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Manual de una liquidación de sueldo

Publicado por Ana Zúñiga | 17 de diciembre del 2018
Manual de una liquidación de sueldo

El cálculo de las remuneraciones y la generación de liquidaciones de sueldo son algunas de las tareas más complejas de todo departamento de Recursos Humanos. Para obtener el monto exacto del sueldo líquido (el que llega al bolsillo del trabajador) y cumplir con todo lo dispuesto en los capítulos V y VI del Código del Trabajo, debes realizar una serie de operaciones que involucran varios conceptos, como sueldo base, sobresueldo, asignaciones y cotizaciones previsionales.

Muchos contadores y empresarios han optado por automatizar este proceso mediante un software especializado. Otros, continúan haciéndolo de forma manual, algo respetable siempre que la planta de personal sea pequeña. 

Según la Tercera Encuesta Longitudinal de Empresas, en Chile los software administrativos -donde se incluyen los de remuneraciones- son empleados por un 12,4% de las microempresas, por un 50,2% de las Pymes y por un 93,2% de las grandes compañías. Pero es de esperar que el índice de adopción aumente a causa del cada vez más fácil acceso a este tipo de tecnologías.

De cualquier manera, siempre resulta importante conocer cómo se hace una liquidación de sueldo. 

Lee también: "La importancia de contar con soporte en un software administrativo"

 Lo que debes conocer para realizar este procedimiento

  1. Cómo crear la ficha del trabajador: básicamente, se trata de un documento en el que debes ingresar la información personal del empleado y el vínculo laboral que tiene con la empresa, como tipo de contrato cargo y sueldo base. En los software de remuneración viene prediseñada y solo debes ingresar algunos datos. 
  2. Cómo crear códigos de haber: todo cálculo de remuneraciones incluye una serie de ingresos debidamente identificados con su respectivo código. Al crearlos, debes darles un nombre representativo y definir, en cada uno de ellos, si es imponible (afectos a cotizaciones previsionales) o no imponible. Los software de remuneraciones traen incluidos los más usados en razón de la normativa laboral del país, y te permiten incluir los que requieras para la liquidación de nómina de tu empresa. 
  3. Cómo crear un código de descuento: el procedimiento es similar al anterior, solo que enfocado a las deducciones. El software de remuneraciones trae predeterminados los que manda el artículo 58 del Código de Trabajo (impuestos, cotizaciones previsionales y las cuotas sindicales), pero tú puedes incluir los que necesites. 
  4. Cómo ingresar haberes y descuentos variables: aquí es donde entran a funcionar los códigos señalados en los dos puntos anteriores. Los haberes y descuentos variables son los que se presentan de manera esporádica, como las gratificaciones y las horas extras. Como cada uno de ellos ya tiene un código, lo único que tienes que hacer es asignarlo al trabajador acreedor del descuento o haber, junto con su respectivo valor.
  5. Cómo ingresar movimientos previsionales: los movimientos previsionales hacen referencia a las licencias médicas, contrataciones y demás que afecten las planillas de AFP, Salud y CCAF. Para ingresarlos, cada uno de los movimientos debe estar identificado con un código. 

Cómo realizar el cálculo de una liquidación

Para hacer el cálculo de una liquidación, debes seguir una serie de pasos: 

  1. Totaliza los haberes percibidos por el trabajador: los primero que debes hacer es determinar los ingresos imponibles y no imponibles que percibieron los empleados durante el período a liquidar, y sumarlos en columnas diferentes. 
  2. Aplica las deducciones de ley: deduce, de los haberes imponibles, los impuestos que los graven y las cotizaciones previsionales. 
  3. Aplica los descuentos adicionales: una vez has realizado las deducciones de ley a los haberes imponibles, debes sumarles el total de los haberes no imponibles. Al monto obtenido le aplicas los descuentos pertinentes, como los relacionados con préstamos.

¡Listo! En la práctica, este procedimiento se complejiza porque en los salarios de los trabajadores inciden muchos haberes y descuentos variables. Además, entre más grande sea la planta de personal más complicado es el proceso. Sin embargo, el software especializado realiza los cálculos automáticamente. 

Otra opción que te brinda un sistema de remuneraciones es la opción de “reliquidar nómina”, referida a usar las liquidaciones anteriores para generar una nueva. Solo debes dar clic en el botón “Reliquidar” y el sistema realizará automáticamente los cálculos para el período seleccionado. Es ideal cuando los haberes y descuentos no sufren mayores variaciones en el mes, más allá de la cantidad de días hábiles y de días festivos. 

También está la opción “Eliminar liquidación”, que te permite sacar del sistema liquidaciones pasadas. 

Para finalizar, el artículo 54 del Código del Trabajo señala que "Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas". Es decir, la liquidación de sueldo, que a fin de cuentas es una planilla en la cual debes especificar cada uno de los conceptos que derivaron en el sueldo líquido del trabajador: 

  1. Remuneraciones (sueldo base, horas extra, comisiones, bonos, festivos laborados, etc.). 
  2. Las asignaciones que no constituyen remuneración (familiares, de movilización, viáticos, colación, etc.). 
  3. Las deducciones de ley y descuentos aplicados.

Además, debes incluir toda la información relativa a la identificación de la empresa, del trabajador y del período que se liquida, haciendo clara referencia a las fechas de inicio y finalización de este.  Lo ideal es que dicha planilla sea lo más sencilla de entender y que, tal y como lo manda la norma, la entregues al trabajador al momento de pagarle.  Recuerda que este debe firmar una copia si está de acuerdo con los cálculos y montos.

Por lo general, los software de remuneraciones cuentan con un módulo en el cual se guardan las planillas. Solo debes buscar la de tu interés, seleccionar la información que deseas que muestre y hacer clic en la opción "imprimir". 

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