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10 ventajas de la Factura Electrónica

Publicado por Nubox | 28 de septiembre del 2016
10 ventajas de la Factura Electrónica

Es bien sabido que la era digital ha generado múltiples beneficios para empresarios y dueños de negocios en general. A continuación te dejamos 10 ventajas de la Factura Electrónica que beneficiarán a tu empresa y que podrás aprovechar en tu día a día.

1. Cero costos de impresión:

Ya que los comprobantes oficiales electrónicos son generados digitalmente usando software creado específicamente para ello, se eliminan de nuestros gastos los costos de imprenta que implicaban las antiguas facturas en papel.

 

2. Adiós a los riesgos de falsificación:

Cada factura electrónica posee un sello digital único e irrepetible, así como muchos otros campos de seguridad que deben ser llenados cuidadosamente. Por lo tanto, se elimina la posibilidad que sea falsificado y se ofrece una total seguridad al contribuyente. A la vez se participa activamente en la lucha contra los delitos fiscales, los mismos que acarrean graves penas judiciales para quien los comete.

 

3. Agilización de trámites:

 Quizás recuerdas las épocas cuando los contadores y administradores esperaban con ansias las facturas físicas tradicionales por medio del correo o mensajería especializada para realizar el cierre de periodo del ejercicio contable, ya sea mensual, semestral o anual. En caso de no recibirlas, era necesario invertir tiempo y recursos para recuperarlas (llamadas telefónicas y visitas a domicilio, entre otros medios).

 

Afortunadamente todo esto cambió gracias a la facturación electrónica, ya que una vez generado el documento es posible enviarlo al instante por correo electrónico al cliente, agilizando sus trámites y ahorrando una gran cantidad de tiempo. No hay pretexto entonces para que existan atrasos y, al mismo tiempo, los registros contables se mantienen actualizados en todo momento.

 

4. Reducción de errores:

Otra importante ventaja de la factura electrónica es que evita los errores humanos que se cometían al realizar este proceso en el papel, ya que cada campo requiere una información única y específica que debe ser digitada con sumo cuidado, y posteriormente verificada. Hoy se pueden hacer cargas masivas de datos, existen pre llenado de campos, se guardan los datos de facturas similares y además (con algunos sistemas) puedes sacar borradores de la factura, revisar con calma y luego emitir.

 

5. Adiós a los archivos muertos y sus problemas de almacenamiento:

Aquellas épocas en que cajas repletas de facturas amenazaban con reducir el espacio de trabajo han pasado a la historia. Gracias a que la información se maneja en la nube, todas y cada una de las facturas electrónicas están resguardadas en servidores de datos, otorgando mayor confianza en todo lo que rodea temas contables como éste.

 

6. Control total sobre nuestra documentación:

 La digitalización de facturas oficiales reduce también la pérdida de documentos físicos o la tardanza para localizarlos en cualquier momento en que los necesitemos, ya que únicamente debemos acceder a la plataforma electrónica de almacenamiento para consultarlas en cualquier época del año.

 

7. Mayor seguridad para el cliente:

Aunque ya hablamos de la reducción en fraudes y falsificaciones, el generar facturas electrónicas también le brinda a nuestros clientes la seguridad de realizar tratos con una empresa modernizada fiscal y tecnológicamente hablando.

 

8. Total rapidez en cobros e ingreso de recursos:

 En el pasado, muchos clientes morosos no recibían las facturas físicas a tiempo para programar el pago correspondiente. La digitalización de las mismas elimina por completo este problema, ya que se reciben en breve luego de ser generadas, lo que permite cumplir cabalmente con las políticas de cobros semanales, quincenales, mensuales, o del periodo que haya sido pactado.

 

9. Agilización en nuestro trato directo con el cliente:

El proceso de compra y facturación tradicional se ha agilizado, en gran medida, gracias a la emisión de comprobantes electrónicos, ya que el tiempo ahorrado en la captura de datos de forma manual puede ser utilizado para ultimar detalles y cerrar otros tratos con nuestros clientes, optimizando tiempo y recursos.

 

10. Información actualizada para la toma de decisiones:

Contar con nuestra información actualizada en tiempo real y disponible en un medio electrónico puede sernos de gran utilidad. Por ejemplo, contar con dicha data en medio de reuniones gerenciales posibilita la toma de decisiones administrativas importantes sin perder tiempo recabando información. Entre otras similares se encuentran: programación de fechas de cobros, implementación de políticas a clientes morosos, asignación de recursos financieros a distintas áreas de la compañía, así como proyección de utilidades para el siguiente periodo.

 

Lee también: ¿Cómo hacer una factura electrónica?

 

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Los diez puntos anteriores nos ofrecen una visión integral de las ventajas de la factura electrónica. Brindar rapidez a nuestras gestiones,  mejorar nuestros procesos administrativos, y usar la tecnología para reducir costos y ahorrar tiempo en nuestras distintas operaciones diarias, es una gran oportunidad que se nos presenta. Ahora sacarle el mayor partido posible depende solo de ti.