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¿Por que es importante que tu software permita recaudar facturas?

Publicado por Ana Zúñiga | 10 de octubre del 2018
¿Por que es importante que tu software permita recaudar facturas?

Existen una serie de variables que inciden en el proceso de pagos y recaudaciones de una empresa, por lo mismo, las organizaciones suelen considerar la opción de contratar a un tercero especializado en el tema- cuando no ocupan herramientas contables que incluyan un módulo de recaudaciones automáticas-.

Es importante que dentro de este proceso se consideren variables como las comisiones que cobran las plataformas e instituciones especializadas en recaudación, los tipos de cuentas bancarias que se utilizarán, etc. Ya que es la evaluación de todos aquellos factores la que facilitará la viabilidad del proceso.

Partiremos aclarando algunos aspectos clave:

1) La función de recaudación hace referencia a la obtención y recepción de dinero o recursos. Generalmente corresponde a pagos pendientes de los deudores (empresas o personas) a las que se les ha emitido facturas por la prestación de servicios o la venta de productos.

2) El objetivo de la recaudación es recoger el dinero de todas las facturas pendientes de pago antes de su vencimiento. Aunque también funciona para negociar nuevos acuerdos de pago con los deudores.

3) Se dice que el buen flujo de caja y, por ende, la viabilidad de las operaciones, dependen directamente del proceso de recaudación de facturas.

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¿Cómo se relaciona el proceso de recaudación de facturas con un software de Factura Electrónica?

Cómo ya lo sabrás, la Ley 20727 dice que todas las empresas deben recibir y emitir facturas en formato digital. Para esto, el Servicio de Impuestos Internos implementó el sistema MiPyme, en el cual se puede facturar de manera electrónica y gratuita. Del mismo modo, han surgido una serie de Software de mercado que están certificados por la misma entidad para llevar a cabo el proceso de facturación.

La gran diferencia entre el sistema del Servicio de Impuestos Internos y los software de factura, es que el primero no tiene un módulo que te permita recaudar facturas, por lo que si decides ocupar esa opción, te verías obligado a conseguir un servicio externo que se encargue de llevar a cabo este proceso.

Ahora bien, la mayoría de los software de factura electrónica cuentan con módulos especiales para el registro de dichos conceptos, que le permiten al usuario saber cuánto le deben y cuánto debe, por lo tanto, tu misión sería buscar al que lo haga de forma más simple y te entregue el mejor soporte y capacitación al respecto.

¿Cómo funcionará la sección “recaudaciones” dentro de mi software?

Por lo general, en la sección de “Recaudaciones” podrás acceder a un registro completo de las recaudaciones que has recibido en un período de tiempo y de aquellas facturas que aún se encuentran en estado de cobranza. Éstas generalmente pueden filtrarse por nombre del cliente o fecha, para visualizarlas de manera más clara o de acuerdo a las necesidades específicas de la empresa.

Dentro de este módulo también podrás solicitar la recaudación a tu cliente, con la finalidad de que este realice el pago del monto adeudado. En general, los software de facturación no permiten que se realicen pagos parciales, por lo que siempre que solicites una recaudación, tu cliente deberá cancelar todos los montos adeudados.

En la sección de “Pagos” al igual que en “Recaudaciones”, encontrarás el registro de los pagos efectuados y de aquellos por realizar, así como también podrás filtrar la lista por proveedor o fecha.

Por lo general, estos registros se actualizan en tiempo real y automáticamente cada vez que el sistema registra un movimiento, o al menos, esa es la funcionalidad ideal que debes buscar en un software de facturación.

Como verás, la decisión de externalizar la gestión de pagos y recaudaciones, o de hacerlo mediante un software de factura electrónica, tendrá que nacer de una amplia evaluación del contexto de tal procedimiento en nuestro país.

La lucha por la morosidad en las operaciones comerciales ha establecido un período de 30 días para realizar los pagos tras emitirse una factura; principalmente por los efectos negativos que la morosidad implica.

Si optas por recaudar tus facturas mediante un software que automatice el proceso, lo más probable es que no tengas que lidiar con los costos de transacción y de financiación causados por la morosidad de tus clientes o por pérdidas de eficiencia y competitividad.

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