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Herramientas para mantener ordenadas las finanzas Pyme

Publicado por Nubox | 10 de diciembre del 2018
Herramientas para mantener ordenadas las finanzas Pyme

El buen funcionamiento de una Pyme depende, en gran medida, de una correcta organización financiera, algo que implica administrar los ingresos y egresos de forma eficiente, así como mantener el flujo de caja en niveles adecuados. Afortunadamente, en la actualidad los equipos encargados de estas labores pueden simplificarlas mediante herramientas tecnológicas que apoyan la organización de las finanzas de las pymes.

En líneas generales, existen tres tipos de herramientas que toda pequeña y mediana empresa debiera considerar: 

  1. Software administrativos: permiten optimizar la gestión y administración de la información y de los procesos de las diferentes áreas de una empresa: contabilidad, recursos humanos, cobranza, facturación, etc. 
  2. Aplicaciones financieras: el Informe Mobile en España y el Mundo 2018 -de la Agencia Ditrendia- señala que, mientras las apps de entretenimiento son las más eliminadas de los smartphones, las de finanzas son las menos desinstaladas, pues cubren una necesidad. 
  3. Factoring: herramienta financiera que te permite ceder a un tercero los créditos por cobrar de facturas, letras y cheques con fecha de pago a más de 30 días, obteniendo liquidez inmediata y dejando el proceso de cobranza en manos de la empresa de factoring. De esa manera, transformas tus ventas a plazo en ventas al contado. 

Herramientas de gestión de finanzas: ¿cuáles son las más importantes?

En términos de digitalización y simplificación de procesos en el área de las finanzas, siempre es bueno combinar los software administrativos y las aplicaciones financieras. Para que sepas cuál elegir,  ten presente lo siguiente: 

Software administrativos 

  1. Software de contabilidad: tiene como objetivo sistematizar, simplificar y automatizar las tareas del área contable, dándole más tiempo al profesional para que se dedique a labores de análisis financiero del negocio. 
  2. Software de remuneraciones: permite generar -de forma sencilla y rápida- las liquidaciones de sueldo de los trabajadores, así como automatizar el pago de las mismas.
  3. Software de facturación electrónica: entendiendo que la factura electrónica ya es de carácter obligatorio para todas las empresas del territorio nacional, el uso de este tipo de plataformas es fundamental en el uso cotidiano empresarial. Además, considerando que la plataforma gratuita del SII -Mipyme- puede ser un tanto simple respecto a las necesidades de la algunas compañías, optar por un sistema de pago puede ser la opción más estratégica.

 Aplicaciones financieras

  1. Apps para la gestión de deudas: permiten administrar y monitorear  las obligaciones financieras de tu negocio, recibiendo notificaciones cada vez que haya un plazo por vencer. Bill Tracker es una de las más representativas. 
  2. Apps para el control de gastos e ingresos: pensadas para optimizar el monitoreo y administración de los gastos e ingresos del negocio. Expensify es una de las más usadas.
  3. Apps de cobranza: permiten sincronizar las facturas emitidas con la app, a fin de automatizar el proceso de cobro y optimizar el flujo de caja del negocio.  Duemint, aunque no es una app móvil sino una plataforma responsiva, es de las más recomendadas.  En cambio, si nos referimos exclusivamente a las aplicaciones, Cobranza Digital facilita llevar un registro de los recaudos y obtener en PDF los respectivos informes. 

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¿Por qué estas herramientas mejorarán el rendimiento de mi empresa?

Son varias las razones por las cuales estas herramientas te ayudarán a mantener en orden las finanzas de las Pymes y además apoyarán su óptimo rendimiento. Entre las más importantes, vale la pena destacar: 

  1. Ofrecen visibilidad sobre la situación económica y financiera del negocio: información fundamental para una gestión eficiente en todos los niveles organizacionales de la empresa. 
  2. Ayudan a prever riesgos financieros: la información referente a la situación económica del negocio, su flujo de caja y operaciones, permite realizar análisis de riesgo acertados, así como los respectivos planes para mitigarlos.
  3. Dan un mejor entendimiento de los costos y gastos:  lo cual posibilita la identificación y eliminación de gastos innecesarios. 
  4. Permiten optimizar los recursos: al reducir los gastos y tener claros los movimientos de los activos líquidos de la empresa, es posible diseñar estrategias para invertirlos de modo tal que arrojen mejores beneficios. 
  5. Apoyan la toma de decisiones financieras: la información arrojada por estas herramientas -especialmente la del software contable- es clave para decidir estratégicamente sobre temas de alto impacto para las finanzas del negocio.
  6. Facilitan la planificación fiscal: ingresos y gastos claros, así como un registro adecuado de las facturas y el libro de remuneraciones, permite planificar eficazmente la carga tributaria del período y aprovechar los beneficios fiscales.
  7. Permiten determinar el nivel de endeudamiento adecuado para el negocio: si sabes con precisión cuánto dinero entra a tu empresa y cuánto sale, también puedes conocer que cantidad debes destinar para el  pago de deudas. 

Contar al menos con un software administrativo aumentará la competitividad y productividad del negocio: la revolución digital avanza a pasos agigantados en Chile y las empresas , quiéranlo o no, tendrán que reinventarse para mantener su vitalidad.

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