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Oficina contable y sistemas de contabilidad

Publicado por Nubox | 11 de diciembre del 2018
Oficina contable y sistemas de contabilidad

 

Registro y control de libros, preparación y emisión de comprobantes, actualización de registros auxiliares, asesoría y planificación fiscal, elaboración de estados financieros, inventarios y arqueos de caja, son solo algunos de los tantos servicios que puede ofrecer una oficina contable. 

Dependiendo de su tamaño, su planta de personal puede ir desde un solo profesional  hasta un completo equipo de expertos en la materia. Cualquiera sea el caso, representa una importante oportunidad para que el contador que gusta de ser su propio jefe y manejar su tiempo, pueda consolidar un gran estudio.

Aunque actualmente no hay cifras que estipulen la cantidad de oficinas contables que existen en Chile, es de conocimiento general que el área de contabilidad y las finanzas es una de las más extensas del país. Esto es un aspecto de gran interés para las Pymes en Chile, ya que, en general, buscan optimizar los recursos y externalizan -precisamente en tales oficinas contables-  la contabilidad y finanzas de su empresa.

Si tienes en cuenta que este segmento representa el 51.9% del tejido empresarial chileno -seguido por las microempresas (44,9%)-, es evidente que hay una amplia demanda es este tipo de servicio profesional.

No obstante, antes de abrir una oficina debes tener en cuenta algunos puntos importantes. 

Principales problemas de las oficinas contables

En todo negocio se pueden presentar conflictos y lo importante será que los superes y aprendas de ellos para optimizar los procesos en el futuro. Te contamos cuáles son las problemáticas más comunes en las oficinas contables: 

 

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1. Desorden administrativo

Este conflicto se puede vivir en muchísimos tipos de organizaciones. Por ejemplo, las pequeñas y medianas empresas incurren comúnmente en cinco grandes errores que pueden afectar su contabilidad: el trabajo desordenado, la gestión deficiente de tiempos y una errónea prioridad respecto de actividades relevantes,

El estudio contable no queda al margen de esta problemática, especialmente porque gestiona enormes cantidades de información y, entre más servicios preste y más clientes tenga, es más susceptible de caer en este tipo de errores.

2. Crecimiento acelerado de la cartera de clientes

Llevar la contabilidad de una sola empresa es una tarea compleja de por sí, sin embargo, el panorama se pondrá más difícil aún, si tienes que administrar las cifras de 40, 50, 60 o más clientes. Y ni hablar de manejar los datos de forma manual o con sistema contable que no permita anexar tantos negocios como necesite el contador. 

3. Exceso de carga laboral y falta de tiempo

Existen momentos del año en los que la carga laboral puede ser agobiante, como en abril durante la Operación Renta o todos los meses a la hora de liquidar y pagar el IVA. Esto reduce considerablemente el tiempo que los contadores pueden dedicar a otras tareas de vital importancia, como las asesorías exigidas por los clientes y la administración de la propia oficina contable. 

4. Ambiente laboral 

Todo lo anterior puede derivar en altos niveles de estrés al interior de la oficina contable, los cuales -además de afectar la productividad del negocio- pueden generar problemas de salud en los colaboradores. 

Aunque se trata de problemas comunes, también puedes encontrarte con inconvenientes para fijar los honorarios de tu trabajo, captar clientes e implementar las NIIF, entre otros.

En este contexto, un software contable puede ser la solución a muchos de estos problemas, porque permite automatizar gran parte de los procesos contables y elevar la precisión de los resultados.

El rol de software contable

Al automatizar los procesos contables mediante un software obtienes más tiempo para el desarrollo de otras tareas y disminuyes  la tasa de errores asociados a la gestión manual. Sin embargo, los sistemas de mayor calidad ofrecen cinco características de incalculable valor: 

  1. Multiempresa: permiten llevar de forma simplificada y precisa la contabilidad de diferentes empresas.
  2. Multiusuario: brindan la posibilidad de configurar diferentes tipos de usuarios y contraseñas para que tus colaboradores puedan acceder al sistema de forma independiente. 
  3. Carga masiva de datos: te permiten importar y exportar masivamente datos de compras, ventas y comprobantes. 
  4. Generación de reportes automáticos:  generación automática de libros contables, balance de 8 columnas, estados de resultados, etc. 
  5. Implementación de las NIIF: puedes asociar tus planes de cuentas y estados financieros a las NIIF, para obtener reportes financieros bajo los lineamientos de la norma internacional. 

En el mercado existe una amplia gama de soluciones contables, disponibles para las diferentes necesidades de cada negocio. Al momento de elegir, lo ideal será considerar que el sistema esté alojado en la nube y que además presente ventajas diferenciadoras. La posibilidad de ingresar al sistema desde cualquier dispositivo con conexión a Internet e integrarse con el sistema de facturación electrónica, son algunas de ellas.

Es tal la irrupción de estas herramientas en Chile,  que se estima que -en un futuro cercano- el 90% de las empresas trasladarán su contabilidad a la nube.

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