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Las mejores prácticas para organizar tu trabajo contable desde casa

Publicado por Nubox | 4 de mayo del 2017
Las mejores prácticas para organizar tu trabajo contable desde casa

Una de las grandes ventajas del trabajo contable es que puedes desarrollarlo desde casa. Sin embargo, si no tienes una buena organización, esta posibilidad pasará de ser un beneficio a convertirse en un problema. Tu espacio laboral podría transformarse en un caos en el que no podrás ni caminar a causa del desorden. Para que no te suceda esto -o lo corrijas si ya te está sucediendo- sigue los siguientes consejos:

1. Define tu espacio de trabajo

Trabajas en casa, es cierto, pero eso no justifica que en tu espacio de trabajo se encuentren las facturas del hogar, los textos escolares de los niños, las últimas revistas que compraste, la sala de reunión, el comedor, etc. Debes sacar de tu pequeño estudio contable todo lo que no corresponde a tus tareas.

2. Crea un archivo de documentos

Aunque actualmente gran parte de los documentos tributarios se manejan en formato digital, el trabajo contable desde casa supone la gestión de un sin número de archivos en papel. Cuando no los organizas de forma adecuada, tu espacio se convierte en una pila de papelería en la que encontrar lo que necesitas resulta una “misión imposible”.

Por ello, el consejo es que crees un registro con diferentes categorías de clasificación en las que los colores jueguen un papel fundamental. Por ejemplo, puedes archivar en carpetas rojas copias de recibos de pago de nómina, en verdes los soportes de pago de obligaciones fiscales, etc. La idea es que todos los documentos queden perfectamente almacenados y que localizarlos sea lo más sencillo posible.

3. Utiliza las nuevas tecnologías

Un software especializado está diseñado para que administres y organices toda la contabilidad de tus clientes. Usarlo es indispensable para ordenar el espacio de trabajo contable desde casa, incluso en un estudio mayor o en una gran compañía, más aún cuando la digitalización de los negocios cada día aumenta y son más los documentos tributarios que se manejan de manera electrónica. Además, en línea puedes encontrar varias herramientas para organizarte, como agendas digitales y archivadores electrónicos.

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4. Elimina la documentación que ya no te sirve

¿Para qué guarda papelería o libros que ya no cumplen ninguna función importante ni la cumplirán en el futuro? Formularios erróneos o documentos de clientes que no trabajan contigo hace años, por nombrar algunos ejemplos, deben ser eliminados de tu espacio de trabajo.

5. Crea un organizador de correo

Todas las plataformas de mensajería electrónica ofrecen esta funcionalidad. Clasifica tus correos de acuerdo al papel que juegan dentro de tu sistema de trabajo. De esa manera, es más fácil ubicar información importante. Además, es clave separar tu correo electrónico personal del laboral.

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6. Crea una estación de impresión

Designa un espacio de tu lugar de trabajo para almacenar los suministros de impresión y otro para acomodar la impresora, preferiblemente lejos de tu escritorio y las zonas de archivo.

Si imprimes y fotocopias volúmenes considerables de información, no está de más que evalúes la posibilidad de externalizar la labor. Actualmente, son muchas las empresas que prestan el servicio de outsourcing de impresión y fotocopiado. Además de que liberas espacio para tu área de trabajo contable desde casa, puedes ahorrar algo de dinero y tiempo. Sin embargo, no olvides que un contador maneja datos de valor de sus clientes que deben tratarse con reserva, por lo que debes tomar los resguardos pertinentes.

7. Almacena los suministros de oficina en contenedores

Los suministros y equipos de oficina que no usas a diario ocupan espacio en tu área de trabajo, e incluso la hacen ver desordenada y sucia. Almacénalos en cajones y cajas ubicadas en lugares donde no sean visibles. De hecho, si en tu casa cuentas con un altillo o un garaje, mucho mejor. Sin embargo, no olvides las reglas de organización y etiquetado: archiva de modo tal que puedas encontrar todo de forma sencilla y rápida.

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8. Organiza el espacio total por categorías

Por más pequeña que sea tu área de trabajo contable en casa, puedes crear espacios de acuerdo a su funcionalidad. Por ejemplo, un lugar para archivo, otro para cafetería, otro para impresión, otro para el computador, un cajón para los sellos, otro para los clips, etc.

Una sencilla y rápida organización para tu estudio contable en casa que te evitará muchos dolores de cabeza. Es clave para un buen desempeño en tu día a día laboral, sobre todo si planeas expandir tu Pyme de contabilidad.