcionarla a los funcionarios que la requieren, por lo que el riesgo de declive está siempre latente.

Por ende, las compañías tampoco están plenamente al tanto del gran costo que implica la inexistencia de buenos flujos comunicaciones, toda vez que ello genera como consecuencia la falta de coordinación, mal aprovechamiento de los recursos disponible y la toma de decisiones erradas.

En fin, los expertos dicen que no hay información más costosa que aquella que no está a disposición en el momento que sea requerida.

8. Brinda una mayor capacidad de respuesta

La puesta en marcha de la inteligencia de negocios hace posible una mayor y mejor capacidad de respuesta, ya que no solo podrás disponer rápidamente de la información que requieres de una forma más visible e intuitiva para precisar errores, sino que además definirás un sistema propio de alertas, en el momento en que ocurran situaciones de riesgo.

En pocas palabras, como responsable de la organización no tendrás que revisar continuamente valores y datos para saber cuándo algo no anda muy bien en la empresa, por cuanto el sistema podrá ser programado para que envíe notificaciones cuando el valor en concreto se encuentre en un lugar distinto a los parámetros que has establecido. Así el crecimiento no solo es posible, sino además sostenible.

Algunos ejemplos de esto son:

  • Cuando se produce alguna avería en el stock en cualquier tipo de artículo que forme parte de él, lo cual obliga a avisar al jefe de compras;
  • Cuando ocurre una baja en las ventas en determinado departamento, puede remitir un email tanto al delegado como al responsable;
  • En el momento en que ocurre una situación de impago en que puede ser mayor a 20%, producto del incumplimiento de un cliente, envía un mail al cliente o al departamento de cobro.

9. Mayor capacidad para tomar decisiones estratégicas

En general, la inteligencia de negocios se abre un amplio horizonte de oportunidades para que la empresa tome mejores decisiones, ajustadas a la realidad de la organización y el mercado, producto de la disposición de información relevante, actualizada y fidedigna.

 

 

Escucha el podcast:
Arriba Pymes
En este episodio, Blanca Vives nos ofrece los mejores consejos para administrar un negocio y no morir en el intento, así que toma lápiz y papel.

 

 

¿Es conveniente contratar algún proveedor de inteligencia de negocios?

Por supuesto, si no tienes conocimientos en el área o no cuentas con un equipo especializado en Business Intelligence, lo más probable es que requieras apoyo externo. Asegúrate de buscar un proveedor o desarrollador de reconocida reputación, capaz de generar -de manera exitosa y adaptándose a los requerimientos de tu negocio- algunas de las principales herramientas de BI disponibles en la actualidad, como:

  • Cuadros de Mando Integrales (CMI), que se usan para establecer y monitorizar los objetivos de las empresas y sus diferentes áreas.
  • Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS), orientada al análisis de los datos de una organización.
  • Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), basada en DSS para entregar a los ejecutivos acceso sencillo a información interna y externa de la organización.

Ahora que entiendes cómo implementar Business Intelligence, ten presente que se trata de una inversión que puede llevar a tu empresa al siguiente nivel. Hacemos esta aclaración porque gran parte de las organizaciones suelen ver este tipo de soluciones como un gasto, sin considerar los beneficios que esto puede acarrear para las organizaciones, tal como los que genera un software contable para Pymes.

 

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